← zpět na články

Faktury a doklady: co kontrolovat každý měsíc

Měsíční kontrola dokladů je nenápadná rutina, která rozhoduje o tom, jestli bude daňové přiznání otázkou jednoho odpoledne, nebo týdne dohledávání. Kdo si jednou za měsíc projde vydané a přijaté faktury, účtenky a bankovní pohyby, odhalí chybu ve chvíli, kdy se dá ještě snadno opravit. Následující postup se hodí živnostníkům, kteří vedou daňovou evidenci sami, i těm, kteří doklady předávají účetní.

Vydané faktury: návaznost čísel a stav úhrad

Začněte tím, co sami vystavujete. Projděte číselnou řadu faktur za uplynulý měsíc a ověřte, že na sebe čísla navazují, žádné nechybí a žádné se neopakuje. Mezera v řadě sama o sobě není prohřešek, ale při kontrole budete muset vysvětlit, kam se doklad poděl. Pokud jste fakturu stornovali, nechte ji v evidenci i s poznámkou, proč neplatí.

U každé faktury pak porovnejte údaje o odběrateli s tím, co uvádí veřejný rejstřík: obchodní firmu nebo jméno, sídlo a identifikační číslo. Překlep v IČ nebo starou adresu sídla zákazníka je lepší opravit hned, dokud si na zakázku pamatujete. Nakonec si označte, které faktury jsou zaplacené, které teprve čekají a kterým už uplynula splatnost. Pro ty poslední se vyplatí mít jasný postup upomínek; inspiraci najdete v článku o tom, jak si hlídat pohledávky po splatnosti.

Přijaté faktury a účtenky: úplnost a čitelnost

Na straně výdajů je nejčastějším problémem to, že doklad vůbec neexistuje. Platba kartou proběhla, zboží dorazilo, ale faktura zůstala v e-mailu nebo v zákaznickém účtu u dodavatele. Při měsíční kontrole proto vezměte výpis z účtu a u každé odchozí platby hledejte odpovídající doklad. Co chybí, si vyžádejte ještě tentýž týden, dokud má dodavatel objednávku v čerstvé paměti.

U papírových účtenek kontrolujte hlavně čitelnost. Termocitlivý papír během několika měsíců vybledne, takže účtenku rovnou naskenujte nebo vyfoťte a soubor pojmenujte tak, abyste ho později našli. U přijatých faktur ověřte, že jsou vystavené na vás jako podnikatele, s vaším IČ, a že popis plnění odpovídá tomu, co jste skutečně koupili. Obecný text typu „služby dle dohody“ vám při dotazu úřadu příliš nepomůže.

Samostatnou skupinou jsou faktury, které si musíte sami stáhnout z portálu dodavatele: telefon, internet, energie nebo předplatné online služeb. Nikdo vám je nepošle, a proto se na ně snadno zapomíná. Sepište si seznam pravidelných dodavatelů a při každé kontrole odškrtněte, že faktura za daný měsíc je stažená a uložená.

Banka a pokladna jako kontrolní zrcadlo

Bankovní výpis je nejspolehlivější test úplnosti, protože zachycuje peníze, které skutečně přišly a odešly. Každý příjem by měl mít protějšek ve vydané faktuře nebo jiném dokladu, každý výdaj v přijatém dokladu, případně v poznámce, že jde o soukromou platbu. Pokud používáte jeden účet pro podnikání i domácnost, zabere tahle část kontroly nejvíc času, a právě proto se vyplatí podnikatelské a osobní platby oddělit.

Kdo přijímá hotovost, měl by stejný postup udělat i s pokladnou: sečíst příjmové a výdajové doklady a výsledek porovnat s tím, kolik peněz v pokladně skutečně leží. Rozdíl, který neumíte vysvětlit, je signál, že některý doklad chybí nebo že jste zapomněli zapsat vklad či výběr.

Vrstva navíc pro plátce DPH

Plátci DPH mají v měsíční kontrole ještě jeden rozměr. Jejich doklady musí sedět nejen s bankou, ale i s tím, co odběratelé a dodavatelé vykazují úřadu v kontrolním hlášení. Pokud dodavatel uvede jiné datum plnění, než jste čekali, nebo zapomene na vaše DIČ, nesoulad se může projevit výzvou finančního úřadu. U přijatých faktur proto ověřte DIČ, datum uskutečnění plnění a rozpis daně podle sazeb, u vydaných faktur zase to, že spadají do správného období.

Měsíční kontrolní seznam

Následující body zvládnete po zaběhnutí rutiny obvykle během jednoho večera:

1. Projít číselnou řadu vydaných faktur a dobropisů za uplynulý měsíc.
2. Ověřit údaje odběratelů a u každé faktury označit stav úhrady.
3. Spárovat příchozí platby na účtu s vydanými fakturami.
4. Ke každé odchozí platbě dohledat přijatý doklad, nebo ji označit jako soukromou.
5. Naskenovat papírové účtenky a uložit je do složky daného měsíce.
6. Zkontrolovat zálohové faktury a to, zda k zaplaceným zálohám vznikl konečný doklad.
7. U plátců DPH ověřit, že přijaté doklady mají všechny údaje potřebné pro odpočet daně.
8. Předat úplnou sadu dokladů účetní a poznamenat si, co ještě chybí.

Pokud doklady předáváte externí účetní, slaďte kontrolu s jejím termínem zpracování. Jak takové předávání nastavit, aby fungovalo bez urgování, popisuje článek o jednoduchém systému pro měsíční předávání dokladů.

Kdy kontrolu svěřit někomu jinému

Měsíční kontrolu zvládne každý, kdo má doklady na jednom místě. Ve chvíli, kdy počet faktur roste, přibývají zahraniční klienti nebo se blíží registrace k DPH, ale může být rozumnější přenechat párování a kontrolu náležitostí profesionálovi. Podnikatelé z Chebska mohou využít například službu účetnictví Cheb, obecné otázky k dokladům lze položit také v účetní poradně Ucetio.cz.

Doporučení na konec: zvolte si pevný den v měsíci, třeba první pracovní pondělí, a kontrolu dělejte vždy ve stejném pořadí. Po několika měsících z ní bude návyk, který zabere méně času než jediné dohledávání ztracené faktury v lednu.

Zjistit možnosti účetnictví v lokalitě Cheb