← zpět na články

Jak si OSVČ hlídá pohledávky po splatnosti

Zakázka je hotová, faktura odeslaná, a peníze nikde. Pro živnostníka bez finanční rezervy může jediná neuhrazená faktura znamenat, že nemá na zálohy, nájem nebo nákup materiálu. Hlídání pohledávek po splatnosti přitom není otázka vymáhacích triků, ale pravidelného přehledu a jasného postupu, kdy a jak se klientovi ozvat.

Proč neuhrazená faktura bolí víc, než se zdá

První dopad je zřejmý: chybějí peníze na provoz. Druhý je méně vidět. Kdo vede daňovou evidenci nebo uplatňuje paušální výdaje, započítává příjem až ve chvíli, kdy je zaplacen. Neuhrazená faktura tak sice nezvyšuje daň, ale zkresluje představu o tom, jak se podnikání daří. U plátců DPH je situace horší: daň z vystavené faktury se zpravidla odvádí bez ohledu na to, zda odběratel zaplatil, takže ji podnikatel za klienta vlastně zálohuje ze svého.

Třetí dopad je vztahový. Čím déle se dluh táhne, tím těžší je ozvat se bez napětí. Proto je lepší připomenout se brzy a věcně.

Přehled, který zabere pět minut týdně

Většina fakturačních programů umí vypsat neuhrazené faktury. Pokud žádný nepoužíváte, stačí obyčejná tabulka. U každé otevřené pohledávky si veďte:

• číslo faktury, odběratele a datum splatnosti;
• počet dní po splatnosti;
• datum a způsob posledního kontaktu, tedy e-mail, telefon nebo dopis;
• co odběratel slíbil a do kdy;
• další plánovaný krok a kdy ho uděláte.

Jednou týdně přehled porovnejte s pohyby na účtu a zaplacené položky odškrtněte. Jednou měsíčně pošlete aktuální stav účetní, aby věděla, které faktury jsou stále otevřené. Stejnou logiku lze použít i obráceně pro vlastní dluhy; jak závazky po splatnosti ovlivňují přehled podnikání, popisuje samostatný článek.

Postup od připomínky k vymáhání

1. Krátce po splatnosti: zdvořilý e-mail s fakturou v příloze. Často jde jen o přehlédnutí.
2. Když se nic neděje: telefonát. Zjistěte, zda faktura došla na správné místo a zda je s ní vše v pořádku.
3. Bez reakce ani potom: písemná upomínka s novým termínem úhrady a upozorněním, že můžete požadovat úrok z prodlení.
4. Při opakovaném ignorování: pozastavte další práci pro odběratele a pošlete předžalobní výzvu.
5. Poslední krok: poraďte se s advokátem o soudním nebo jiném vymáhání a zvažte, zda náklady odpovídají výši dluhu.

Každý kontakt si uložte. Pokud se spor dostane dál, záznamy o upomínkách budou cenným důkazem.

Když dlužník projeví ochotu, ale nemá na celou částku, nabízí se splátkový kalendář. Sepište ho písemně, s jednotlivými termíny a částkami, a nechte si ho podepsat. Písemné uznání dluhu má i právní význam, protože posiluje vaši pozici, kdyby se splátky zastavily. Pohledávky přitom nenechávejte ležet roky: nárok se po čase promlčuje, a čím je dluh starší, tím hůř se vymáhá.

Modelová situace: malíř pokojů dokončí byt pro nového zákazníka a fakturu pošle e-mailem. Zákazník neplatí, protože zpráva skončila ve spamu. Krátký telefonát týden po splatnosti věc vyřeší za pár minut. Kdyby malíř čekal měsíce, z nedorozumění by se snadno stal spor.

Jak pohledávkám předcházet

Nejlevnější vymáhání je to, které nemusí začít. Několik návyků výrazně snižuje počet faktur, za kterými je potřeba chodit:

• Fakturujte hned po dokončení práce. Faktura poslaná za měsíc působí, jako by na penězích tolik nezáleželo.
• U nových klientů chtějte zálohu, u větších zakázek fakturujte po etapách.
• Před větší zakázkou se podívejte do veřejných rejstříků, včetně insolvenčního, zda je odběratel v pořádku.
• Splatnost nastavujte přiměřeně krátkou a uveďte ji jednoznačně, ne „dle dohody“.
• Přidejte na fakturu QR kód pro platbu a zkontrolujte, že sedí číslo účtu a variabilní symbol.
• Mějte dohodu písemně, aspoň v e-mailu: co dodáte, za kolik a do kdy.

Prevence má i účetní přínos. Čím méně otevřených pohledávek, tím přesněji odpovídá evidence skutečnému stavu peněz.

Když odběratel nezaplatí vůbec

Někdy je jasné, že peníze nepřijdou: firma zanikla, je v insolvenci nebo dlužník přestal komunikovat. Neuhrazenou fakturu přesto nestornujte jen proto, že ji nikdo nezaplatil. Dobropis patří k situacím, kdy se mění samotné plnění, například při reklamaci nebo dodatečné slevě, ne k nezaplacení. Rozdíl vysvětluje článek o tom, jak fungují dobropisy a storna faktur.

Plátci DPH mohou za určitých podmínek opravit daň z nedobytné pohledávky, typicky v souvislosti s insolvenčním řízením dlužníka. Postup je formální a vyžaduje doklady, proto ho řešte s účetní. U OSVČ s daňovou evidencí se nezaplacená faktura do příjmů nepromítne, ale je dobré ji v přehledu pohledávek správně označit, aby nestrašila v dalších letech.

Doporučení: zaveďte si pevný den v týdnu na kontrolu plateb a předem sepsaný postup upomínek, abyste se nemuseli pokaždé rozhodovat znovu. Účetní vám může pomoci s přehledem otevřených faktur i s daňovými dopady nedobytných pohledávek; v regionu se lze obrátit například na účetnictví Sokolov. Čím dřív se ozvete, tím větší je šance, že peníze dostanete bez sporu.

Zjistit možnosti účetnictví v Karlovarském kraji