← zpět na články

Závazky po splatnosti a jejich vliv na přehled podnikání

Většina živnostníků přesně ví, kdo jim dluží peníze. Mnohem méně z nich má stejně jasno v tom, co dluží oni sami. Faktury od dodavatelů leží v e-mailu, některé se zaplatí hned, jiné „až přijde platba od zákazníka“, a po několika měsících vznikne hromádka závazků po splatnosti, o které nikdo nemá přehled. Takové závazky přitom nezkreslují jen vztahy s dodavateli, ale i vaši představu o tom, jak si podnikání vede.

Proč daňová evidence závazky snadno skryje

Daňová evidence, kterou vede většina OSVČ, pracuje převážně s penězi, které skutečně proběhly. Výdaj se v ní obvykle objeví až v okamžiku zaplacení. Nezaplacená faktura za materiál, nájem nebo služby proto ve výdajích chybí a výsledek hospodaření vypadá lépe, než ve skutečnosti je. Totéž platí pro zůstatek na účtu: peníze, které patří dodavatelům, na něm pořád leží a vytvářejí dojem volných prostředků.

Na tom není nic nezákonného, jen je potřeba to vědět. Kdo se rozhoduje podle zůstatku na účtu nebo podle průběžného výsledku z evidence, aniž by od nich odečetl nezaplacené závazky, snadno utratí peníze, které už mu nepatří.

U podnikatelů s paušálními výdaji je to trochu jinak. Skutečné výdaje do daňového výsledku nevstupují, takže nezaplacené faktury daň neovlivní. O to snáz se na ně ale zapomíná, protože je účetní k přiznání nepotřebuje a nikdo se na ně neptá. Přehled o tom, co dlužíte, je pro vás stejně důležitý, jen ho musíte hlídat sami.

Modelová situace: e-shop, který vypadá ziskově

Majitel menšího e-shopu nakupuje zboží od dodavatele se splatností několika týdnů. Zboží prodá rychle, peníze od zákazníků přicházejí denně a účet roste. Část si vybere na soukromé výdaje, část investuje do reklamy. Faktury od dodavatele mezitím dosáhly splatnosti a některé ji překročily. Když dodavatel začne upomínat a přestane dodávat na fakturu, ukáže se, že peníze na úhradu chybí.

Na konci roku přichází ještě jeden efekt. Nezaplacené faktury nejsou výdajem uplynulého roku, takže základ daně vyjde vyšší, a výdaje se přesunou do roku, kdy je zaplatíte. Z vyššího zisku se pak mohou odvíjet i vyšší zálohy na pojistné. Účetní tyto souvislosti umí vysvětlit, ale jen tehdy, když o neuhrazených fakturách ví.

Dopady, na které se zapomíná

• Úroky z prodlení a smluvní pokuty, které si dodavatel může vyúčtovat podle smlouvy nebo obchodních podmínek.
• Horší podmínky u dodavatelů: konec nákupu na fakturu, požadavek na platbu předem nebo ztráta slev.
• Vymáhání: dlouho neuhrazený dluh může dodavatel předat k vymáhání, což znamená další náklady a riziko pro vaši pověst.
• DPH: u plátců a u dlouho neuhrazených závazků mohou nastat daňové dopady na již uplatněný odpočet, které je vhodné s účetní probrat včas.
• Zkreslené rozhodování: nové nákupy, investice nebo výběry pro sebe plánujete podle čísel, která nezahrnují to, co dlužíte.

Jak si vést přehled o tom, co dlužíte

Nejde o složitý systém, stačí jednoduchá tabulka nebo přehled v programu, ve kterém evidujete přijaté faktury. Důležité je, aby byl aktuální:

1. Každou přijatou fakturu zapište v den, kdy dorazí, s dodavatelem, číslem faktury, částkou a datem splatnosti.
2. Seřaďte faktury podle splatnosti, ne podle data doručení.
3. Jednou týdně přehled projděte a naplánujte platby na nejbližší dny.
4. Zaplacené faktury označte datem úhrady, ať je párování s bankovním výpisem rychlé.
5. Jednou měsíčně porovnejte součet nezaplacených závazků se zůstatkem na účtu a se součtem pohledávek, které vám dluží zákazníci.

Poslední krok je nejcennější. Ukáže, zda peníze na účtu skutečně stačí na všechny závazky, nebo zda jste odkázáni na to, že zákazníci zaplatí včas. Jak hlídat druhou stranu rovnice, popisuje článek jak si OSVČ hlídá pohledávky po splatnosti. Měsíční kontrolu přijatých faktur lze spojit i s obecnou kontrolou dokladů podle článku faktury a doklady: co kontrolovat každý měsíc.

Když na všechny závazky nestačíte

Pokud zjistíte, že peníze nestačí, nejhorší reakcí je mlčet. Ozvěte se dodavateli ještě před splatností nebo hned po ní, vysvětlete situaci a navrhněte konkrétní termín nebo splátky. Dohodu si nechte potvrdit písemně, i e-mailem. Dodavatel, který ví, kdy peníze dostane, obvykle reaguje vstřícněji než ten, kdo se jen marně dovolává. Mějte také na paměti, že závazky vůči státu a pojišťovnám mají vlastní následky a jejich odkládání se obvykle prodražuje rychleji. Opakují-li se potíže s placením, bývá to signál, že ceny, splatnosti sjednané se zákazníky nebo objem nákupů nejsou v rovnováze, a stojí za to projít je s účetní.

Obecné rady k evidenci závazků a k tomu, co o nich má účetní vědět, nabízí účetní poradna Ucetio.cz. Podnikatelé z Ostrova, kteří chtějí mít přehled o závazcích a pohledávkách zpracovaný pravidelně, mohou využít účetnictví Ostrov.

Doporučujeme jediné pravidlo: zůstatek na účtu nikdy nečtěte bez seznamu nezaplacených faktur vedle něj. Teprve rozdíl mezi nimi ukazuje, kolik peněz máte skutečně k dispozici.

Zjistit možnosti účetnictví v Karlovarském kraji