← zpět na články

Jak archivovat doklady a neztratit přehled

Doklady se neztrácejí najednou. Nejdřív zůstane jedna účtenka v autě, pak faktura v e-mailu, který nikdo neotevřel, a po roce se z hromádky stane krabice, ve které se nevyzná ani majitel. Dobrá archivace přitom nestojí na drahém programu, ale na několika pravidlech, která dodržujete každý měsíc.

Proč se archiv rozpadá už během roku

Většina živnostníků nemá problém doklad získat, ale uložit ho na jedno místo. Faktury chodí e-mailem, přes zákaznické účty dodavatelů, poštou i vytištěné v krabici se zbožím. Účtenky za pohonné hmoty a drobný materiál končí v peněžence. Když každý kanál vede jinam, archiv se roztříští a před podáním přiznání začne pátrání.

Druhým důvodem je odkládání. Doklad, který „zpracuji o víkendu“, se po třech týdnech dohledává podle výpisu z účtu. Proto se vyplatí pravidlo jednoho vstupu: všechno, co se týká podnikání, putuje okamžitě do jedné schránky, ať už fyzické, nebo digitální.

Třetí past číhá tam, kde nakupuje víc lidí. Když materiál občas vyzvedne partner nebo brigádník, účtenka zůstane u něj. Domluvte se proto předem, že každý doklad za podnikání končí ve stejné schránce, a to nejpozději v den nákupu.

Tři přihrádky, které stačí většině OSVČ

Archiv nemusí kopírovat strukturu účetního programu. Pro běžného živnostníka funguje rozdělení podle toho, v jakém stavu doklad je:

• Příchozí – vše nové, co ještě nikdo nezkontroloval. Sem padá e-mail s fakturou i papírová účtenka.
• K předání – doklady, které jste prošli, doplnili a spárovali s platbou. Čekají na účetní nebo na zápis do evidence.
• Uzavřeno – doklady zpracovaného měsíce nebo roku, se kterými už nikdo nehýbe.

Uvnitř uzavřené části stačí členění podle roku a měsíce, případně podle typu: vydané faktury, přijaté faktury, účtenky, banka. Řemeslník s desítkami zakázek ocení podsložky podle zakázky, IT freelancer s několika stálými klienty si vystačí s chronologií. Aby šlo soubory dohledat i podle názvu, inspirujte se článkem o tom, jak pojmenovávat soubory s doklady.

Papír, sken, nebo obojí

Digitální archiv vyhrává v rychlosti hledání a v možnosti zálohy, papír zase v tom, že ho nikdo omylem nesmaže. V praxi se osvědčují tyto zásady:

• Účtenky z termálního papíru naskenujte nebo vyfoťte hned. Za pár měsíců mohou vyblednout tak, že z nich nepřečtete ani dodavatele.
• Elektronicky přijaté faktury archivujte v původní podobě, typicky jako PDF z e-mailu, ne jako snímek obrazovky.
• U dokladů, které přišly na papíře, se domluvte s účetní, zda stačí sken, nebo má zůstat uložen i originál. Odpověď se může lišit podle druhu dokladu a podle toho, zda jste plátce DPH.
• Digitální archiv zálohujte na druhé, nezávislé místo. Jeden notebook bez zálohy není archiv, ale riziko.

Pokud doklady posíláte účetní, promyslete i cestu, kudy putují. Přílohy v e-mailech se snadno ztratí nebo dorazí k nesprávnému adresátovi, proto se vyplatí přečíst si, jak řešit bezpečné předávání dokladů online.

Měsíční rutina na čtvrt hodiny

Archiv drží pohromadě pravidelnost, ne jednorázový velký úklid. Vyberte si pevný den v měsíci a projděte tyto kroky:

1. Stáhněte všechny přílohy z e-mailů a zákaznických účtů dodavatelů do přihrádky příchozí.
2. Vyfoťte nebo naskenujte papírové účtenky a originály vložte do obálky označené měsícem.
3. Porovnejte výpis z podnikatelského účtu s doklady. Ke každé odchozí platbě by měl existovat přijatý doklad, ke každé příchozí vydaná faktura.
4. Chybějící doklady si vyžádejte hned, dokud si dodavatel nákup pamatuje.
5. Kompletní měsíc přesuňte do části k předání a pošlete účetní.

Kadeřnice s denními hotovostními tržbami může stejnou rutinu dělat týdně, ubytovatel se sezónním provozem v hlavní sezóně častěji a mimo ni méně. Podstatné je, aby se termín opakoval a nezávisel na náladě.

Jednou ročně, typicky po podání přiznání, archiv celého roku uzavřete. Do složky roku přidejte kopii podaného přiznání, přehledy pro sociální a zdravotní pojištění, potvrzení o jejich podání a export daňové evidence nebo knihy příjmů a výdajů. Přibalte i soupis majetku, smlouvy, které se k roku vztahují, a korespondenci s úřady. Pak už nikdy nebudete skládat dohromady, z jakých čísel přiznání vycházelo, protože všechno najdete na jednom místě a v jednom stavu.

Jak dlouho doklady uchovávat

Doba archivace není u všech dokladů stejná. Jinak se posuzují podklady pro daň z příjmů, jinak pro DPH a jinak podklady pro sociální a zdravotní pojištění. U majetku, který odepisujete, se navíc počítá s celou dobou odpisování. Proto žádný doklad neskartujte podle odhadu. Aktuální lhůty si ověřte u Finanční správy nebo u své účetní a ke každému uzavřenému roku si do archivu poznamenejte, kdy ho bude možné bezpečně zlikvidovat.

Podnikatelé z lázeňského okolí, kteří nechtějí archivaci a evidenci řešit sami, mohou hledat oporu přes účetnictví Mariánské Lázně. Obecné otázky k ukládání a skartaci dokladů lze probrat také v účetní poradně Ucetio.cz.

Začněte třemi kroky: jedno místo pro všechny vstupy, pevný den pro měsíční kontrolu a druhá kopie digitálního archivu. Zavedete je během jednoho odpoledne a při každém přiznání i případné kontrole budete hledat minuty, ne dny.

Zjistit možnosti účetnictví v lokalitě Mariánské Lázně