← zpět na články

Online nástroje pro OSVČ a bezpečné předávání dokladů

Faktury chodí e-mailem, účtenky se fotí mobilem a výpisy se stahují z internetového bankovnictví. Papírová krabice na doklady proto u většiny živnostníků mizí, jenže s ní často mizí i jistota, kdo k dokladům vlastně má přístup. Projdeme si, jaké online nástroje se OSVČ hodí, kde při předávání dokladů hrozí únik nebo ztráta a jak si spolupráci s účetní nastavit pohodlně a zároveň bezpečně.

Které nástroje se v praxi osvědčují

Není nutné kupovat drahý systém. Běžné OSVČ stačí několik typů nástrojů, které spolu rozumně spolupracují:

• Sdílené cloudové úložiště se složkou pro každý měsíc, do které máte přístup vy a vaše účetní, nikdo jiný.
• Skenovací aplikace v telefonu, která z fotky účtenky udělá čitelné PDF, ořízne okraje a vyrovná perspektivu.
• Fakturační program, ze kterého lze vydané faktury exportovat najednou, ideálně i ve strojově čitelném formátu.
• Export z internetového bankovnictví ve formátu, který umí načíst účetní software, takže odpadá přepisování.
• Správce hesel, aby přístupy k úložišti, e-mailu a bankovnictví nebyly všude stejné.

Důležitější než konkrétní aplikace je, aby každý doklad měl jedno jasné místo. Když část faktur leží v e-mailu, část ve zprávách v telefonu a část na ploše počítače, žádný nástroj to za vás neposkládá.

Při výběru úložiště se ptejte na praktické věci: dá se účetní nastavit přístup jen ke konkrétní složce, uchovává služba starší verze souborů, jde data jednoduše exportovat, kdybyste chtěli přejít jinam, a jak se obnoví smazaný soubor. Tyto vlastnosti oceníte ve chvíli, kdy něco omylem přepíšete.

Kde doklady unikají nebo se ztrácejí

Nejčastější problémy nevznikají hackerským útokem, ale obyčejnou neopatrností. Typická situace: kadeřnice posílá účetní fotky účtenek přes chatovací aplikaci v osobním telefonu. Po půl roce telefon vymění, historie zpráv se nepřenese a účetní zjistí, že polovina obrázků je nečitelná. Jiný scénář: IT freelancer sdílí složku s doklady odkazem pro kohokoli, kdo ho zná. Odkaz pak omylem přepošle klientovi a k fakturám i výpisům se dostane cizí člověk.

Rizikové bývají také přílohy poslané na nesprávnou adresu, protože automatické doplňování adres v e-mailu je zrádné. Dále sdílené přístupy, které po skončení spolupráce nikdo nezrušil, a hesla zapsaná na papírku u monitoru. Doklady přitom obsahují bankovní spojení, adresy a údaje o odběratelích, tedy i osobní údaje třetích osob, za jejichž ochranu odpovídáte.

Bezpečnostní minimum, které zvládne každý

1. Zapněte dvoufázové ověření u úložiště, e-mailu i bankovnictví.
2. Sdílejte složky jmenovitě konkrétní osobě, ne veřejným odkazem.
3. Pro podnikání používejte samostatný účet úložiště, ne rodinný, kam mají přístup děti nebo partner.
4. Jednou za čtvrtletí projděte, kdo má do složek přístup, a zrušte oprávnění, která už nikdo nepotřebuje.
5. Citlivé soubory, například smlouvy nebo podklady k mzdám, posílejte zaheslované a heslo sdělte jiným kanálem.
6. Mějte zálohu mimo hlavní úložiště, třeba šifrovaný externí disk aktualizovaný jednou měsíčně.
7. Telefon, kterým fotíte doklady, chraňte zámkem obrazovky a nastavte možnost vzdáleného vymazání.

Nic z toho nevyžaduje technické vzdělání, jen chvíli času při nastavení. Delší dobu zabere spíš zvyknout si, že dokument už neodchází „rychle přes chat“.

Jak nastavit předávání s účetní na dálku

Domluvte se s účetní na pevném termínu, do kdy dodáte podklady za uplynulý měsíc, a na jednotné struktuře složek. Osvědčuje se rozdělení na vydané faktury, přijaté faktury, účtenky a pokladní doklady, bankovní výpisy a ostatní písemnosti, jako jsou smlouvy nebo dopisy z úřadů. Podrobněji to rozebírá článek o tom, jak si nastavit jednoduchý měsíční systém předávání dokladů.

Vyplatí se také dohodnout, jak účetní potvrdí převzetí. Stačí krátká zpráva, že podklady za daný měsíc jsou kompletní, nebo seznam toho, co chybí. Když se pak finanční úřad nebo pojišťovna na něco zeptá, je dohledatelné, co a kdy bylo předáno.

Online předávání se nevylučuje s osobním kontaktem. Řada podnikatelů kombinuje sdílenou složku s občasnou schůzkou nad rozpracovanými věcmi; pokud hledáte někoho v západních Čechách, podívejte se třeba na účetnictví Mariánské Lázně. Elektronická forma ale nic nemění na tom, že doklady musíte uchovávat po zákonem stanovenou dobu. Jak to zvládnout přehledně, popisuje článek o tom, jak funguje archivace dokladů bez ztráty přehledu.

Na co si dát pozor u elektronických dokladů

Faktura, která přišla e-mailem jako PDF, je originál v elektronické podobě. Nemusíte ji tisknout, ale musíte zajistit, aby zůstala čitelná a nezměněná po celou dobu archivace. U papírových účtenek z pokladen platí opak: termotisk časem bledne, proto je dobré je naskenovat co nejdřív. Zda vám u konkrétního typu dokladu stačí elektronická kopie, nebo je potřeba uchovat i papír, si ověřte u své účetní nebo na stránkách Finanční správy.

Doporučení na konec: vyberte si jedno úložiště, jednu strukturu složek a jeden termín předávání a zabezpečení nastavte hned na začátku, ne až po prvním problému. Online nástroje vám ušetří cesty i hledání, ale jen tehdy, když jsou doklady na jednom místě a přístup k nim mají jen lidé, kteří ho opravdu potřebují.

Online účetní pro celou ČR