← zpět na články

Jak si OSVČ nastaví jednoduchý systém pro měsíční předávání dokladů

Účtenky v autě, faktury v e-mailu, paragony v peněžence a smlouvy v šuplíku. Většina živnostníků nemá problém s tím, že by doklady neměla, ale s tím, že je má na pěti místech a schází se jen jednou za rok. Měsíční předávání dokladů účetní nemusí být složité. Stačí pár pravidel, která dodržujete pořád stejně, a z chaosu se stane rutina na půl hodiny.

Jedno sběrné místo pro všechno

Prvním krokem je rozhodnout, kam budou všechny doklady během měsíce putovat. Pro papíry to může být obyčejná krabice nebo šanon s nápisem aktuálního měsíce, pro elektronické doklady jedna složka v počítači nebo v cloudu. Důležité je, aby existovalo jen jedno takové místo a abyste do něj doklad uložili hned, ne „až bude čas“. Vyplatí se ho rozdělit na dvě přihrádky, „k odeslání“ a „odesláno“, aby se nestalo, že stejný doklad pošlete dvakrát nebo naopak vůbec.

Elektronické faktury se dají směrovat automaticky. Pokud máte samostatný e-mail pro podnikání, nastavte si pravidlo, které zprávy s přílohou od dodavatelů přesune do jedné složky. Papírové účtenky je praktické hned vyfotit telefonem, protože termotiskový papír časem bledne. Jaké nástroje pro sdílení dokladů se osvědčují a na co si dát pozor z hlediska bezpečnosti, rozebírá článek online nástroje pro OSVČ a bezpečné předávání dokladů.

Pevný den v měsíci

Systém drží pohromadě termín. Domluvte se s účetní na konkrétním dni, kdy jí podklady za uplynulý měsíc pošlete, a zapište si ho do kalendáře jako opakovanou událost s připomínkou. U plátců DPH je termín dán i lhůtami pro podání přiznání a kontrolního hlášení, takže je potřeba ho nastavit s dostatečnou rezervou, aby účetní měla čas doklady zpracovat.

Termín funguje lépe, když je navázaný na něco, co děláte tak jako tak. Někomu vyhovuje první pracovní pondělí v měsíci, jinému den, kdy chodí výplata nebo kdy platí nájem. Hlavní je, aby se neposouval podle nálady.

Na dovolenou nebo pro případ nemoci si domluvte náhradní postup. Buď podklady pošlete o pár dní dřív, nebo pověřte blízkou osobu, která ví, kde je krabice a složka s doklady. Účetní navíc ocení, když jí předem dáte vědět, že zásilka přijde později, protože si podle toho plánuje práci i pro ostatní klienty.

Co má každá měsíční zásilka obsahovat

Účetní ušetří nejvíc času, když dostává podklady pokaždé ve stejné struktuře. Před odesláním si projděte tento seznam:

• vydané faktury za měsíc, včetně dobropisů a zálohových faktur,
• přijaté faktury od dodavatelů,
• účtenky a paragony za nákupy v hotovosti nebo kartou,
• bankovní výpis za celý měsíc ze všech podnikatelských účtů,
• přehledy z platebních terminálů nebo platebních bran, pokud je používáte,
• nové smlouvy, leasingy nebo změny pojištění,
• krátkou poznámku s tím, co je neobvyklé nebo co ještě chybí.

Bankovní výpis je pro účetní páteř celé kontroly, protože podle něj páruje platby s doklady. Proč je důležitý a v jaké podobě ho posílat, vysvětluje článek bankovní výpisy u OSVČ a proč je účetní potřebuje pravidelně.

Co s doklady, které přijdou pozdě

Vždy se najde faktura, která dorazí až po odeslání podkladů, nebo platba, ke které dodavatel doklad teprve vystaví. Neodkládejte kvůli ní celou zásilku. Pošlete, co máte, a do poznámky uveďte, co chybí. Opožděný doklad pak přiložte k zásilce za další měsíc a výslovně ho označte, ke kterému období patří.

U plateb, ke kterým doklad nedorazí vůbec, je dobré si vést malý seznam „dluhů“ a jednou za čtvrt roku dodavatele obeslat. S každým dalším měsícem se chybějící faktura získává obtížněji a roste šance, že skončí jako výdaj, který nelze doložit.

Jak systém vypadá u tří různých živností

Kadeřnice s provozovnou má hodně drobných nákupů a příjmy převážně v hotovosti a kartou. Účtenky ze drogerie a velkoobchodu hází do krabičky u pokladny, večer je vyfotí a na konci měsíce přidá denní přehled tržeb a výpis z terminálu.

IT freelancer má dokladů málo, zato převážně elektronických a často od zahraničních dodavatelů. Jeho systém stojí na e-mailovém pravidle, které faktury třídí automaticky, a na měsíčním stažení dokladů ze zákaznických účtů u poskytovatelů služeb.

Malý e-shop řeší hlavně objem. Faktury zákazníkům generuje systém obchodu, takže stačí exportovat jejich přehled, přidat vyúčtování od platební brány a dopravců a nákupní faktury za zboží. Zásadní je, aby export probíhal vždy za stejné období.

Pokud hledáte účetní, se kterou si takový rytmus domluvíte osobně a která podklady zpracuje vždy ve stejném termínu, na Sokolovsku nabízí své služby například účetnictví Sokolov.

Začněte příští měsíc: určete jedno sběrné místo, zapište si pevný den předání a použijte výše uvedený seznam. Po dvou nebo třech cyklech zjistíte, co v systému drhne, a upravíte to. Účetní bude mít podklady včas a vy přehled o tom, jak podnikání běží, bez čekání na konec roku.

Online spolupráce s účetní