← zpět na články

Jak změnit účetní během roku

Účetní odchází do důchodu, přestala stíhat, nekomunikuje, nebo vaše podnikání prostě přerostlo to, co vám dosud nabízela. Důvodů ke změně je hodně a málokdy přijdou zrovna v lednu. Změna účetní během roku je přitom běžná a dá se zvládnout bez problémů, pokud předání proběhne v pořádku. Rozhoduje dobře zvolený okamžik, úplné podklady a vyřešené přístupy.

Kdy je změna nejsnazší

Nejméně komplikací přináší předání po uzavřeném období. Ideálně po skončení měsíce, u plátců DPH spíš po skončení zdaňovacího období, kdy dosavadní účetní ještě podá přiznání k DPH a kontrolní hlášení za poslední zpracované období. Nová účetní pak začíná od čisté hranice a nemusí přebírat napůl hotovou práci.

Vyhněte se naopak předávání těsně před lhůtou pro podání daňového přiznání nebo přehledů. V tu chvíli mají všechny účetní nejvíc práce a riziko, že něco propadne mezi dvě židle, je nejvyšší. Pokud jste počítali s prodlouženou lhůtou pro podání přiznání přes daňového poradce, ověřte si, že ji změna neohrozí.

Než oznámíte konec spolupráce, přečtěte si smlouvu. Zjistěte výpovědní dobu, způsob vrácení dokladů a to, zda nemáte neuhrazené faktury za služby. Nevyrovnané vztahy předání zbytečně zpomalují.

Rozchod s účetní přitom nemusí být konfliktní. Většina účetních je zvyklá, že klienti přicházejí a odcházejí, a korektní předání je v zájmu obou stran. Oznamte změnu včas, písemně a s návrhem termínu předání. Čím věcnější komunikace, tím rychleji dostanete doklady i data zpět.

Co si od dosavadní účetní vyžádat

Předávané podklady si sepište do předávacího protokolu, který obě strany podepíší. Měl by obsahovat alespoň tyto položky:

• všechny originální doklady, které měla účetní u sebe, seřazené po měsících,
• export evidence z účetního programu ve formátu, který dokáže nová účetní načíst nebo alespoň přečíst,
• evidenci majetku a přehled odpisů, včetně majetku pořízeného v minulých letech,
• seznam neuhrazených pohledávek a závazků k datu předání,
• kopie podaných přiznání, přehledů a kontrolních hlášení s potvrzením o podání,
• korespondenci s úřady, zejména výzvy, rozhodnutí a informace o nedoplatcích,
• seznam rozpracovaných a otevřených věcí, například nevyřešené dotazy nebo chybějící doklady.

Doklady jsou vaše a jejich uchování je vaší odpovědností i po změně účetní. Pokud si nejste jistí, jak je po předání uložit, aby šly v případě kontroly rychle dohledat, poslouží článek jak archivovat doklady a neztratit přehled.

Plné moci, přístupy a datová schránka

Technická stránka se podceňuje nejčastěji. Pokud měla dosavadní účetní plnou moc k jednání s finančním úřadem, správou sociálního zabezpečení nebo zdravotní pojišťovnou, je potřeba ji odvolat a případně udělit novou. Jinak mohou úřady dál komunikovat s někým, kdo už pro vás nepracuje.

Stejně tak projděte všechny přístupy. Patří sem datová schránka a oprávnění pověřených osob, přístup do internetového bankovnictví, sdílené složky v cloudu, fakturační program a online portály úřadů. Staré přístupy zrušte, nové nastavte podle toho, co bude nová účetní skutečně potřebovat, a změňte hesla, která jste sdíleli. Nezapomeňte ani na kontaktní e-mail a telefon, které mohou být u úřadů nebo v bance vedené na dosavadní účetní, aby důležitá upozornění nechodila na špatnou adresu.

Jak nová účetní přebírá rozpracovaný rok

1. Na úvodní schůzce popište své podnikání, způsob uplatňování výdajů, vztah k DPH a zvláštnosti, jako jsou zahraniční zákazníci nebo hotovostní tržby.
2. Nová účetní ověří počáteční stavy k datu předání: zůstatky na účtech, pokladnu, pohledávky, závazky, majetek a zálohy.
3. Na předaná data naváže svou evidencí a případné nesrovnalosti řeší s vámi, případně s předchozí účetní.
4. První měsíc po předání zkontroluje důkladněji, aby se ukázaly chyby v návaznosti.
5. Společně nastavíte nový rytmus předávání dokladů a komunikace.

Na co si během přechodu dát pozor vy

I když hlavní práci odvedou účetní, několik věcí zůstává na vás. Neposílejte doklady na dvě místa najednou a jasně určete, od kterého měsíce je zpracovává nová účetní. U dokladů, které dorazí opožděně za období staré spolupráce, se předem domluvte, kdo je zaeviduje. Hlídejte také zálohy na daň a pojistné: platby musí běžet dál bez ohledu na to, kdo zrovna vede evidenci. A uschovejte si kopii předávacího protokolu, protože při pozdějších nejasnostech je jediným pevným důkazem toho, co bylo předáno a kdy.

Pokud teprve zvažujete, jaký typ spolupráce potřebujete a co od externí účetní čekat, pomůže článek kdy se vyplatí externí účetní pro živnostníka. Kdo hledá novou účetní v Karlovarském kraji, může se obrátit například na účetnictví Karlovy Vary. Odpovědi na časté otázky k předávání agendy najdete také v účetní poradně Ucetio.cz.

Předávací protokol si připravte ještě před výpovědí a s oběma účetními domluvte konkrétní den předání po uzavřeném období. Změna pak není skok do neznáma, ale plánovaný krok, po kterém se evidence plynule naváže a nic nezůstane viset mezi starou a novou spoluprací.

Online účetní pro celou ČR