← zpět na články

Kdy se vyplatí externí účetní pro živnostníka

Většina živnostníků začíná s evidencí sama: pár faktur měsíčně, jednoduchý program a jednou ročně přiznání. S růstem podnikání ale přibývá dokladů, povinností i nejistoty, a v určitém bodě se začne vyplácet svěřit agendu externí účetní. Kde ten bod leží, nezáleží jen na obratu, ale hlavně na složitosti podnikání a na tom, jak si ceníte vlastního času.

Spočítejte si cenu vlastního času

Nejjednodušší úvaha začíná u hodin. Sečtěte si, kolik času měsíčně trávíte evidencí, hledáním dokladů, zjišťováním pravidel a vyplňováním formulářů. Nezapomeňte na hodiny před přiznáním, kdy obvykle padne celý víkend. Výsledek vynásobte částkou, kterou byste za tu dobu vydělali na zakázkách.

Pokud je tato částka vyšší než cena účetní služby, máte první argument. Truhlář, který místo papírování stihne další kuchyňskou linku, nebo IT freelancer, který může fakturovat další hodiny vývoje, na externí účetní obvykle nevydělá přímo, ale získá čas pro práci, kterou umí a kterou mu někdo zaplatí. U živnostníka, který má volné kapacity a evidence ho nebaví, ale nezatěžuje, může výpočet vyjít opačně.

Do úvahy patří i cena chyb. Zmeškaná lhůta, špatně zařazený výdaj nebo zapomenutý přehled pro pojišťovnu se mohou prodražit víc než roční služba. Účetní sice chybám nezabrání úplně, ale díky zkušenostem a pravidelnosti je výrazně omezí.

Signály, že je čas přizvat odborníka

Některé změny v podnikání posunou složitost evidence o úroveň výš. Pokud se vás týká některý z následujících bodů, je rozumné externí pomoc vážně zvážit:

• stáváte se plátcem DPH nebo identifikovanou osobou a přibývají pravidelná přiznání a hlášení;
• začínáte fakturovat do zahraničí nebo nakupovat služby od zahraničních dodavatelů;
• přijímáte prvního zaměstnance nebo spolupracovníka;
• kupujete auto, stroj nebo jiný majetek, který se odepisuje;
• přecházíte z paušálních výdajů na skutečné;
• evidenci odkládáte a doklady se hromadí, protože na ni nemáte čas;
• dostali jste výzvu z finančního úřadu a nevíte, jak odpovědět.

Podrobněji se tématu, jak rozpoznat, že už samotná evidence nestačí, věnuje článek Jak OSVČ pozná, že už potřebuje pravidelnou účetní podporu.

Kdy si zatím vystačíte sami

Externí účetní není povinnost a pro řadu živnostníků zatím nedává smysl. Typicky jde o OSVČ v režimu paušální daně, kde se evidence omezuje na sledování příjmů, nebo o vedlejší činnost s několika fakturami ročně. Lektorka, která vede pár kurzů měsíčně, uplatňuje paušální výdaje a nemá žádný majetek ani zaměstnance, zvládne přiznání sama, případně s jednorázovou konzultací.

I v takovém případě se ale vyplatí mít kontakt, na koho se obrátit, když se situace změní. Rozdíl mezi jednorázovou konzultací a dlouhodobou spoluprací je v tom, zda účetní zná vaše podnikání a historii, nebo začíná pokaždé od nuly.

Mezi úplnou samostatností a plným svěřením agendy existuje i střední cesta. Evidenci si vedete průběžně sami a účetní ji jednou za čtvrtletí nebo před koncem roku zkontroluje, upozorní na chyby a zpracuje přiznání. Kadeřnice nebo fotograf s přehledným provozem tak mají jistotu, že je všechno v pořádku, a přitom neplatí za práci, kterou zvládnou sami. Pokud se podnikání rozroste, lze z tohoto modelu plynule přejít na plnou spolupráci.

Co účetní převezme a co zůstane na vás

Externí účetní obvykle vede daňovou evidenci nebo účetnictví, připravuje daňové přiznání a přehledy pro pojišťovny, u plátců DPH přiznání a kontrolní hlášení a hlídá termíny. Často také radí s volbou výdajů, s nákupem majetku nebo s fakturací do zahraničí.

Na vás zůstává dodat úplné a včasné podklady, informovat o změnách v podnikání a odpovídat na dotazy. Odpovědnost vůči úřadům zůstává podnikateli, i když agendu za něj zpracovává někdo jiný. Proto je dobré mít ve smlouvě jasně popsáno, kdo co dělá, do kdy a jak se řeší případná chyba.

Jak vybrat externí účetní

1. Ujasněte si, co přesně potřebujete: jen přiznání, průběžnou evidenci, DPH, mzdy?
2. Ptejte se na zkušenosti s vaším oborem. Ubytování, e-shop nebo stavební řemeslo mají každé svá specifika.
3. Zjistěte, jak probíhá předávání dokladů a jak často se budete potkávat nebo komunikovat.
4. Nechte si vysvětlit cenový model a co je v ceně zahrnuto, aby vás nepřekvapily příplatky.
5. Zeptejte se na pojištění odpovědnosti za škodu a na to, kdo podá přiznání a s jakým zmocněním.
6. Domluvte si zkušební období nebo začněte od nového roku, kdy se přechod dělá nejsnáz.

Pokud už účetní máte a spolupráce nefunguje, změna je možná i v průběhu roku. Na co si dát pozor při předávání agendy, popisuje článek Jak změnit účetní během roku.

Podnikatelé z lázeňského regionu mohou začít hledat třeba přes účetnictví Mariánské Lázně. Pokud si zatím nejste jistí, zda pravidelnou spolupráci potřebujete, můžete svou situaci nejdřív probrat v účetní poradně Ucetio.cz.

Rozhodnutí o externí účetní neodkládejte až na moment, kdy vám přeroste přes hlavu. Nejlepší chvíle je před větší změnou v podnikání, kdy ještě máte čas spolupráci nastavit v klidu a začít s čistou evidencí.

Zjistit možnosti účetnictví v lokalitě Mariánské Lázně