← zpět na články

Jak OSVČ pozná, že už potřebuje pravidelnou účetní podporu

Mnoho živnostníků začíná s účetnictvím po svém: tabulka, krabice s účtenkami a jednou ročně návštěva u účetní kvůli přiznání. Pro začátek to stačí. S růstem podnikání ale přijde okamžik, kdy roční schůzka nestačí a doklady začnou přerůstat přes hlavu. Jak ten okamžik poznat dřív, než se ohlásí pokutou nebo nespanými nocemi před termínem?

Signály v každodenní agendě

Potřeba pravidelné podpory se málokdy ohlásí jednou velkou událostí. Spíš se skládá z drobností, které se opakují. Zkuste si poctivě odpovědět, kolik z následujících bodů na vás sedí:

• Na konci roku trávíte víc než pár večerů dohledáváním dokladů.
• Nevíte přesně, kolik vám klienti dluží a kolik dlužíte vy.
• Termíny přehledů pro pojišťovny a plateb záloh hlídáte až podle upomínek.
• Na účtu se míchají soukromé a podnikatelské platby a zpětně nevíte, co je co.
• Datovou schránku otevíráte s obavami.
• Rozhodnutí o větším nákupu děláte bez představy, jak ovlivní daně.
• Účetní vám při zpracování přiznání opakovaně vrací doklady k doplnění.
• Dokud daň nespočítá účetní, nemáte představu, kolik zhruba zaplatíte.

Pokud jste u více bodů přikývli, není to selhání. Je to signál, že podnikání přerostlo způsob, jakým o něj administrativně pečujete.

Modelová situace: IT freelancer začínal s jediným klientem a evidenci si vedl večer v tabulce. Po několika letech má řadu stálých odběratelů, část z nich v zahraničí, a k tomu malý e-shop s doplňky. Jednou zapomene na souhrnné hlášení, jindy přehlédne fakturu zaplacenou v eurech. Žádná z chyb není katastrofa, dohromady ale ukazují, že systém přestal stačit.

Změny v podnikání, které nároky zvedají

Kromě každodenních signálů existují i konkrétní události, po kterých se roční spolupráce s účetní obvykle přestává vyplácet.

Registrace k DPH

Plátce DPH podává přiznání a kontrolní hlášení v pravidelných intervalech a chyby v nich mají rychlé následky. Doklady je potřeba zpracovávat průběžně, jinak se nestihnou termíny.

První zaměstnanec

Mzdová agenda přináší přihlášky, měsíční odvody a hlášení vůči úřadům. I jeden zaměstnanec na částečný úvazek znamená pravidelnou práci, kterou je lepší svěřit někomu, kdo ji dělá denně a sleduje změny předpisů.

Zahraniční klienti a dodavatelé

Fakturace do zahraničí, cizí měny a možná registrace jako identifikovaná osoba vyžadují průběžné hlídání, ne jednorázovou kontrolu na konci roku.

Investice a majetek

Nákup auta, stroje nebo vybavení provozovny otevírá otázky odpisů, financování a vlivu na daň. Ty je potřeba řešit před nákupem, ne až ve chvíli, kdy je faktura zaplacená.

Jaká forma podpory dává smysl

Pravidelná podpora nemusí znamenat drahou službu s denním kontaktem. Obvykle se volí mezi několika modely:

1. Čtvrtletní zpracování dokladů, kdy účetní průběžně kontroluje evidenci a upozorňuje na chyby dřív, než se nahromadí.
2. Měsíční zpracování, obvykle nezbytné u plátců DPH a u podnikatelů se zaměstnanci.
3. Kombinace, kdy evidenci vedete sami a účetní ji v pravidelných intervalech kontroluje a konzultuje s vámi větší rozhodnutí.

Při výběru se nerozhodujte jen podle ceny. Zeptejte se, jak účetní přebírá doklady, jak rychle odpovídá na dotazy, zda vás upozorní na termíny a co se stane, když budete s podklady pozadu. Důležité je i to, zda má zkušenosti s vaším oborem, například s ubytováním, e-shopy nebo zahraničními klienty.

Co přesně externí účetní dělá, za co odpovídá a kdy se spolupráce vyplatí, rozebírá článek o tom, kdy se vyplatí externí účetní pro živnostníka.

Jak pravidelnou spolupráci rozjet

Začněte domluvou na tom, co, kdy a jakou cestou budete předávat. Základem jsou vydané a přijaté faktury, účtenky a bankovní výpisy. Výpisy jsou pro účetní nejdůležitější kontrolní nástroj, protože odhalí chybějící doklady; proč je potřebuje průběžně, vysvětluje článek o bankovních výpisech pro účetní. Domluvte si také, kdo hlídá termíny a jak vás účetní upozorní na blížící se platby záloh nebo podání.

Počítejte s tím, že pravidelná spolupráce vás práce s doklady nezbaví. Účetní za vás chybějící faktury nesežene, nepozná soukromou platbu od podnikatelské a nedokáže zpětně vysvětlit, k čemu sloužil nákup bez popisu. Vaše role se změní z člověka, který evidenci vede, na toho, kdo pro ni dodává kvalitní podklady, ale nezmizí.

První měsíce bývají náročnější, protože se dohánějí starší doklady a ladí se systém. Pak se práce ustálí a z vaší strany zabere jen pravidelné odeslání podkladů a občasnou odpověď na dotaz. Výhodou je, že máte během roku průběžný obraz o výsledku a nečekají vás nepříjemná překvapení při ročním zúčtování.

Pokud podnikáte v západočeských lázních, třeba v ubytování, gastronomii nebo službách pro hosty, kde se sezóna promítá i do počtu dokladů, můžete pravidelnou podporu domluvit přes účetnictví Mariánské Lázně. Obecně platí, že nejlepší chvíle pro změnu je dřív, než vás k ní donutí chyba. Pokud se poznáváte ve více signálech výše, domluvte si úvodní konzultaci ještě v tomto čtvrtletí.

Zjistit možnosti účetnictví v Karlovarském kraji