← zpět na články

Bankovní výpisy u OSVČ: proč je účetní potřebuje pravidelně

Mnoho živnostníků bere bankovní výpis jako formalitu, kterou účetní dostane někdy na jaře spolu s krabicí dokladů. Pro účetní je ale výpis kostrou celé evidence: ukazuje, co skutečně přišlo a odešlo, a slouží jako kontrola, že žádný doklad nechybí. Proto má smysl posílat ho pravidelně, ideálně každý měsíc.

Co účetní z výpisu vyčte

Výpis není jen seznam čísel. Účetní z něj během chvíle pozná, kde je evidence úplná a kde zeje díra. Konkrétně z něj ověřuje:

• Úplnost příjmů – každá příchozí platba od odběratele by měla mít vydanou fakturu. Platba bez faktury je signál, že něco chybí nebo že jde o soukromý převod.
• Úplnost výdajů – ke každé odchozí platbě dodavateli patří přijatý doklad. Bez něj výdaj v evidenci neobstojí.
• Úhrady faktur – v daňové evidenci rozhoduje okamžik zaplacení, takže účetní musí vědět, kdy přesně peníze přišly nebo odešly.
• Poplatky a úroky – bankovní poplatky se často přehlédnou, přitom k podnikatelskému účtu do evidence patří.
• Odvody a zálohy – platby sociálního a zdravotního pojištění, zálohy na daň nebo DPH. Účetní z nich zjistí, zda jste nic nevynechali a zda částky sedí s předpisem.

Proč nestačí poslat výpisy jednou za rok

Představte si lektorku, která během roku vede desítky kurzů a platby chodí od jednotlivců i firem. Pokud účetní dostane dvanáct výpisů najednou v únoru, zjistí, že u několika plateb neví, za jaký kurz byly a zda k nim existuje faktura. Lektorka pak dohledává e-maily rok staré a část věcí už neposkládá.

Měsíční předávání tento problém řeší v zárodku. Nesrovnalost se objeví hned, kdy si ji obě strany ještě pamatují. Další výhody pravidelnosti:

• účetní může průběžně hlídat, zda se neblížíte k zákonnému limitu obratu pro registraci k DPH;
• včas se ukáže, že některý zákazník neplatí, a můžete ho upomenout dřív, než pohledávka zestárne;
• máte přehled o skutečném výsledku podnikání během roku, ne až po uzávěrce;
• práce účetní se rozloží do celého roku a v sezóně přiznání nečekáte ve frontě.

Pravidelné výpisy jsou také základem pro hlídání neuhrazených faktur. Praktický postup popisuje text věnovaný tomu, jak si nastavit hlídání pohledávek po splatnosti.

V jaké podobě výpisy předávat

Většina bank nabízí výpis ve více formátech. Pro člověka je nejčitelnější PDF, pro účetní program se hodí strojově čitelný formát určený k importu. Ten umí program načíst a platby automaticky spárovat s fakturami, což šetří čas a snižuje riziko překlepu. Zeptejte se účetní, který formát preferuje, a v internetovém bankovnictví si nastavte jeho pravidelné generování.

Další možností je dát účetní k účtu pasivní přístup, tedy jen pro čtení bez možnosti zadávat platby. Zda to vaše banka umožňuje a za jakých podmínek, ověřte přímo u ní. U pasivního přístupu si pohlídejte, aby šlo skutečně jen o náhled.

Ať zvolíte cokoli, výpis by měl obsahovat celé období bez mezer a u každé platby protiúčet, variabilní symbol a zprávu pro příjemce. Právě variabilní symbol odpovídající číslu faktury je nejrychlejší cesta ke spárování. Nezapomeňte ani na další účty, kterými podnikání prochází. IT freelancer s eurovým účtem pro zahraniční klienty, e-shop s výplatami z platební brány nebo řemeslník, který si přeposílá peníze na spořicí účet, musí účetní dodat výpisy ze všech těchto míst. Jinak se příjmy a výdaje nespárují a v evidenci zůstanou nevysvětlené převody.

Pokud chcete předávání výpisů a dokladů spojit do jedné pravidelné rutiny, pomůže návod, jak si nastavit systém pro měsíční předávání dokladů.

Smíšený účet: když se soukromé platby míchají s firemními

Předpisy obecně nenařizují, aby OSVČ měla zvláštní účet jen pro podnikání. V praxi však smíšený účet znamená, že účetní musí na výpisu ručně oddělit nákup potravin od nákupu materiálu a platbu za dovolenou od platby dodavateli. To stojí čas a otvírá prostor pro chyby.

Pokud smíšený účet používáte, usnadněte práci aspoň takto:

1. U podnikatelských plateb vyplňujte do zprávy pro příjemce stručný popis, třeba číslo zakázky.
2. Soukromé převody na vlastní spořicí účet označujte jednotně, aby je účetní hned poznala.
3. Jednou měsíčně si výpis projděte sami a podnikatelské položky zvýrazněte.
4. Zvažte založení samostatného účtu pro podnikání, jakmile počet plateb poroste.

Ubytovatel, kterému chodí zálohy od hostů na stejný účet jako výplata partnera a platby za energie domácnosti, si oddělením účtů ušetří spoustu vysvětlování. Plátce DPH by si navíc měl ověřit, zda účty, na které přijímá platby, splňují aktuální požadavky správce daně.

Pro podnikatele z Ostrova a okolí, kteří hledají někoho, kdo bude výpisy pravidelně párovat s doklady, může být výchozím bodem nabídka účetnictví Ostrov. Na obecné otázky, například jak dlouho výpisy uchovávat nebo jak řešit platby ze zahraničí, odpoví i účetní poradna Ucetio.cz.

Domluvte se s účetní na pevném dni v měsíci, kdy od vás dostane výpis za předchozí měsíc spolu s doklady. Je to malý závazek, který vám během roku přinese průběžný přehled a na jaře klidné podání přiznání bez dohledávání.

Zjistit možnosti účetnictví v Karlovarském kraji