Jak pojmenovávat soubory s doklady, aby se v nich účetní vyznala
Účetní dostane do sdílené složky čtyřicet souborů s názvy jako „scan0012.pdf“, „IMG_4471.jpg“ nebo „faktura (3).pdf“. Než začne účtovat, musí každý otevřít, zjistit, co v něm je, a soubor přejmenovat. To je čas, který nakonec zaplatíte vy, a prostor pro chyby, které mohou přijít ještě dráž. Jednotné pojmenování souborů patří k nejlevnějším způsobům, jak spolupráci s účetní zrychlit.
Co má název souboru prozradit
Dobrý název odpoví na čtyři otázky, aniž by bylo nutné soubor otevřít: kdy doklad vznikl, o jaký typ jde, kdo je druhá strana a jak doklad dohledat podle čísla. Pořadí částí je důležité, protože počítač řadí soubory abecedně. Když název začíná datem ve tvaru rok-měsíc-den, seřadí se doklady samy chronologicky.
Šablona může vypadat takto: RRRR-MM-DD_typ_protistrana_cislo-dokladu. Části oddělujte podtržítkem, uvnitř jedné části používejte pomlčku. Vyhněte se mezerám, diakritice a znakům jako lomítko nebo dvojtečka, se kterými si některé systémy neporadí.
Proč nestačí název, který vytvoří telefon nebo skener? Ten obsahuje nanejvýš datum a čas pořízení snímku, ne datum vystavení dokladu. Účtenku vyfocenou o týden později by tak systém zařadil do špatného týdne, nebo dokonce do jiného měsíce. Datum v názvu proto přepisujte podle dokladu, ne podle fotky.
Zkratky pro typy dokladů
Domluvte se s účetní na krátkém seznamu zkratek a pak ho dodržujte. Například:
- FV – faktura vydaná;
- FP – faktura přijatá;
- UCT – účtenka z obchodu nebo čerpací stanice;
- BV – bankovní výpis;
- DOB – dobropis nebo opravný daňový doklad;
- ZF – zálohová faktura;
- SML – smlouva, dodatek nebo objednávka.
Výsledkem jsou názvy jako RRRR-MM-DD_FP_stavebniny_cislo-faktury.pdf nebo RRRR-MM-DD_UCT_tankovani.jpg. Na první pohled je jasné, že jde o přijatou fakturu od dodavatele materiálu nebo o účtenku za palivo.
Zkratky nemusí být přesně tyto. Pokud vaše účetní používá ve svém programu jiné označení, převezměte ho, ať mluvíte stejným jazykem. Důležité je, aby seznam byl krátký, sepsaný a známý oběma stranám.
Jak to vypadá v různých oborech
Řemeslník fotí účtenky v autě hned po nákupu. Skenovací aplikaci nastaví tak, aby soubory ukládala s datem na začátku, a sám doplní jen typ a obchod. Zabere mu to pár vteřin a večer už nic netřídí. Platby kartou navíc páruje s výpisem; jak na to, popisuje článek o archivaci účtenek z platební karty.
Majitelka e-shopu dostává faktury od dodavatelů e-mailem. V poště si nastaví pravidlo, které přílohy ukládá do složky „ke zpracování“, a jednou týdně je hromadně přejmenuje. Při té příležitosti zkontroluje, zda faktura obsahuje všechny náležitosti. Co přesně si ověřit, shrnuje přehled o tom, co u faktur a dokladů kontrolovat každý měsíc.
IT freelancer vystavuje faktury v programu, který soubory pojmenovává sám. Místo ručního přejmenování si jen ověří, že export obsahuje číslo faktury a odběratele, a nechá ho být. Systém nemusí být všude stejný, musí být čitelný a konzistentní.
Složky, do kterých soubory patří
Název souboru a struktura složek se doplňují. Osvědčuje se jednoduchá hierarchie: nahoře rok, pod ním dvanáct složek pro měsíce a v každém měsíci podsložky podle typů dokladů, tedy vydané faktury, přijaté faktury, účtenky, výpisy a smlouvy. Kdo vystavuje málo faktur, vystačí si i bez podsložek, protože zkratka typu v názvu soubory odliší.
Do které složky doklad patří, určuje datum, které je pro účetní rozhodující, obvykle datum vystavení nebo úhrady. Dohodněte se, které z nich používáte, a držte se ho. Doklad zaplacený v jiném měsíci, než kdy byl vystaven, jinak snadno skončí dvakrát nebo vůbec.
Zvláštní kapitolou jsou bankovní výpisy. Pokud máte víc účtů, uveďte v názvu i označení účtu, třeba BV_podnikani_RRRR-MM a BV_eurovy_RRRR-MM. Účetní pak hned ví, který výpis je který, a nemusí porovnávat čísla účtů.
A poslední poznámka: sebelepší název nepomůže, pokud je fotka rozmazaná, oříznutá nebo pořízená pod úhlem. Před uložením zkontrolujte, že je čitelný dodavatel, datum, částka i číslo dokladu.
Pravidla, aby systém vydržel
- Jeden doklad, jeden soubor. Nespojujte deset účtenek do jednoho PDF, pokud se s účetní nedomluvíte jinak.
- Vícestránkový doklad naopak držte v jednom souboru, ne v několika samostatných fotkách.
- Přejmenovávejte hned při ukládání, ne na konci čtvrtletí.
- Duplicitní soubory mažte až poté, co ověříte, že originál je ve správné složce.
- Složky členěte podle roku a měsíce, název souboru pak nemusí obsahovat úplně všechno.
- Pokud doklad nespadá do žádné kategorie, přidejte do názvu slovo „dotaz“ a připište účetní, o co jde.
Největší past je nedůslednost. Když polovina souborů dodržuje šablonu a polovina ne, ztrácí systém smysl, protože účetní stejně musí otevírat všechno. Lepší je jednodušší pravidlo, které zvládnete vždy, než dokonalé, které vydrží dva týdny.
Doporučení: sepište si pravidla pojmenování na jednu stránku, pošlete je účetní k odsouhlasení a nechte je viset u počítače, dokud se nestanou zvykem. Pokud si nevíte rady s tím, jaké kategorie zvolit pro váš obor, pomůže vám účetní poradna Ucetio.cz. Podnikatelé z okolí, kteří chtějí doklady předávat osobně, mohou využít účetnictví Ostrov.