← zpět na články

Archivace účtenek z platební karty u OSVČ

Platba kartou je pohodlná, ale v evidenci OSVČ svádí k omylu: zdá se, že když je nákup vidět na výpisu z banky, je všechno v pořádku. Výpis ale dokazuje jen to, že peníze odešly, ne za co a od koho. Aby nákup obstál jako výdaj, potřebujete ke každé karetní platbě skutečný doklad a systém, jak ho dostat do archivu.

Útržek z terminálu není účtenka

U pokladny často dostanete dva papírky. Jeden vytiskne platební terminál a obsahuje číslo karty, částku a autorizační kód. Druhý je účtenka nebo zjednodušený daňový doklad z pokladního systému prodejce, kde je vidět, co jste koupili, kdo vám to prodal a kdy. Pro evidenci je podstatný ten druhý. Útržek z terminálu je jen potvrzení o platbě, podobně jako řádek na výpisu.

Pokud obchodník automaticky vydá jen terminálový útržek, požádejte o účtenku nebo fakturu na místě. Dodatečně ji získáte mnohem hůř. Jak rozpoznat, že vám doklad něco podstatného chybí, popisuje článek jak poznat neúplný daňový doklad.

Kde karetní doklady vznikají

Kamenný obchod a čerpací stanice

Typický případ řemeslníka: cestou na zakázku nakoupí spojovací materiál a natankuje. Obě účtenky jsou z termálního papíru, který na slunci za oknem auta zežloutne během několika týdnů. Řešení je jednoduché: vyfotit hned u pokladny nebo nejpozději večer a originál vložit do obálky na daný měsíc.

Online nákupy

U nákupů na internetu doklad obvykle přijde e-mailem nebo leží v zákaznickém účtu na webu prodejce. Potíž je, že potvrzení objednávky a faktura jsou dvě různé věci. Potvrzení objednávky není dokladem o koupi, faktura často přichází až s expedicí nebo ji musíte ručně stáhnout. Před nákupem zkontrolujte, zda je v objednávce vyplněno vaše IČO a fakturační údaje podnikání.

Předplatné a zahraniční služby

Software, cloudové úložiště, reklama na sociálních sítích nebo doménové služby se strhávají z karty automaticky každý měsíc. Faktury se generují v uživatelském účtu a nikdo je sám nepošle. U zahraničních dodavatelů navíc může jít o plnění, které má vlastní režim DPH, a to i u neplátců. Tuto oblast je dobré jednou probrat s účetní, aby bylo jasné, co od vás potřebuje.

Platby na cestách v zahraničí

Fotograf na zakázce v Německu nebo lektor na konferenci v Rakousku platí kartou ubytování, jízdenky i parkování. Účtenky jsou v cizím jazyce a v cizí měně, zatímco banka strhne částku v korunách po přepočtu. Uschovejte obojí: originální doklad i řádek z výpisu, na kterém je vidět skutečně odepsaná částka. K dokladu si připište, s jakou zakázkou nebo cestou souvisí, protože za půl roku si to už nikdo nevybaví.

Postup od zaplacení po archiv

1. Při placení si řekněte o účtenku nebo fakturu, ne jen o útržek z terminálu.
2. Doklad vyfoťte v den nákupu. Snímek pořiďte celý, rovně a ostrý, včetně hlavičky prodejce.
3. Pojmenujte ho datem a dodavatelem, aby šel snadno spárovat s pohybem na účtu.
4. U předplatného si v kalendáři nastavte měsíční připomínku na stažení faktur ze všech uživatelských účtů.
5. Jednou měsíčně projděte výpis a ke každé karetní platbě přiřaďte doklad. Co nemá pár, dohledejte.
6. Kompletní sadu předejte účetní spolu s výpisem.

Soukromá a podnikatelská karta

Nejvíc práce vzniká tam, kde jedna karta slouží všemu. Na výpisu se pak míchá nákup potravin pro domácnost s nákupem materiálu, a když u některé platby chybí doklad, nikdo neví, zda šlo o podnikání. Mnohem čistší je mít pro firemní nákupy vlastní kartu k podnikatelskému účtu. Úvahy pro a proti shrnuje článek o tom, kdy se vyplatí oddělený podnikatelský účet.

Pokud přesto platíte soukromou kartou, označte podnikatelské platby na výpisu nebo si veďte jednoduchý seznam. Účetní pak nemusí odhadovat, která položka patří do evidence. Kosmetička, která v drogerii nakoupí najednou spotřební materiál do salonu i věci pro domácnost, udělá nejlépe, když zaplatí dvakrát a odnese si dvě účtenky. Rozdělovat jeden smíšený doklad dodatečně je zbytečná práce a zdroj chyb.

Když účtenka chybí nebo je nečitelná

Stává se to i pečlivým lidem. První krok je obrátit se na prodejce: většina obchodů umí vystavit duplikát nebo fakturu dodatečně, pokud jim sdělíte datum, čas, částku a případně poslední čísla karty. U internetových obchodů bývá doklad dohledatelný v historii objednávek.

Pokud doklad získat nejde, nevyrábějte si náhradní papír sami a nepředávejte účetní jen výpis s poznámkou „bylo to pro firmu“. Situaci jí popište a nechte na ní, jak s výdajem naloží. Zda a jak lze takový výdaj prokázat jinak, je otázka konkrétních okolností a ověřte ji u účetní nebo u Finanční správy.

Kdo podniká v západních Čechách a chce mít evidenci karetních plateb pod pravidelnou kontrolou, může využít služby pod heslem účetnictví Karlovy Vary.

Nejlepší archiv karetních účtenek vzniká přímo u pokladny. Zvykněte si na tři pohyby: říct si o doklad, vyfotit ho a večer ho uložit. Zbytek pak zvládne měsíční párování s výpisem za pár minut.

Zjistit možnosti účetnictví v Karlovarském kraji