Jak poznat neúplný daňový doklad a co s ním udělat
Doklad může na první pohled vypadat v pořádku, a přesto mu něco podstatného chybí: datum, identifikace dodavatele, popis toho, co jste koupili, nebo u plátců DPH údaje potřebné pro odpočet. Neúplný doklad se v evidenci chová jako slabý článek. Při běžném zpracování projde, při kontrole ho ale úřad nemusí uznat. Ukážeme, jak takový doklad poznat a co s ním udělat.
Co by měl doklad k výdaji obsahovat
Aby doklad spolehlivě prokázal výdaj, měly by z něj být zřejmé tyto údaje:
- kdo doklad vystavil, tedy jméno nebo název dodavatele a jeho identifikační údaje;
- pro koho je vystaven, u faktur vaše jméno a IČ;
- číslo dokladu, podle kterého jde jednoznačně dohledat;
- co bylo předmětem nákupu, s dostatečně konkrétním popisem;
- datum vystavení a u plátců i datum uskutečnění plnění;
- cena a způsob úhrady.
Doklady pro plátce DPH
Pokud jste plátce a chcete uplatnit odpočet daně, nestačí, aby doklad prokázal výdaj. Musí jít o daňový doklad s náležitostmi podle zákona o DPH, mezi které patří i DIČ obou stran, základ daně, sazba a výše daně. Zjednodušený daňový doklad, typicky účtenka z obchodu, lze použít jen u plnění do hodnoty stanovené zákonem a obsahuje užší rozsah údajů. Přesný výčet náležitostí najdete na webu Finanční správy nebo vám ho potvrdí účetní.
Neúplný, nebo chybný?
Je rozdíl mezi dokladem neúplným a chybným. Neúplnému něco chybí, chybný obsahuje nesprávný údaj, například špatnou částku, sazbu nebo jiného odběratele. Postup bývá podobný, chybný doklad ale obvykle vyžaduje opravný doklad od dodavatele, zatímco u neúplného často postačí, když dodavatel vystaví doklad znovu se všemi údaji.
Typické případy z praxe
Účtenka bez dodavatele. Kosmetička koupí v malém obchodě materiál a dostane účtenku, na které je jen částka a datum. Chybí, kdo ji vydal a co se kupovalo. Taková účtenka sama o sobě výdaj prokáže jen obtížně.
Faktura na jiné jméno. Řemeslník objedná materiál přes zákaznický účet své manželky a faktura přijde na ni. Platba proběhla z podnikatelského účtu, ale doklad je vystaven na jinou osobu.
Obecný popis plnění. Konzultant dostane fakturu za „služby“ bez dalšího upřesnění. Při kontrole bude muset vysvětlovat, o jaké služby šlo a proč souvisejí s jeho podnikáním.
Chybějící datum plnění. Plátce DPH obdrží fakturu bez data uskutečnění plnění a neví, do kterého období odpočet zařadit.
Faktura ze zahraničí bez vašich údajů. IT specialista si stáhne fakturu od zahraničního poskytovatele cloudových služeb a zjistí, že na ní chybí jeho IČ i adresa, protože je nikdy nevyplnil v zákaznickém účtu. Zahraniční doklady se řídí pravidly svého státu, ale i z nich by mělo být patrné, kdo, komu, co a kdy dodal. Doplňte firemní údaje do účtu a nechte si fakturu vystavit znovu.
Potvrzení objednávky místo faktury. E-mail s poděkováním za nákup nebo souhrn objednávky z e-shopu nejsou daňovým dokladem. Ten e-shop vystaví až po zaplacení nebo odeslání zboží, obvykle jako přílohu dalšího e-mailu nebo v zákaznickém účtu.
Co s neúplným dokladem udělat
- Zjistěte, který údaj chybí a zda je pro váš případ podstatný.
- Kontaktujte dodavatele a požádejte o opravený nebo nový doklad. U faktur jde o běžnou věc, kterou většina dodavatelů vyřídí rychle.
- Pokud dodavatel vystaví opravu, uložte si původní i opravený doklad a poznamenejte, který z nich platí.
- Když opravu získat nejde, shromážděte další důkazy: výpis z účtu, objednávku, e-mailovou komunikaci, dodací list nebo fotografii zboží.
- Sepište k dokladu krátký interní záznam, co bylo koupeno, proč a pro jakou zakázku.
- Pokud jde o doklad k odpočtu DPH, informujte účetní, aby s odpočtem počkala na opravu.
- Do dokladu sami nic nedopisujte ani nepřepisujte; doplňující informace patří na samostatný list nebo do poznámky v evidenci.
Náhradní důkazy nezaručují, že úřad výdaj uzná, ale výrazně posilují vaši pozici. U odpočtu DPH jsou pravidla přísnější a bez řádného daňového dokladu se odpočet zpravidla uplatnit nedá.
Jak neúplným dokladům předcházet
Nejjednodušší ochranou je zkontrolovat doklad ve chvíli, kdy ho přebíráte. Podívejte se na hlavičku, na své údaje a na popis. Pokud něco chybí, řekněte si o opravu hned u pokladny nebo odpovědí na e-mail s fakturou. Vyplatí se zařadit tuto kontrolu do pravidelné rutiny, kterou popisuje článek o tom, co u faktur a dokladů kontrolovat každý měsíc.
Pomáhá také rychlé předávání dokladů účetní. Když účetní dostane doklad během pár dní, upozorní na chybějící údaj včas a dodavatel ho ještě ochotně opraví. Bezpečné způsoby, jak doklady posílat elektronicky, shrnuje článek o online nástrojích pro předávání dokladů.
Pokud podnikáte v Mariánských Lázních nebo okolí a chcete mít jistotu, že doklady v evidenci obstojí, můžete jejich kontrolu svěřit službě účetnictví Mariánské Lázně. Naše rada zní: neúplný doklad řešte do týdne od jeho přijetí. Po roce už bývá oprava složitá a někdy i nemožná, protože dodavatel mezitím ukončil činnost nebo si na obchod nevzpomene.