← zpět na články

Kdy se vyplatí oddělený podnikatelský účet

Na začátku podnikání používá živnostník často svůj osobní účet: přijdou na něj první faktury a odejde z něj nájem bytu i nákup materiálu. Dokud jde o pár plateb měsíčně, nikomu to nevadí. S růstem podnikání se ale z výpisu stává směs rohlíků, dovolené a odběratelů a pro účetní i pro vás je stále těžší v něm něco najít. Kdy tedy dává smysl založit samostatný účet jen pro podnikání?

Povinnost, nebo dobrá praxe?

Běžná OSVČ, která není plátcem DPH, oddělený účet ze zákona mít nemusí. Jinak je tomu u plátců DPH: účty používané k podnikání musí mít zveřejněné v registru plátců a platba na nezveřejněný účet může za určitých podmínek znamenat, že odběratel ručí za daň. Svá pravidla mají i banky. Některé v obchodních podmínkách používání osobního účtu k podnikání nepovolují nebo pro něj nabízejí zvláštní tarif, proto si podmínky své banky přečtěte.

I bez povinnosti je oddělení většinou rozumné. Výpis pak sám o sobě funguje jako přehled podnikání a účetní nemusí každou platbu konzultovat.

Má to i finanční rozměr. Účetní, která musí ve smíšeném výpisu oddělovat soukromé platby od podnikatelských, na tom stráví čas, a ten se dříve či později promítne do ceny jejích služeb. Oddělený účet tak často ušetří víc, než kolik stojí jeho vedení.

Signály, že je čas účet oddělit

• Účetní se vás pravidelně ptá, co znamenají jednotlivé platby.
• Jednou kartou platíte nákupy pro rodinu i pro podnikání a pak je pracně dohledáváte.
• Přibývá odběratelů a jejich platby se ve výpisu ztrácejí.
• Uvažujete o registraci k DPH nebo se blížíte k obratu, kdy se vás začne týkat.
• Chcete vědět, kolik vám podnikání skutečně vydělává, a ne jen odhadovat podle zůstatku.
• Žádáte o úvěr nebo leasing a banka chce vidět historii podnikatelských tržeb.

Pokud se vás týkají dva a více bodů, oddělení se pravděpodobně vyplatí. Poplatky za vedení účtu, který slouží podnikání, jsou navíc u skutečných výdajů zpravidla daňově uznatelným nákladem.

Jak účet oddělit bez zmatku

1. Založte nový účet a pojmenujte ho v bankovnictví jednoznačně, třeba „podnikání“, aby se nepletl.
2. Nové číslo uveďte na fakturách, v e-shopu, na webu a pošlete ho stálým odběratelům.
3. Převeďte na nový účet trvalé platby související s podnikáním, jako je nájem provozovny, telefon nebo předplatné softwaru.
4. Pokud jste plátce DPH, nechte nový účet zveřejnit v registru plátců.
5. Ověřte, zda nový účet nemusíte oznámit finančnímu úřadu jako změnu registračních údajů; u podnikatelů to bývá potřeba.
6. Starý účet nechte jako osobní a převody mezi oběma účty dělejte s jasnou poznámkou, například „výběr pro osobní potřebu“.

Převod z podnikatelského účtu na osobní není výdaj a vklad z osobního na podnikatelský není příjem. Jde jen o přesun vašich vlastních peněz, který by se ale měl dát ve výpisu snadno rozpoznat.

Podle čeho účet vybírat

Nejlevnější účet nemusí být nejvýhodnější. Pro živnostníka je důležité, jak dobře účet zapadne do jeho evidence a spolupráce s účetní. Při porovnávání nabídek se zaměřte na tyto otázky:

• Kolik stojí vedení účtu a jednotlivé transakce při počtu plateb, který skutečně máte?
• Jde výpis exportovat ve formátu, který načte účetní program, případně ho posílat účetní automaticky?
• Může účetní dostat přístup jen pro čtení, aniž by znala vaše přihlašovací údaje?
• Potřebujete platby v cizí měně nebo samostatný měnový účet pro zahraniční klienty?
• Jak snadno se k účtu připojí platební terminál nebo platební brána e-shopu?

Pokud si nejste jistí, zeptejte se účetní, s jakými výpisy se jí pracuje nejlépe. Ušetříte čas oběma.

Hotovost, karty a platby na špatný účet

I se dvěma účty se stane, že klient zaplatí na starý účet nebo že v obchodě sáhnete po nesprávné kartě. Nic se neděje, pokud to vyrovnáte převodem s poznámkou a doklad uložíte k ostatním. Účetní potřebuje vědět, že šlo o podnikatelskou transakci, a mít k ní doklad. Proč na pravidelném dodávání výpisů tolik záleží, vysvětluje článek o tom, proč účetní potřebuje bankovní výpisy pravidelně.

Samostatnou kapitolou je hotovost. Kadeřnice nebo prodejce na farmářských trzích dostává peníze do pokladny a na účet je ukládá po dávkách. Vklad hotovosti na účet není nový příjem, jen přesun peněz, bez záznamu o tržbách se to ale špatně vysvětluje. Jak na to, rozebírá článek o tom, jak ukládat doklady k hotovostním platbám.

Modelová situace: truhlář s dílnou za domem roky používal jeden účet. Když si účetní na konci roku vyžádala vysvětlení k desítkám plateb, strávil nad výpisy celý víkend. Od ledna má dva účty, ke každé platbě kartou fotí účtenku a vysvětlování odpadlo.

Doporučení: pokud podnikáte víc než jen příležitostně, oddělený účet si založte, nejlépe od začátku kalendářního roku, kdy se změna v evidenci zachytí nejsnáz. Kdo si chce nastavení probrat s účetní osobně, najde v regionu například účetnictví Mariánské Lázně. Oddělený účet nevyřeší všechno, ale přehled o penězích podnikání výrazně zjednoduší.

Zjistit možnosti účetnictví v Karlovarském kraji