← zpět na články

Hotovostní platby v podnikání a jak k nim ukládat doklady

Hotovost z podnikání nezmizela. Řemeslník dostane zaplaceno po dokončení práce na místě, prodejce na trhu přijímá bankovky, ubytovatel vybírá doplatek při příjezdu hostů. Platba v hotovosti ale nezanechává stopu na bankovním výpisu, takže jediným důkazem, že se uskutečnila, je doklad. O to pečlivěji je potřeba s ním zacházet.

Kde se hotovost v podnikání objevuje

Na příjmové straně jde typicky o platby od drobných zákazníků, kteří nechtějí nebo nemohou platit převodem. Na výdajové straně o nákupy materiálu v obchodě, pohonné hmoty, parkovné nebo drobné opravy. Kromě toho vznikají pohyby mezi pokladnou a bankou: vklad hotovosti na účet, výběr z bankomatu na nákup materiálu nebo přesun peněz mezi podnikáním a domácností. Právě tyto přesuny bývají v evidenci nejméně přehledné, přitom nejsou příjmem ani výdajem, jen mění místo, kde peníze leží.

Modelová situace: stánek na sezónních trzích

Prodejce medu a domácích výrobků jezdí o víkendech na trhy. Za den přijme desítky drobných plateb a vystavovat ke každé z nich ručně psaný doklad by ho zdržovalo. Řešením je pokladní aplikace v telefonu nebo blok s průpisem a večerní souhrn tržeb za den. Stánkový poplatek a pohonné hmoty platí také v hotovosti, takže k nim potřebuje účtenky. Na konci víkendu vloží tržbu na účet a vklad doloží potvrzením z banky. Celý víkend tak má v evidenci jasnou stopu: souhrn tržeb, výdajové doklady a vklad.

Příjmový a výdajový pokladní doklad

Když od zákazníka převezmete hotovost, vystavte mu doklad o zaplacení. Může jít o fakturu s poznámkou, že byla uhrazena v hotovosti, nebo o samostatný příjmový pokladní doklad. Kopii si ponechte. Z dokladu by mělo být patrné, kdo platil, za co, kolik, kdy a kdo peníze převzal. Pokud doklady vypisujete ručně, používejte bloky s předtištěným číslováním a průpisem, ať je řada souvislá a kopie nechybí.

Při placení v hotovosti si naopak vyžádejte doklad od prodejce. U běžných nákupů v obchodě stačí pokladní účtenka, pokud obsahuje údaje, ze kterých je zřejmé, kdo ji vydal, co jste koupili a za kolik. Když účtenka chybí, například u drobné služby od jiného živnostníka, požádejte ho o vystavení dokladu na místě. Interní výdajový doklad, který si napíšete sami, je až nouzové řešení a jeho průkaznost je slabší.

Pokladní kniha jako přehled o hotovosti

Pokladní kniha je chronologický seznam všech hotovostních příjmů a výdajů s průběžným zůstatkem. Daňová evidence pro ni nepředepisuje pevnou podobu, ale bez ní se těžko prokazuje, že stav hotovosti odpovídá dokladům. Stačí jednoduchá tabulka nebo modul v evidenčním programu se sloupci pro datum, číslo dokladu, popis, příjem, výdaj a zůstatek.

Důležité je, aby zůstatek nikdy nebyl záporný. Záporná pokladna znamená, že jste podle evidence zaplatili víc peněz, než jste měli, a to je jasný signál chybějícího dokladu nebo nezapsaného vkladu. Pokud do pokladny vkládáte vlastní peníze, zapište vklad stejně pečlivě jako tržbu. Jak hotovost, karty a účtenky uhlídat v provozu, kde se platí po každém zákazníkovi, popisuje článek o kadeřnici a kosmetičce na živnost.

Častou otázkou je, jak zapsat peníze, které si z pokladny vezmete pro sebe. U živnostníka nejde o výdaj podnikání, ale o osobní spotřebu, kterou si podnikatel bere ze svého. V pokladní knize ji zapište jako výběr s poznámkou, aby zůstatek odpovídal skutečnosti a nikdo ji při kontrole nezaměnil za neprokázaný výdaj.

Zákonné omezení hotovostních plateb

Platby v hotovosti nad zákonem stanovenou hranici nejsou povolené a povinnost platit bezhotovostně se týká obou stran obchodu. Do hranice se počítají i platby rozdělené na několik částí, pokud spolu souvisejí, například splátky za jednu zakázku. Pokud prodáváte dražší zboží nebo přijímáte zálohy na větší zakázky, ověřte si aktuální limit u Finanční správy a nastavte platební podmínky tak, aby vyšší částky šly převodem. Pozor také na vratky: když zákazníkovi vracíte peníze za reklamované zboží v hotovosti, vystavte výdajový doklad a nechte si převzetí peněz potvrdit podpisem.

Ukládání a archivace hotovostních dokladů

• Každý hotovostní doklad ihned po převzetí naskenujte nebo vyfoťte, termocitlivé účtenky blednou.
• Příjmové a výdajové pokladní doklady číslujte vlastní řadou, oddělenou od faktur.
• Vklady na účet a výběry z bankomatu dokládejte potvrzením z banky a zapisujte je do pokladní knihy.
• Jednou týdně porovnejte fyzickou hotovost se zůstatkem v evidenci.
• Originály ukládejte po měsících do jedné obálky nebo šanonu, digitální kopie do složky se stejnou strukturou.

Jak dlouho doklady uchovávat a jak je třídit, aby se daly rychle dohledat, rozebírá článek o tom, jak archivovat doklady a neztratit přehled.

Čím větší část plateb jde přes banku, tím méně dokladů musíte hlídat ručně. Hotovost proto vkládejte na účet pravidelně a podnikatelské výdaje plaťte kartou k oddělenému podnikatelskému účtu. Výpis pak sám poslouží jako druhá kontrola. Pokud máte hotovostních příjmů hodně, třeba v obchodě nebo na stánku během turistické sezóny na Chebsku, vyplatí se nechat si evidenci pokladny nastavit odborně, například v rámci služby účetnictví Cheb. A jedna rada na konec: hotovost zapisujte ve stejný den, kdy ji přijmete nebo vydáte. Paměť je ta nejhorší pokladní kniha.

Zjistit možnosti účetnictví v Karlovarském kraji