Dobropisy a storna faktur v evidenci OSVČ
Faktura odešla se špatnou částkou, zákazník vrátil část zboží nebo se po reklamaci dohodla sleva. V každé z těchto situací je potřeba původní doklad nějak opravit, a právě tady se v evidenci OSVČ dělá řada chyb: faktury mizí z číselné řady, přepisují se zpětně nebo se oprava vůbec nezaznamená. Vysvětlíme, kdy stačí storno, kdy je na místě dobropis a jak obojí správně uložit.
Storno, nebo dobropis?
Oba pojmy se v praxi zaměňují, ale popisují odlišné situace. Rozhodující je, zda faktura už „žije“, tedy zda ji zákazník dostal a pracuje s ní.
Kdy obvykle stačí storno
Storno se hodí tam, kde jste chybu odhalili dřív, než faktura začala mít následky. Například jste ji vystavili omylem dvakrát, nebo jste si při kontrole všimli překlepu v názvu odběratele ještě před odesláním. Faktura se v takovém případě nemaže, ale označí jako stornovaná a zůstane uložená. Následně vystavíte novou, správnou fakturu s dalším číslem.
Modelová situace: fotografka vystaví fakturu za svatební focení a při kontrole před odesláním zjistí, že zapomněla započítat dohodnutý příplatek za album. Fakturu nikomu neposlala, takže ji stornuje, ponechá v řadě a klientce odešle novou. Kdyby klientka původní fakturu už měla a třeba ji i zaplatila, bylo by potřeba řešit opravu dalším dokladem.
Kdy je na místě dobropis
Dobropis, u plátců DPH formálně opravný daňový doklad, se vystavuje, když faktura už byla doručena a později se změní výše plnění. Typické důvody:
- zákazník vrátil zboží nebo jeho část;
- po reklamaci se strany dohodly na slevě;
- dodatečně se uplatnila dohodnutá množstevní sleva nebo bonus;
- faktura obsahovala vyšší cenu, než jaká byla sjednána.
Opačnou situaci, kdy se cena dodatečně zvyšuje, řeší doklad, kterému se v praxi říká vrubopis. Postup je obdobný, jen s opačným znaménkem.
Hranice mezi stornem a opravným dokladem není vždy ostrá, zvlášť u plátců DPH, kde pravidla určují i to, kdy a jak se oprava promítne do přiznání. Pokud si nejste jistí, který postup zvolit, poraďte se s účetní dřív, než cokoli odešlete.
Co by měl opravný doklad obsahovat
U plátců DPH stanoví povinné náležitosti opravného daňového dokladu zákon a jejich aktuální výčet najdete na webu Finanční správy, případně vám ho připomene účetní. Neplátce takto přísná pravidla nemá, ale i jemu se vyplatí, aby dobropis byl srozumitelný sám o sobě. Prakticky by na něm nemělo chybět:
- vlastní číslo dobropisu z číselné řady, kterou pro opravné doklady používáte;
- číslo původní faktury, které se oprava týká;
- identifikace dodavatele i odběratele shodná s původní fakturou;
- důvod opravy popsaný konkrétně, například „vrácení dvou kusů zboží z objednávky“, ne jen „oprava“;
- rozdíl oproti původní částce a datum vystavení.
K dobropisu přiložte i podklad, ze kterého oprava vychází: e-mail se žádostí o vrácení, reklamační protokol nebo dohodu o slevě. Bez něj dobropis za rok nebude nikdo umět vysvětlit.
Číselná řada nesmí mít díry
Nejčastější chybou je stornovanou fakturu prostě smazat z fakturačního programu a číslo použít znovu. Při kontrole pak v řadě chybí číslo nebo se objeví dvě různé faktury se stejným číslem, a to vyvolává otázky. Správný postup je opačný:
- Původní fakturu nikdy neodstraňujte ani nepřepisujte.
- Stornovanou fakturu ponechte v řadě a viditelně ji označte.
- Novou fakturu vystavte pod dalším volným číslem.
- Dobropisy číslujte ve vlastní řadě nebo podle pravidla, na kterém se dohodnete s účetní, ale vždy vzestupně a bez mezer.
- Účetní předejte všechno: původní fakturu, storno i dobropis.
Pravidelná měsíční kontrola vydaných faktur takové chyby odhalí včas. Jak ji pojmout, popisuje článek Faktury a doklady: co kontrolovat každý měsíc.
Dopad na daňovou evidenci a dobropisy od dodavatelů
V daňové evidenci se příjmy a výdaje zapisují podle skutečných plateb. Pokud zákazníkovi vracíte peníze na základě dobropisu, sníží se vaše příjmy v okamžiku, kdy peníze skutečně odejdou. Pokud se dobropis nevyplácí, ale započte proti další faktuře, sepište o tom zápočet, aby bylo zřejmé, kam se částka poděla. Zvlášť pozor na situace, kdy původní faktura spadá do jednoho roku a dobropis s vrácením peněz do dalšího. Jak je zachytit, proberte s účetní.
Stejná logika platí obráceně. Když vám dodavatel vystaví dobropis, například za vrácený materiál, uložte ho k původní přijaté faktuře a zkontrolujte, zda peníze skutečně přišly zpět na účet. Řemeslník, který během zakázky vrací nevyužitý materiál do velkoobchodu, by si měl ke každé zakázce vést, co koupil, co vrátil a jaký dobropis k tomu dostal.
Specifickou kapitolou jsou zálohy. Když zákazník zaplatí zálohu a nakonec od objednávky ustoupí, je potřeba vyřešit vrácení zálohy i doklady k ní. Podrobnosti najdete v článku OSVČ a zálohové faktury.
Pokud podnikáte v západních Čechách a chcete mít opravné doklady pod odborným dohledem, obraťte se třeba na účetnictví Karlovy Vary.
Zapamatujte si jedno pravidlo: doklad, který jednou opustil váš fakturační program, se neopravuje přepsáním, ale dalším dokladem. Kdo se ho drží, má evidenci, ve které se vyzná on sám, jeho účetní i případný kontrolor.