OSVČ a zálohové faktury: jak je správně předávat účetní
Truhlář chce před zahájením výroby kuchyně zaplatit materiál, webdesignér si nechává uhradit část ceny před spuštěním projektu a majitel penzionu požaduje zálohu na pobyt. Zálohová faktura je v takových situacích praktický nástroj, jen se s ní v evidenci často zachází špatně. Účetní pak dostává zálohové faktury pomíchané s ostrými, bez vazby na platby a bez konečného vyúčtování. Tento článek ukazuje, jak doklady k zálohám řadit a co účetní posílat.
Zálohová faktura je jen výzva k platbě
Nejčastější omyl spočívá v tom, že zálohová faktura je považována za běžnou fakturu. Ve skutečnosti jde jen o výzvu k zaplacení. Nevzniká z ní daňová povinnost ani nárok na odpočet a sama o sobě nedokládá příjem ani výdaj. V daňové evidenci se příjem projeví až ve chvíli, kdy záloha skutečně přijde na účet nebo do pokladny.
U plátců DPH se k tomu přidává další krok. Přijetím zálohy obvykle vzniká povinnost přiznat daň, a proto se k přijaté platbě vystavuje daňový doklad. Konečná faktura pak zálohu odečte a daň dopočítá jen z rozdílu. Kdo se teprve chystá stát plátcem, měl by tuto logiku znát dřív, než první zálohu přijme. Kdy registrace přichází, shrnuje článek kdy se OSVČ stává plátcem DPH.
Řetězec dokladů u jedné zakázky
Ke každé zakázce se zálohou by měl v evidenci vzniknout uzavřený řetězec. Pokud některý článek chybí, účetní ho bude hledat:
- Zálohová faktura s variabilním symbolem, který se bude dál opakovat.
- Platba na účet nebo příjmový doklad v hotovosti.
- Daňový doklad k přijaté platbě, pokud jste plátcem DPH.
- Konečná faktura, na které je záloha výslovně odečtena a uveden zbývající doplatek.
- Doplatek a jeho spárování s konečnou fakturou.
U neplátců DPH krok s daňovým dokladem k platbě odpadá, ale konečná faktura se zúčtováním zálohy je stejně důležitá. Bez ní není z evidence zřejmé, zda záloha byla celou cenou, nebo jen její částí.
Modelový příklad: truhlář jako plátce DPH vystaví zákazníkovi zálohovou fakturu na materiál ke kuchyni. Zákazník zaplatí, truhlář vystaví daňový doklad k přijaté platbě a po několika týdnech, když je kuchyně namontovaná, vystaví konečnou fakturu se zúčtovanou zálohou. Účetní tak dostane v jednom měsíci zálohovou fakturu a daňový doklad a v dalším konečnou fakturu. Pokud na všech třech najde stejný variabilní symbol, propojí je okamžitě. Bez něj musí pátrat podle částek a jmen zákazníků.
Zálohové faktury od dodavatelů
Stejný problém existuje i obráceně. Když vy platíte zálohu dodavateli, například za objednané stroje nebo za ubytování na veletrhu, máte v ruce jen zálohovou fakturu. Jako doklad pro výdaj je slabá, a pokud jste plátcem, nárok na odpočet daně z ní neuplatníte. Po zaplacení si proto od dodavatele vyžádejte daňový doklad k platbě nebo konečnou fakturu.
Nejčastěji se stává, že dodavatel konečnou fakturu nepošle vůbec. Veďte si proto krátký seznam zaplacených záloh, ke kterým ještě nemáte vyúčtování, a jednou za měsíc ho projděte. Čím déle čekáte, tím hůř se doklad shání. U pravidelných dodávek se vyplatí domluvit s dodavatelem, že vyúčtování bude posílat automaticky po každé platbě.
Jak balíček pro účetní poskládat
- Zálohové faktury posílejte v samostatné složce nebo je v názvu souboru jasně označte jako zálohové.
- Ke každé uveďte, zda už byla zaplacena, a pokud ano, kdy.
- Konečné faktury posílejte spolu s odkazem na zálohu, kterou zúčtovávají.
- Přidejte seznam zálohových faktur vystavených, ale dosud nezaplacených, aby účetní věděla, co ještě může přijít.
- Používejte stejný variabilní symbol od zálohy až po doplatek.
Když zakázka padne
Pokud zákazník zálohu nezaplatí a zakázka se nekoná, zálohovou fakturu stačí stornovat, daňové dopady nevznikají. Složitější je, když už záloha přišla a vy ji vracíte. Vrácení je potřeba doložit a plátce DPH navíc musí opravit daň, kterou z přijaté zálohy přiznal. Jak se opravné doklady vystavují, popisuje článek dobropisy a storna faktur v evidenci OSVČ.
Častou situací je také záloha, kterou si ponecháte jako storno poplatek, například u zrušeného pobytu. Jak s ním naložit z pohledu daně z příjmů i DPH, záleží na okolnostech a na smluvních podmínkách, ze kterých poplatek vyplývá, a proto je dobré, aby je účetní měla k dispozici.
Pokud vás zajímá, jak podobné situace řeší jiní podnikatelé, obecné odpovědi najdete tam, kde je shromažďuje účetní poradna Ucetio.cz. Kdo podniká na Ostrovsku a chce mít zálohy i jejich vyúčtování ohlídané průběžně, může se obrátit na účetnictví Ostrov.
V praxi se osvědčuje brát každou zálohu jako začátek příběhu, který musí mít konec v podobě konečné faktury. Jednotný variabilní symbol a měsíční kontrola nevyúčtovaných záloh vám i účetní ušetří většinu dohledávání.