Daňový kalendář OSVČ: jak si nastavit připomínky
Většina pokut a penále, které živnostníci platí, nevzniká z neznalosti, ale z prostého zapomenutí. Termín proklouzne mezi zakázkami, dovolenou a nemocí dítěte. Vlastní daňový kalendář s dobře nastavenými připomínkami je nejlevnější pojistka proti takovým chybám. Tento článek ukazuje, co do něj zapsat a jak ho nastavit, aby skutečně fungoval.
Které povinnosti do kalendáře patří
Každá OSVČ má trochu jiný soubor povinností podle toho, zda je plátcem DPH, zda platí zálohy na daň, má auto v podnikání nebo zaměstnance. Pomůže rozdělit je do tří skupin.
Roční povinnosti
- podání přiznání k dani z příjmů a zaplacení případného doplatku;
- podání přehledu o příjmech a výdajích ČSSZ a zdravotní pojišťovně;
- přiznání k dani z nemovitých věcí, pokud máte nemovitost nebo došlo ke změně;
- silniční daň, pokud se vás týká;
- u paušální daně oznámení o vstupu do režimu nebo o jeho ukončení.
Pravidelné měsíční nebo čtvrtletní povinnosti
- zálohy na sociální a zdravotní pojištění, případně platba paušální daně;
- zálohy na daň z příjmů, pokud vám vyplývají z poslední známé daňové povinnosti;
- u plátců DPH přiznání k DPH, kontrolní hlášení a případně souhrnné hlášení;
- u zaměstnavatelů odvody a hlášení za zaměstnance.
Vlastní provozní termíny
Sem patří věci, které zákon nehlídá, ale vy ano: den předání dokladů účetní, kontrola neuhrazených faktur, stažení faktur z uživatelských účtů dodavatelů. Bez nich se povinné termíny plní hůř.
Konkrétní data se mohou měnit a některá se posouvají podle toho, zda podáváte sami, nebo přes daňového poradce. Proto je na začátku každého roku ověřte na webu Finanční správy, ČSSZ a své zdravotní pojišťovny nebo je nechte potvrdit účetní.
Připomínka není termín: pravidlo dvou upozornění
Nejčastější chyba je nastavit upozornění přesně na den splatnosti. V ten den už není čas sehnat chybějící doklad, počkat na odpověď účetní nebo převést peníze z jiného účtu. Proto funguje pravidlo dvou upozornění:
- první upozornění s předstihem, kdy je ještě čas na přípravu – u ročních povinností klidně několik týdnů, u měsíčních několik dní;
- druhé upozornění těsně před termínem, které slouží jako kontrola, že je hotovo.
Do textu připomínky zapište i to, co máte udělat, ne jen název povinnosti. Místo „DPH“ raději „poslat účetní doklady za minulý měsíc a zkontrolovat peníze na účtu na DPH“. Takové upozornění se nedá odkliknout bez přemýšlení.
Kalendář hlídá čas, ale ne peníze. Ubytovatel, kterému většina tržeb přijde v létě, platí zálohy na pojistné i v zimě, kdy je penzion prázdný. Vyplatí se proto k připomínkám přidat ještě jednu: pravidelný převod části každé přijaté platby na samostatný účet určený pro daně a odvody. Když pak přijde termín, peníze jsou připravené a nemusíte je hledat v provozních penězích.
Nastavení kalendáře krok za krokem
- Sepište si všechny povinnosti, které se vás týkají, ideálně s účetní. Na jedné stránce budete mít celý rok.
- Do digitálního kalendáře v telefonu založte samostatný kalendář jen pro daně a odvody, aby se nemíchal s rodinnými akcemi.
- Opakující se platby zadejte jako opakované události. Kde to jde, nastavte v bance trvalý příkaz, ale připomínku si nechte i tak – výše záloh se mění.
- K jednorázovým ročním termínům přidejte první upozornění s dostatečným předstihem a druhé těsně před termínem.
- Zapněte si upozornění na nové zprávy v datové schránce. Výzvy a rozhodnutí úřadů mají často vlastní lhůty, které běží bez ohledu na to, zda zprávu otevřete.
- Sdílejte kalendář s účetní nebo s partnerem, který vám pomáhá. Dva páry očí zachytí víc.
U záloh na pojistné platí, že se jejich výše po podání přehledů mění. Kdo si nepohlídá novou částku, platí dál starou a vzniká mu nedoplatek. Proč je dobré mít zálohy pod kontrolou, vysvětluje článek Zálohy OSVČ: proč je hlídat včas.
Kdy kalendář přepsat
Kalendář nastavený jednou provždy časem zastará. Revizi si zaplánujte při každé z těchto událostí:
- začátek nového roku, kdy se mění pravidla, lhůty nebo výše minimálních záloh;
- registrace k DPH nebo vstup do režimu identifikované osoby;
- přechod mezi paušálními výdaji, skutečnými výdaji a paušální daní;
- pořízení auta do podnikání, nákup nemovitosti nebo přijetí prvního zaměstnance;
- přerušení živnosti, například kvůli mateřské nebo dlouhodobé nemoci.
Největší proměnu kalendáře přináší registrace k DPH. Z několika ročních termínů se stane pravidelný měsíční nebo čtvrtletní rytmus s přiznáním a kontrolním hlášením. Kdy k ní dochází, rozebírá text Kdy se OSVČ stává plátcem DPH.
Pokud podnikáte na Sokolovsku a chcete, aby termíny hlídal i někdo jiný než vy, může pomoci účetnictví Sokolov. Odpovědnost za podání a zaplacení ale zůstává na vás, takže vlastní připomínky se vyplatí mít i při spolupráci s účetní.
Věnujte nastavení kalendáře jedno klidné odpoledne na začátku roku a při každé větší změně v podnikání ho upravte. Malý systém upozornění vás ochrání před sankcemi i před stresem z posledních chvil.