← zpět na články

Dary, reprezentace a občerstvení: co OSVČ často plete

Lahev vína pro stálého klienta, káva pro zákaznici v salonu, příspěvek místnímu fotbalovému klubu nebo oběd s dodavatelem. Všechny tyto výdaje mají něco společného s podnikáním, ale daňově se posuzují úplně jinak. Právě tady živnostníci nejčastěji předávají účetní účtenky s očekáváním, které se pak nenaplní. Pojďme si jednotlivé situace rozplést.

Reprezentace: pohoštění a dárky pro obchodní partnery

Za reprezentaci se obvykle považuje všechno, čím podnikatel vytváří dobrý dojem u obchodních partnerů: pohoštění při jednání, společná večeře, vánoční dárkový koš nebo vstupenky na koncert pro klienta. I když jde o výdaje, které podnikání skutečně pomáhají udržovat vztahy, daňový základ obecně nesnižují.

To neznamená, že účtenku máte zahodit. Do evidence ji zapište jako výdaj, který základ daně neovlivňuje. Účetní tak vidí úplný obraz peněz, které odešly z podnikání, a vy máte přehled, kolik vás reprezentace stojí. Plátci DPH by navíc měli počítat s tím, že u reprezentace obecně nelze uplatnit ani odpočet daně na vstupu.

Modelová situace: IT konzultant pozve zákazníka na oběd, aby probrali nový projekt. Jednání je čistě pracovní a bez oběda by se nekonalo jinde, přesto jde o pohoštění obchodního partnera. Z pohledu daní je to reprezentace, ne náklad na zakázku.

I u výdajů, které základ daně nesnižují, se vyplatí připsat si na účtenku, s kým a proč jste se sešli. Pokud jste platili z podnikatelského účtu, poznámka vysvětlí, proč peníze z podnikání odešly, a účetní ji nezařadí omylem jinam. A po roce sami uvidíte, které vztahy vám pohoštění skutečně vrátily a kde šlo spíš o zvyk.

Reklamní předmět není totéž co dárek

Hranice mezi dárkem a reklamou vede přes to, co předmět nese a jakou má hodnotu. Drobné předměty s vaším logem nebo názvem firmy, jako jsou propisky, hrnky, kalendáře či tašky, mohou být uznatelným výdajem na reklamu. Podmínkou bývá, že nepřesáhnou zákonem stanovenou hodnotu za kus a nejde o zboží, ze kterého se platí spotřební daň, typicky o alkohol nebo tabák. Aktuální podmínky si ověřte u účetní, protože se mohou změnit.

Láhev vína s nalepenou visačkou s logem tedy reklamním předmětem obvykle nebude. Krabice bonbonů bez jakéhokoli označení také ne. Pokud chcete dávat klientům něco, co se do výdajů počítá, plánujte reklamní předměty předem a nechte je opatřit vaším označením. Další pravidla pro dokládání propagace najdete v článku reklama a marketing u OSVČ: jak dokládat výdaje.

Dar na dobrou věc patří jinam než do výdajů

Příspěvek nemocnici, útulku nebo sportovnímu oddílu dětí není výdajem podnikání, i když jde z podnikatelského účtu. Za určitých podmínek si ho ale můžete odečíst od základu daně jako odčitatelnou položku v přiznání. Rozhoduje komu dar dáváte, na jaký účel a v jaké celkové výši za rok. K uplatnění budete potřebovat potvrzení o přijetí daru nebo darovací smlouvu.

Jiná situace nastává, když sportovnímu klubu zaplatíte a klub vám na oplátku umístí reklamní banner u hřiště nebo vaše logo na dresy. Pokud za platbou stojí skutečná reklamní protislužba podložená smlouvou a fotografiemi, může jít o výdaj na reklamu. Rozdíl mezi darem a sponzoringem je tedy v tom, zda dostanete něco zpět. Zda konkrétní dohoda obstojí, posuďte s účetní ještě před platbou.

Občerstvení v provozovně, na školení a na cestách

Občerstvení je nejšedivější zóna. Několik typických situací:

• Káva pro zákazníky v provozovně. Kadeřnice nebo kosmetička nabízí klientkám kávu a vodu. Posouzení není jednoznačné a záleží na okolnostech, proto se domluvte s účetní, jak tyto nákupy evidovat.
• Občerstvení jako součást placené služby. Lektor, který pořádá celodenní kurz a v ceně kurzu je oběd pro účastníky, má k občerstvení jasnou vazbu na tržbu. Taková situace se posuzuje jinak než pohoštění partnera.
• Vlastní svačina a obědy. Jídlo, které si podnikatel kupuje během běžného pracovního dne, je soukromá spotřeba, ne výdaj podnikání.
• Jídlo na pracovní cestě. Na cestách mimo obvyklé místo podnikání se stravování řeší přes náhrady podle pravidel pro cestovní výdaje, ne přes účtenky z restaurace.

Jak správně zaznamenat cestu, aby šlo náhrady uplatnit, popisuje článek o tom, jak si OSVČ pohlídá výdaje na pracovních cestách.

Než účetní předáte účtenku za jídlo, pití nebo dárek, položte si několik otázek:

1. Pro koho byl výdaj určen: pro mě, pro zákazníka, pro obchodního partnera, nebo pro účastníky placené akce?
2. Nese dárek moje logo nebo název a jde o drobnou věc?
3. Dostal jsem za platbu nějakou protislužbu, například reklamu?
4. Mám k výdaji kromě účtenky i poznámku, s kým a proč jsem se sešel?

Odpovědi napište přímo na doklad nebo do průvodní zprávy. Účetní pak nemusí odhadovat a výdaj zařadí správně napoprvé.

Pokud podnikáte na Sokolovsku a chcete mít jistotu, že se reprezentace, reklama a dary ve vaší evidenci nepletou, může vám pomoci účetnictví Sokolov. Obecně platí: dárky a pohoštění partnerů berte jako investici do vztahů z vlastního zisku, nikoli jako způsob, jak snížit daň, a u všeho sporného se ptejte dřív, než zaplatíte.

Zjistit možnosti účetnictví v Karlovarském kraji