← zpět na články

Reklama a marketing u OSVČ: jak dokládat výdaje

Placená reklama na sociálních sítích, letáky do schránek, polep auta, stánek na veletrhu nebo spolupráce s influencerem. Marketing je pro mnoho živnostníků nezbytný a zároveň je to oblast, kde se doklady snadno podcení. Faktura od zahraniční reklamní platformy, chybějící smlouva u sponzoringu nebo reklamní dárky bez záznamu, komu putovaly, umějí při kontrole nadělat potíže. Jak tedy marketingové výdaje dokládat?

Co všechno se do marketingu počítá

Reklamní výdaje jsou široká skupina. Patří sem online reklama ve vyhledávačích a na sociálních sítích, tvorba a správa webu, grafika a fotografie, tisk letáků a vizitek, polepy vozidel a výloh, inzerce v médiích, účast na veletrzích, reklamní předměty s logem i placené spolupráce. U každé položky platí stejná otázka: souvisí s podnikáním a dá se prokázat, že reklama skutečně proběhla?

Opatrnost je na místě tam, kde se podnikání prolíná se soukromím. Propagace osobního profilu, na kterém sdílíte hlavně rodinné fotky, se jako podnikatelský výdaj obhajuje hůř než kampaň na firemní stránce. Podobně focení, které poslouží zároveň na web i do rodinného alba, je lepší rozdělit nebo si ho nechat fakturovat jen v rozsahu, který se týká podnikání.

Online reklama a faktury ze zahraničí

Velké reklamní platformy obvykle sídlí v zahraničí a fakturují elektronicky, často jednou měsíčně nebo po dosažení určité útraty. Faktury si stahujte pravidelně z účtu platformy, e-mail s potvrzením platby nestačí. Pokud kampaně platíte předem dobitím kreditu, schovejte si doklad o dobití i následné vyúčtování, ze kterého je vidět, za co se kredit spotřeboval. Zkontrolujte, že jsou na nich správné podnikatelské údaje, ideálně včetně daňového identifikačního čísla, a ne jen jméno z osobního profilu.

Pozor na DPH. Pokud nakupujete reklamu od dodavatele z jiného státu EU, můžete se stát identifikovanou osobou, i když nejste plátce DPH, a vzniká vám povinnost přiznat a zaplatit daň v Česku. Plátci zase řeší přenesení daňové povinnosti. Situaci je dobré probrat s účetní ještě před první kampaní. Podobná specifika mají i nástroje pro správu reklam a grafiku, viz článek o softwaru a licencích v nákladech.

Reklamní předměty, nebo dary?

Hrnky, propisky a tašky s logem rozdávané zákazníkům jsou reklamou, protože nesou vaši značku a mají přilákat další zakázky. Láhev vína bez loga pro stálého klienta je naopak dar nebo reprezentace, které daňovým výdajem obecně nejsou. Rozdíl se vyplatí mít podložený: objednávka s potiskem, fotografie předmětů a poznámka, kde a komu se rozdávaly, třeba na veletrhu, při otevření provozovny nebo jako přídavek k objednávkám.

Plátci DPH mají u reklamních dárků další pravidla, u kterých záleží i na hodnotě dárku. Konkrétní hranice si ověřte u účetní.

Když objednáte větší množství předmětů najednou, třeba tisíc propisek na celý rok, rozdávají se postupně. Vyplatí se mít jednoduchý záznam, kolik jich zbývá a při jakých příležitostech odešly. Kontrola se jinak může ptát, proč podnikatel s několika desítkami zákazníků potřeboval tolik reklamních dárků.

Sponzoring a placené spolupráce

Když podpoříte místní sportovní klub nebo festival, nejde automaticky o reklamu. Aby šlo o daňový výdaj, musí existovat protiplnění: logo na dresech, zmínka v programu, banner na akci. Proto je potřeba písemná smlouva o reklamě, faktura a doklad, že reklama proběhla, například fotky z akce. Bez protiplnění jde o dar, se kterým se zachází jinak.

U menších místních akcí se smlouva často podceňuje, protože „všichni se znají“. Přesto stojí za to sepsat aspoň jednostránkovou dohodu, co organizátor za peníze poskytne, a po akci si vyžádat fotografie. Za pár let si na podrobnosti nikdo nevzpomene.

U spolupráce s influencery a tvůrci obsahu platí totéž. Mějte smlouvu nebo objednávku s popisem výstupů, fakturu a snímky obrazovky publikovaných příspěvků včetně data zveřejnění. Pokud tvůrce dostane místo peněz zboží, poraďte se s účetní, jak takovou výměnu správně zachytit.

Kontrolní seznam k marketingovým výdajům

• faktura nebo daňový doklad se všemi náležitostmi a vašimi údaji;
• smlouva nebo objednávka, ze které je jasný rozsah služby;
• důkaz o realizaci: snímky kampaní, fotky polepů, vzorek letáku, report z reklamního systému;
• poznámka o souvislosti s podnikáním, pokud není zjevná;
• u zahraničních dodavatelů ověřený dopad na DPH.

Pokud faktura chybí nebo neobsahuje vše potřebné, nečekejte do konce roku a požádejte o opravu hned, dokud je dodavatel ochotný reagovat. Jak poznat, že doklad není kompletní, vysvětluje článek o neúplném daňovém dokladu.

Modelová situace: majitelka penzionu platí online kampaně, nechala si natočit krátké video a polepit dodávku. Ke každé položce ukládá fakturu a k ní snímek kampaně, odkaz na video a fotku auta. Když se účetní zeptá, k čemu výdaj sloužil, odpověď je ve stejné složce.

Doporučení: založte si pro marketing samostatnou složku a k faktuře ukládejte rovnou i důkaz o realizaci kampaně. Ušetříte si dohledávání ve chvíli, kdy se na reklamu někdo zeptá. Kdo chce marketingové výdaje a DPH u zahraničních platforem probrat osobně, může se obrátit třeba na účetnictví Mariánské Lázně.

Účetní pro marketingové agentury