← zpět na články

Software a licence v nákladech OSVČ

Grafička platí předplatné grafických programů, IT freelancer vývojářské nástroje a cloudový server, kadeřnice rezervační systém a téměř každý živnostník kancelářský balík, úložiště a antivir. Jednotlivé platby bývají malé, strhávají se kartou automaticky a faktury leží v zákaznickém účtu, kam se nikdo nedívá. Na konci roku pak účetní dostane výpis plný zahraničních plateb bez jediného dokladu. Software je přitom běžný a obvykle dobře obhajitelný výdaj, pokud se k němu přistupuje systematicky.

Předplatné, nebo licence na dobu neurčitou

Většina programů se dnes prodává formou předplatného, měsíčního nebo ročního. U OSVČ s daňovou evidencí jde zpravidla o běžný výdaj v období, kdy ho zaplatíte. Roční předplatné uhrazené v prosinci se tak obvykle projeví ve výdajích celé v roce úhrady, i když většina období spadá do roku následujícího. Pokud je částka vyšší, je dobré si způsob zachycení ověřit s účetní.

Jinak je tomu u licence koupené jednorázově na neomezenou dobu. Pokud její cena přesáhne zákonný limit pro nehmotný majetek a program budete používat dlouhodobě, nejde o výdaj jednorázový, ale o majetek, který se do nákladů dostává postupně odpisy. Levnější licence lze naopak uplatnit najednou. Software, který jste dostali spolu s novým počítačem, je součástí jeho ceny a samostatně se neeviduje.

Zvláštním případem jsou upgrady a rozšíření. Zakoupení vyšší verze nebo dalších modulů k licenci, kterou už odpisujete, může mít dopad na zůstatkovou hodnotu majetku. Takové nákupy proto účetní neposílejte bez komentáře, ale připište, k jakému programu patří.

Platební e-mail není daňový doklad

Zahraniční poskytovatelé po platbě často pošlou jen krátké potvrzení s poděkováním. Pro evidenci potřebujete skutečnou fakturu nebo účtenku, kterou najdete v sekci věnované fakturaci ve vašem zákaznickém účtu. Než začnete předplatné platit, vyplňte v účtu fakturační údaje:

• své jméno nebo obchodní firmu a adresu sídla podnikání,
• IČO, a pokud ho máte, také DIČ,
• e-mail, na který mají faktury chodit, ideálně ten, odkud je přeposíláte účetní,
• zemi, aby poskytovatel správně určil, jak naložit s daní.

Platby v cizí měně se v evidenci přepočítávají a účetní k tomu potřebuje i bankovní výpis s částkou v korunách. U aplikací kupovaných přes obchody s aplikacemi vystavuje doklad provozovatel obchodu, ne autor aplikace, a i ten je potřeba si stáhnout.

Zahraniční dodavatel a DPH

Nákup softwaru nebo cloudové služby od zahraniční firmy je z pohledu DPH nákupem služby ze zahraničí. Plátce DPH v takovém případě obvykle daň přiznává sám v režimu přenesení daňové povinnosti. Proto je důležité, aby poskytovatel znal vaše DIČ, protože podle něj rozhoduje, zda daň na fakturu připíše, nebo ji ponechá na vás. Pozornost by ale měli zbystřit i neplátci: přijetí služby od zahraničního poskytovatele může z živnostníka udělat identifikovanou osobu s povinností registrace a podávání přiznání, a to i bez překročení obratu. Podrobněji o tom píše článek identifikovaná osoba: kdy se může týkat živnostníka.

Pokud software nejen nakupujete, ale také vyvíjíte a fakturujete zahraničním klientům, přibývají další pravidla. Ta shrnuje článek IT specialista jako OSVČ: fakturace a zahraniční klienti.

Program, který používá i rodina

Rodinné předplatné kancelářského balíku, sdílené cloudové úložiště nebo antivir na všech domácích počítačích nejsou čistě podnikatelským výdajem. Do nákladů patří jen část odpovídající podnikání, a pokud ji neumíte rozumně odhadnout a zdůvodnit, je bezpečnější mít pro firmu samostatný účet. Programy pro zábavu, hry nebo streamovací služby do výdajů podnikání zpravidla nepatří, ani když je občas pustíte v provozovně.

Podobná otázka se objevuje u předplatného, které jste si pořídili ještě před zahájením podnikání. Pokud ho od určitého okamžiku používáte hlavně pro zakázky, je rozumné převést ho na podnikatelské fakturační údaje a platit ho z podnikatelského účtu. Účetní tak dostane jasný předěl, od kdy jde o výdaj podnikání, a nemusí odhadovat, které měsíce byly ještě soukromé.

Jak mít předplatná pod kontrolou

1. Sepište si všechna placená předplatná, jejich cenu, frekvenci platby a datum obnovy.
2. Podnikatelská předplatná plaťte jednou kartou navázanou na podnikatelský účet.
3. Jednou měsíčně stáhněte faktury ze všech zákaznických účtů a přidejte je k ostatním dokladům.
4. U ročních plateb si nastavte připomínku před obnovou, ať se stihnete rozhodnout, zda program ještě potřebujete.
5. Nepoužívaná předplatná rušte hned, ne až při další platbě.

Kdo podniká na Chebsku a chce mít jistotu, že zahraniční platby za software jsou v evidenci i v DPH zachycené správně, může se obrátit na účetnictví Cheb. Aktuální pravidla pro nehmotný majetek a pro služby ze zahraničí si můžete ověřit také u Finanční správy.

Nejvíc práce ušetří první krok: vyplnit fakturační údaje ve všech účtech a nastavit si pravidelné stahování dokladů. Pak se software v nákladech stává rutinou a ne každoročním pátráním po zapomenutých platbách.

Zjistit možnosti účetnictví v Karlovarském kraji