← zpět na články

IT specialista jako OSVČ: fakturace a zahraniční klienti

Programátoři, správci systémů, testeři a datoví analytici patří mezi živnostníky, kteří pro zahraniční klienty pracují nejčastěji. Práce se dá odvést odkudkoli, ale faktura musí odpovídat českým pravidlům i očekávání zahraničního odběratele. Tento přehled ukazuje, na co se zaměřit, aby byla fakturace přehledná a evidence obstála.

Smlouva a výkaz práce jako základ faktury

IT zakázky se často platí podle odpracovaných hodin nebo podle dodaných částí projektu. Ať zvolíte jakýkoli model, faktura by měla navazovat na smlouvu nebo objednávku a na výkaz práce, který klient odsouhlasil. Obecný popis typu „development services“ bez dalšího upřesnění je slabý. Lépe poslouží formulace „vývoj modulu pro správu uživatelů podle objednávky, rozsah dle přiloženého výkazu za dané období“. Stejný princip fakturace podle hodin a výkazů řeší i poradci a konzultanti na živnost.

Pokud dlouhodobě pracujete pro jediného klienta, s pevnou pracovní dobou a na jeho vybavení, zkontrolujte, zda vztah nenese znaky závislé práce. Taková spolupráce může být posouzena jako skryté zaměstnání s dopady na obě strany. Vlastní technika, více klientů a volnost v organizaci práce jsou naopak znaky samostatného podnikání.

Ve smlouvě nezapomeňte ani na práva k výsledku práce. Zdrojový kód, návrhy a dokumentace bývají předmětem licence nebo převodu práv a zahraniční klient bude chtít vědět, co přesně kupuje. Rozsah práv popište ve smlouvě a na faktuře na příslušné ujednání odkažte.

Klient v Evropské unii, nebo mimo ni

U služeb poskytovaných podnikatelům z jiného členského státu je místem plnění obvykle stát odběratele. Český živnostník pak v Česku daň neúčtuje, ale i jako neplátce se zpravidla musí registrovat jako identifikovaná osoba, uvádět na fakturách DIČ obou stran s informací, že daň přizná odběratel, a podávat souhrnné hlášení. Před vystavením faktury se vyplatí ověřit platnost DIČ zákazníka v evropském systému pro jeho ověřování.

U klientů mimo Evropskou unii, například ve Spojených státech nebo ve Švýcarsku, je situace jiná. Souhrnné hlášení se nepodává a povinnosti k DPH závisí hlavně na tom, zda jste plátce. Pozornost věnujte spíš srážkové dani, kterou si některé státy z plateb zahraničním dodavatelům strhávají, a smlouvám o zamezení dvojího zdanění. Pokud vám klient poslal méně, než jste fakturovali, a důvodem je daň sražená v jeho zemi, uschovejte si potvrzení o sražené dani. Bez něj se zápočet v českém přiznání prokazuje velmi obtížně.

Platby přes platformy a v cizí měně

Část IT freelancerů získává zakázky přes zahraniční platformy, které vyplácejí odměny souhrnně a strhávají si provizi. Do evidence pak zpravidla nepatří jen čistá částka, která dorazila na účet. Příjmem bývá celá odměna od klienta a provize platformy je samostatný výdaj, který by měl mít oporu ve vyúčtování z platformy. Zároveň jde o službu přijatou ze zahraničí, která opět může mít dopad na DPH.

Fakturujete-li v eurech nebo dolarech, rozhodněte se pro denní nebo pevný kurz a u každé úhrady si zaznamenejte, jakým kurzem jste přepočítávali. Odchylky mezi fakturovanou částkou a připsanou platbou rozepište podle příčiny: kurz banky, poplatek za převod, sražená daň.

U delších projektů se vyplatí fakturovat po milnících nebo měsíčně, ne až po dokončení celého díla. Snižujete tím riziko, že vám klient v cizí zemi nezaplatí velkou částku najednou, a příjmy se rozloží rovnoměrněji do roku, což usnadní i odhad záloh. Pohledávky v zahraničí se vymáhají mnohem obtížněji než tuzemské, proto u nových klientů zvažte platbu předem.

Výdaje: technika, software a volba paušálu

Notebook, monitory, testovací zařízení a předplatné vývojových nástrojů jsou typické výdaje IT specialisty. U dražší techniky je potřeba posoudit, zda nejde o majetek k odpisování. Často se zapomíná na sdílenou kancelář, rychlé připojení k internetu nebo kvalitní pracovní židli. Co se týká licencí, cloudu a aplikací, přečtěte si článek o tom, jak zahrnout software a licence do nákladů, protože i tady se často objevují zahraniční dodavatelé.

Mnoho IT specialistů má skutečné výdaje nízké, protože jejich hlavním vstupem je čas a znalosti. Pro ně může dávat smysl uplatnit výdaje paušálem nebo zvážit paušální daň. Každá varianta má podmínky a omezení, které se mohou měnit, a jejich porovnání najdete v článku paušální výdaje, skutečné výdaje, nebo paušální daň.

Kontrolní seznam před první zahraniční fakturou

• Je podepsaná smlouva nebo potvrzená objednávka s popisem služby a ceny?
• Víte, zda je klient podnikatel, a máte ověřené jeho DIČ?
• Je vyřešená registrace k DPH, pokud ji transakce vyžaduje?
• Obsahuje faktura měnu, IBAN, popis plnění a případnou poznámku o přenesení daňové povinnosti?
• Máte připravený způsob, jak budete zaznamenávat kurz a poplatky?
• Víte, zda stát klienta nesráží daň z plateb do zahraničí?

Odpovědi na tyto otázky není nutné hledat pokaždé znovu. Jakmile je jednou nastavíte, další faktury jsou rutina. Pokud podnikáte v okolí Chebu a chcete první zahraniční zakázky projít s někým, kdo podobné situace řeší běžně, obraťte se na službu účetnictví Cheb. Doporučujeme to udělat ještě před vystavením první faktury, protože opravovat doklady zpětně a dodatečně se registrovat je vždy pracnější než začít správně.

Účetní pro IT a freelancery