← zpět na články

Poradce a konzultant jako OSVČ: specifika evidence

Poradce, konzultant nebo kouč prodává hlavně svůj čas a znalosti. Na první pohled jde o podnikání s nejjednodušší evidencí: málo nákupů a pár faktur měsíčně. Detaily ale bývají zrádné. Fakturuje se po hodinách, po projektech i měsíčními paušály, cestovné se přeúčtovává klientům a s některými zákazníky se pracuje přes hranice. Na co si u tohoto typu podnikání dát v evidenci pozor?

Příjmy: méně faktur, ale každá musí sedět

Konzultant mívá několik stálých klientů a s každým jinou dohodu. Jeden platí pevnou měsíční odměnu, druhý podle odpracovaných hodin, třetí za dokončený projekt a k tomu odměnu za úspěch. Aby evidence dávala smysl, mějte ke každé faktuře oporu ve smlouvě nebo objednávce a u hodinové spolupráce i výkaz práce, který klient odsouhlasil.

Častým kamenem úrazu jsou zálohy. Klient zaplatí předem za celé čtvrtletí a poradce neví, kam platbu zařadit. U daňové evidence je rozhodující okamžik úhrady, u plátců DPH navíc záleží na tom, kdy vznikla povinnost přiznat daň z přijaté platby. Pokud si nejste jistí, probírejte zálohy s účetní hned, ne až při přiznání.

Modelová situace: konzultantka pro řízení kvality má s jedním výrobcem rámcovou smlouvu na pravidelné audity a s druhým jednorázovou zakázku na zavedení nových postupů. První klient platí měsíčně, druhý zálohu předem a doplatek po předání dokumentace. Když má u každé faktury poznámku, ke které smlouvě a etapě patří, účetní nemusí nic dohledávat a ona sama vidí, kolik z dohodnuté ceny už přišlo.

Výdaje, které se u poradců opakují

Náklady poradce nebývají vysoké, ale jsou rozmanité. Typicky jde o tyto položky:

• počítač, telefon, tiskárna a jejich příslušenství;
• software, cloudové služby a předplatné odborných databází;
• pronájem kanceláře nebo podíl nákladů na domácí pracovnu;
• školení, konference, odborná literatura a certifikace;
• cesty za klienty, ubytování a parkovné;
• pojištění odpovědnosti, pokud ho obor vyžaduje nebo ho chcete mít;
• účetní, právní a jiné externí služby.

U domácí kanceláře je potřeba rozumně rozdělit náklady mezi bydlení a podnikání a umět to vysvětlit. Jak na to, popisuje článek o tom, jak počítat výdaje na domácí kancelář. U kurzů zase rozhoduje, zda souvisejí s tím, co děláte, nebo jde o přípravu na úplně jiný obor; podrobnosti najdete v textu o uznatelnosti nákladů na vzdělávání.

Paušál, nebo skutečné výdaje?

Protože výdaje poradců bývají nízké, řada z nich uplatňuje paušální výdaje. Procento paušálu se ale odvíjí od právního základu činnosti. Poradenství provozované jako živnost může spadat do jiné skupiny než činnost upravená zvláštním předpisem, jak je tomu u některých regulovaných profesí. Jaké procento platí právě pro vás, ověřte podle živnostenského oprávnění nebo s účetní. Kdo hodně cestuje nebo investuje do vybavení, by si měl spočítat i variantu se skutečnými výdaji.

Rozhodnutí nemusí platit navždy. Poradce, který první roky pracuje z domova s notebookem, si paušál obvykle pochvaluje. Když si později pronajme kancelář, začne jezdit po celé republice a platit drahé certifikace, mohou skutečné výdaje vycházet jinak. Čísla je proto dobré jednou ročně porovnat znovu.

Přeúčtované náklady a zahraniční klienti

Když klient hradí cestovné, ubytování nebo pronájem sálu na workshop, je třeba rozhodnout, zda jde o přefakturaci nákladů, nebo o součást ceny služby. Obojí je možné, v evidenci se s tím ale zachází odlišně a u plátců DPH má každá varianta jiné dopady. Sjednejte to ve smlouvě a doklady k přeúčtovaným nákladům uchovávejte spolu s fakturou klientovi.

Konzultant, který radí firmě z jiného členského státu EU, se může stát identifikovanou osobou, i když sám plátcem DPH není. Před první zahraniční zakázkou si proto ověřte, co to pro vás znamená. Faktury v cizí měně přepočítávejte podle jednotného pravidla, které budete dodržovat celý rok.

Záznamy, které se vyplatí vést navíc

1. Výkaz hodin nebo přehled odvedené práce ke každé faktuře.
2. Smlouvy, objednávky a e-maily, které potvrzují rozsah zakázky.
3. Výstupy, jako jsou zprávy, analýzy nebo prezentace, případně předávací protokoly.
4. Kniha jízd nebo přehled cest, pokud uplatňujete výdaje na dopravu.
5. Přehled otevřených faktur a záloh, aby bylo jasné, co je zaplaceno.

U služeb je totiž těžší prokázat, že plnění skutečně proběhlo, než u prodeje zboží. Při případné kontrole se úředník ptá právě na to a samotná faktura bez dalších podkladů nemusí stačit.

Většina poradenství dnes probíhá online, a tak se stopa po práci rozptýlí do e-mailů, kalendáře a sdílených dokumentů. Stačí si u každé zakázky vést jednu složku, kam uložíte smlouvu, hlavní korespondenci a finální výstup. Pozvánky na schůzky v kalendáři a zápisy z jednání pak slouží jako doplňující důkaz, že služba skutečně proběhla.

Doporučení: nastavte si evidenci podle typu smluv, které s klienty uzavíráte, a nečekejte s otázkami na konec roku. S fakturací, zálohami i zahraničními klienty vám pomůže účetní poradna Ucetio.cz; pokud působíte na Karlovarsku a chcete mít účetní nablízku, zkuste účetnictví Ostrov.

Účetní pro OSVČ ve službách