← zpět na články

Fotograf jako OSVČ: technika, cestování a fakturace

Fotograf na volné noze má v podnikání tři oblasti, které se jinde tolik nepotkávají: drahou techniku, časté cestování a zakázky, u kterých klient platí zálohu měsíce dopředu. Svatební fotografka, produktový fotograf pro e-shopy nebo autor snímků pro fotobanky řeší každý trochu jiné doklady. Společné mají to, že bez pořádku v evidenci se jim snadno rozpadne přehled o tom, kolik vlastně vydělávají.

Technika: tělo, objektivy a počítač na úpravy

Fotoaparát, objektivy, blesky, stativy, paměťové karty a výkonný počítač tvoří základ výbavy. Účetně je zásadní, zda jednotlivá věc splňuje podmínky hmotného majetku. Pokud její vstupní cena přesáhne zákonnou hranici a slouží déle, než zákon určuje, nejde do výdajů najednou, ale postupně formou odpisů. Levnější vybavení se zpravidla uplatní jednorázově jako drobný majetek.

U fotografů je častou otázkou, zda tělo fotoaparátu a objektiv posuzovat zvlášť, nebo jako jeden celek. Odpověď závisí na tom, zda věci tvoří samostatné funkční celky, a v praxi se posuzuje případ od případu. Před větším nákupem se proto poraďte s účetní, protože od rozhodnutí se odvíjí, ve kterém roce a v jaké výši se výdaj projeví.

Pozor také na techniku, kterou používáte i soukromě. Pokud fotoaparát slouží zároveň na rodinné dovolené, nemusí jít celý do výdajů podnikání. Pro fotografy uplatňující paušální výdaje tyto otázky z pohledu daně z příjmů odpadají, ale i oni by měli mít doklady o nákupu kvůli záruce a pojištění. Předplatné programů na úpravu fotografií a cloudových úložišť je běžný výdaj, bývá ovšem placené zahraničnímu poskytovateli, a to může mít dopad na DPH i u neplátce. Tuto situaci proberte s účetní ještě před první platbou.

Cestování za zakázkami

Svatby, firemní akce, focení nemovitostí nebo krajiny znamenají spoustu kilometrů. Pokud jezdíte vlastním autem, které není v obchodním majetku, lze výdaje uplatnit formou náhrad za použití vozidla na základě knihy jízd, nebo přes paušální výdaj na dopravu. Obě varianty mají svá pravidla a v určitých kombinacích se navzájem vylučují, proto si zvolte jednu a evidenci přizpůsobte jí.

Ke každé cestě si zapište datum, cíl, účel a klienta. Pro fotografa je praktické propojit knihu jízd přímo s kalendářem zakázek: z kalendáře je vidět, kdo si focení objednal, a z faktury, že zakázka opravdu proběhla. Ubytování, parkovné a jízdenky ukládejte k dané zakázce. U focení v zahraničí, třeba svatby v sousední zemi, uschovejte i doklady v cizí měně a poznamenejte si, jakým kurzem jste je přepočítali. Podrobnější návod najdete v článku o tom, jak si pohlídat cestovní výdaje na pracovních cestách.

Fakturace: zálohy, licence a doplňkové služby

Svatební fotograf obvykle bere rezervační zálohu, aby si snoubenci termín pojistili. Při daňové evidenci se taková platba zpravidla stává příjmem ve chvíli, kdy dorazí, i když se svatba koná až v příštím roce. Vystavte k ní doklad a po dokončení zakázky vyúčtujte zbytek konečnou fakturou, ve které zálohu odečtete. Jak zálohové doklady předávat účetní, aby nedošlo ke zdvojení příjmu, popisuje článek o zálohových fakturách.

Další specifikum je poskytování práv k fotografiím. Firma, která si objedná produktové snímky, často potřebuje vědět, jak dlouho, kde a v jakém rozsahu je smí používat. Uveďte rozsah licence přímo na faktuře nebo ve smlouvě, na kterou faktura odkazuje. Předejdete sporům a doklad bude srozumitelný i pro případnou kontrolu.

Příjmy z fotobank fungují jinak než zakázky. Žádnou fakturu nevystavujete, fotobanka vám posílá přehled prodejů a odměnu vyplácí souhrnně, často v cizí měně a po odečtení svého podílu. Pravidelné výkazy prodejů a potvrzení o výplatách si proto pečlivě ukládejte, protože právě ony nahrazují vydanou fakturu. Jde navíc zpravidla o zahraničního partnera, takže si s účetní ověřte i dopady na DPH a vyplnění daňových údajů, které fotobanky po autorech vyžadují.

Fotokniha, tisk velkoformátových fotografií nebo rámování jsou zase položky, které nakupujete od jiných dodavatelů a přeprodáváte zákazníkovi. Mějte k nim přijatý doklad a ve vydané faktuře je uveďte samostatnou položkou, ať je vidět, kolik vás stály a kolik jste na nich vydělali.

Kontrolní body pro sezónu i mimo ni

• Před sezónou: ověřit, které přijaté zálohy patří do kterého roku.
• Po každé zakázce: uložit fakturu, záznam o cestě a doklady za ubytování a parkovné do jedné složky.
• Při nákupu techniky: zjistit, zda jde o majetek k odpisování, nebo o jednorázový výdaj.
• Jednou měsíčně: spárovat platby od klientů s fakturami a zkontrolovat nezaplacené doplatky.
• Na konci roku: sepsat seznam techniky, kterou vlastníte, včetně data nákupu.
• Před první spoluprací s fotobankou: zjistit, jak vypadá výkaz prodejů a jaké daňové údaje je nutné vyplnit.

Fotografové ze Sokolovska a okolí, kteří chtějí mít jistotu u odpisů techniky a cestovních výdajů, mohou využít službu účetnictví Sokolov. Bez ohledu na to, kdo evidenci vede, se vyplatí jednoduché pravidlo: každá zakázka má svou složku, ve které je objednávka, faktura, platba a všechny výdaje s ní spojené. Taková evidence zvládne i rušnou svatební sezónu.

Zjistit možnosti účetnictví v Karlovarském kraji