← zpět na články

Drobný majetek u OSVČ a praktická evidence

Notebook, vrtačka, fén do salonu, objektiv k fotoaparátu nebo kancelářská židle. Takové věci si živnostník kupuje průběžně a většinou je rovnou uplatní ve výdajích. Tím ale jejich příběh nekončí: slouží roky, mohou se ztratit, rozbít nebo prodat. Evidence drobného majetku je jednoduchý nástroj, který ve všech těchto situacích ušetří dohledávání i nepříjemné otázky.

Kde končí drobný majetek a začíná odpisovaný

Hmotný majetek, jehož vstupní cena přesahuje hranici stanovenou zákonem o daních z příjmů a který slouží delší dobu, se do výdajů nedává najednou, ale postupně prostřednictvím odpisů. Věci pod touto hranicí se obvykle uplatní ve výdajích jednorázově v okamžiku zaplacení. Právě jim se v praxi říká drobný majetek.

U nehmotného majetku, například u softwaru nebo licencí, platí vlastní pravidla a jiná hranice. Výši obou hranic si ověřte u účetní nebo na webu Finanční správy, protože se v čase mění.

Pozor na sestavy. Pokud několik věcí tvoří jeden funkční celek a samostatně by nemělo smysl je používat, může se posuzovat cena celku, ne jednotlivých kusů. Rozdělit nákup na několik faktur, aby každá zůstala pod hranicí, je cesta, která se při kontrole snadno obrátí proti vám. Podrobněji se rozlišení mezi běžným výdajem a majetkem věnuje článek OSVČ a nákup vybavení: kdy jde o běžný výdaj a kdy o majetek.

Proč evidovat věci, které už jsou ve výdajích

Zákon vám u drobného majetku zvláštní kartu nepředepisuje, přesto má smysl ji vést. Hlavní důvody jsou praktické:

• Doložení při kontrole. Úřad se může ptát, kde je notebook, který jste před dvěma lety uplatnili, a zda ho používáte k podnikání.
• Pojistná událost. Při krádeži nebo požáru provozovny potřebujete rychle sestavit seznam vybavení s cenami a daty pořízení.
• Prodej použité věci. Pokud prodáte věc, kterou jste měli ve výdajích, může jít o příjem z podnikání. Bez evidence se na to snadno zapomene.
• Přehled o obnově. Vidíte, co je staré a co bude brzy potřeba vyměnit, a můžete s tím počítat v plánování.
• Odlišení od soukromého majetku. V domácnosti se pracovní a soukromé věci snadno smíchají.

Kadeřnice, která má v salonu několik křesel, myčky a sadu fénů, žehliček a strojků, si po pár letech jen těžko vybaví, co kupovala kdy a za kolik. Karta majetku jí to řekne okamžitě a navíc ukáže, jak rychle se vybavení v provozu opotřebovává a kolik peněz je rozumné odkládat na jeho obnovu.

Co zapsat do karty drobného majetku

Stačí jednoduchá tabulka nebo samostatný list ve fakturačním programu. U každé položky uveďte:

1. název a stručný popis věci, případně model;
2. výrobní nebo sériové číslo, pokud ho věc má;
3. datum pořízení a číslo dokladu, pod kterým je v evidenci;
4. pořizovací cenu;
5. umístění, například provozovna, auto, domácí kancelář;
6. zda věc používáte i soukromě a v jakém rozsahu;
7. datum a způsob vyřazení, až k němu dojde.

Kartu aktualizujte při každém nákupu a jednou ročně, třeba při inventuře ke konci roku, ji projděte celou. Pokud zároveň držíte zboží nebo materiál, udělejte obě kontroly najednou. Jak na evidenci zásob u malého provozu, popisuje text Skladové zásoby u drobného podnikatele.

Časté otázky z praxe

Rozbila se mi věc, kterou mám v evidenci. Co teď?

Do karty zapište datum a důvod vyřazení a uschovejte si doklad o tom, co se stalo: protokol ze servisu, že oprava nemá smysl, nebo fotografii poškození. Řemeslníkovi, kterému na stavbě spadne laserová vodováha z lešení, stačí krátký zápis s datem a fotkou.

Věc mi ukradli. Musím něco řešit?

Kromě nahlášení policii a pojišťovně si do karty zapište vyřazení a přiložte potvrzení o oznámení krádeže. U dražšího majetku se poraďte s účetní, zda krádež má nějaký dopad na evidenci.

Prodávám starý fotoaparát, který mám ve výdajích. Je to příjem?

U věci, kterou jste používali v podnikání a uplatnili ve výdajích, se příjem z prodeje obvykle zahrnuje do příjmů z podnikání. Fotograf, který obměňuje techniku a starší kusy prodává, by na to měl myslet. Vystavte kupujícímu doklad a prodej zapište.

Mohu si věc z podnikání vzít domů natrvalo?

Převedení do soukromého užívání je také vyřazení z podnikání a může mít daňové důsledky, zvlášť u plátců DPH. Než to uděláte, proberte postup s účetní.

Mám paušální výdaje. Týká se mě to vůbec?

Kdo uplatňuje paušální výdaje nebo paušální daň, drobný majetek do výdajů samostatně nezapisuje, protože je pokrytý paušálem. Seznam vybavení se mu přesto hodí: pro pojišťovnu, pro případný prodej i pro situaci, kdy by v budoucnu přešel na skutečné výdaje a potřeboval vědět, s jakým vybavením do nového režimu vstupuje.

Pokud v Ostrově nebo okolí hledáte někoho, kdo vám s evidencí majetku pomůže, nabízí se účetnictví Ostrov. S obecnými dotazy, třeba jak posoudit konkrétní nákup, pomůže také účetní poradna Ucetio.cz.

Založte kartu drobného majetku ještě dnes a zapište do ní všechno, co v podnikání používáte. Zabere to hodinu, a až přijde krádež, kontrola nebo prodej, budete mít odpověď během minuty.

Zjistit možnosti účetnictví v Karlovarském kraji