← zpět na články

Skladové zásoby u drobného podnikatele

Zásoby jsou peníze, které místo na účtu leží v regálu. Malý e-shop s kosmetikou, keramička prodávající na trzích, autoservis s náhradními díly nebo kavárna s kávou a sirupy je mají všichni, jen si je málokdo pravidelně počítá. Přitom právě neevidované zásoby jsou častým důvodem, proč se výsledek v daňové evidenci neshoduje s tím, co podnikatel cítí v peněžence.

Co je zásoba a co už je vybavení

Za zásoby se běžně považují tři skupiny věcí. Zboží nakupujete proto, abyste ho dál prodali, typicky v e-shopu nebo v obchodě. Materiál spotřebujete při výrobě nebo při poskytování služby, například barvy v kadeřnictví, dřevo v truhlárně nebo obaly a krabice pro expedici. Vlastní výrobky vznikají ve vaší dílně a čekají na prodej, jako hrnky z keramické pece nebo upečené dorty.

Naopak regál, pokladna, kávovar nebo hrnčířský kruh zásobou nejsou. Jde o vybavení, které slouží opakovaně a u dražších kusů může být majetkem s odpisy. Jak tuto hranici poznat, vysvětluje článek OSVČ a nákup vybavení: kdy jde o běžný výdaj a kdy o majetek. Rozlišení je důležité, protože se obě skupiny v evidenci chovají jinak.

Jak se zásoby promítají do evidence

V daňové evidenci se nákup zásob obvykle projeví ve výdajích v okamžiku zaplacení, bez ohledu na to, zda zboží už prodáte, nebo zůstane ležet. Velký nákup na konci roku tak může výsledek za daný rok výrazně snížit, i když zboží v podstatě jen změnilo podobu z peněz na krabice. Další rok pak vypadá naopak lépe, protože prodáváte něco, co už bylo „zaplacené“.

Modelová situace: majitelka e-shopu s kosmetikou před Vánoci nakoupí velkou zásobu dárkových balení. Část se neprodá a v lednu leží ve skladu. Za starý rok vychází slabší výsledek, než odpovídá skutečnosti, protože celý nákup už je ve výdajích. V novém roce se zbytek prodá bez dalšího nákupu a výsledek naopak vyskočí. Kdo zná stav svých zásob, tyto výkyvy chápe a nepřekvapí ho ani vyšší zálohy odvozené z lepšího roku.

Daňová evidence má přitom obsahovat i údaje o stavu zásob. Ten se zjišťuje inventurou a hraje roli zejména ve chvíli, kdy podnikání ukončujete, přerušujete nebo měníte způsob uplatňování výdajů, například při přechodu na paušál. V takových situacích se hodnota zásob může do základu daně promítnout, a proto je dobré ji znát přesně. Konkrétní postup je vhodné probrat s účetní, protože záleží na vaší situaci.

Inventura bez zbytečného stresu

Inventura se provádí ke konci roku, ale připravit se na ni dá dřív. U menšího provozu zabere pár hodin, pokud postupujete systematicky.

1. Rozdělte sklad na úseky, například police, krabice nebo kategorie zboží, a počítejte vždy jeden úsek celý.
2. U každé položky zapište název, množství a pořizovací cenu za kus, nikoli prodejní cenu.
3. Poškozené, prošlé nebo neprodejné kusy zapište zvlášť s poznámkou.
4. Zboží, které je už zaplacené zákazníkem, ale dosud neodeslané, označte, aby se nepočítalo dvakrát.
5. Soupis podepište a datujte. Pokud pomáhá druhá osoba, ať podepíše také.
6. Porovnejte výsledek s nákupy a prodeji za rok. Velký rozdíl je signál, že někde chybí doklady nebo dochází ke ztrátám.

Ztráty, zkažené zboží, vzorky a vlastní spotřeba

Ne všechno, co ze skladu zmizí, se prodá. Aby se úbytek dal vysvětlit, je potřeba ho doložit:

• Prošlé potraviny a kosmetika: sepište likvidační protokol s datem, položkami a způsobem likvidace, ideálně s fotografií.
• Poškození při přepravě: uschovejte reklamaci u dopravce a jeho vyjádření.
• Krádež: bez oznámení policii se ztráta obhajuje velmi obtížně.
• Vzorky a dárky zákazníkům: veďte jednoduchý seznam, komu a proč jste je dali.
• Vlastní spotřeba: zboží, které si vezmete domů, nemá zůstat jako výdaj podnikání. U plátců DPH může mít navíc vliv na daň.

Skladová evidence, která se dá udržet

Malý podnikatel nepotřebuje složitý skladový systém. Často stačí tabulka s položkami, ve které průběžně přičítáte příjemky a odečítáte prodeje. Kdo prodává přes e-shop, má skladové pohyby většinou už v administraci obchodu a stačí si jednou za měsíc stáhnout přehled. Jak takové podklady sladit s fakturami a platbami kartou, popisuje článek e-shop jako OSVČ: doklady, faktury a platby kartou.

Pokud si nejste jistí, zda vaše zásoby vůbec musíte sledovat, nebo jak je ocenit, obecné vysvětlení najdete na stránkách, které provozuje účetní poradna Ucetio.cz. Podnikatelé, kteří chtějí inventuru a skladovou evidenci předat někomu v regionu, mohou využít účetnictví Ostrov. Samotné počítání kusů vám ale nikdo neudělá, to je vždy na vás.

S přehledem o zásobách nečekejte až na prosinec. Krátká měsíční kontrola nejprodávanějších a nejdražších položek odhalí ztráty včas, zjednoduší roční inventuru a pomůže vám nakupovat jen to, co se skutečně prodává. Peníze, které zbytečně neleží v regálu, pak můžete použít na zálohy, rezervu nebo rozvoj podnikání.

Účetnictví pro e-shop