← zpět na články

E-shop jako OSVČ: doklady, faktury a platby kartou

Malý e-shop provozovaný na živnostenský list má v evidenci jinou dynamiku než klasická živnost. Místo několika faktur měsíčně vznikají desítky či stovky objednávek, peníze přicházejí z platební brány, od dopravců i z prodejních platforem a část zboží se vrací. Bez jasného systému se snadno stane, že čísla na účtu nesedí s tržbami. Tady je přehled, jak doklady a platby e-shopu uspořádat.

Ke každé objednávce doklad

Základní pravidlo zní jednoduše: každý prodej musí mít svůj doklad. Většina e-shopových systémů umí fakturu nebo prodejní doklad vygenerovat automaticky a poslat ho zákazníkovi e-mailem. Pro evidenci je důležité, aby:

• doklady měly nepřerušenou číselnou řadu a nevznikaly paralelně ve dvou systémech;
• obsahovaly údaje, které vyžadují předpisy pro váš režim, tedy jiné u plátce a jiné u neplátce DPH;
• na dokladu byl uveden způsob platby, aby šel spárovat s penězi;
• exporty dokladů šlo pravidelně předávat účetní v souhrnné podobě, ne jako stovky jednotlivých PDF.

Před spuštěním obchodu si s účetní ujasněte, jak bude vypadat vzor dokladu a v jakém formátu bude dostávat přehled tržeb. Dodatečné opravy stovek faktur jsou zbytečně pracné.

Pokud umožňujete i osobní odběr s platbou v hotovosti nebo kartou na místě, vzniká další tok peněz. Hotovost si evidujte v pokladní knize nebo denním přehledu a odvody hotovosti na účet dokládejte. Jinak se stane, že objednávka je v e-shopu vedená jako zaplacená, ale na žádném výpisu ji účetní nenajde.

Platby kartou přes bránu: proč na účet nepřijde celá částka

Když zákazník zaplatí kartou online, peníze nejdou přímo na váš účet. Přijme je platební brána a ta vám je posílá souhrnně, například jednou denně nebo týdně, a navíc po odečtení svých poplatků. Na výpisu tak vidíte jednu částku, která neodpovídá žádné konkrétní objednávce.

Účetní proto potřebuje od brány přehled výplat, ze kterého je vidět, jaké transakce každá výplata obsahuje a kolik činily poplatky. Obvyklý postup je zachytit v evidenci tržbu v plné výši, za kterou zákazník zaplatil, a poplatek brány zvlášť jako výdaj na základě dokladu, který brána vystavuje. Jak přesně to ve vašem režimu zapsat, potvrďte s účetní. Pokud poskytovatel brány sídlí v zahraničí, může mít jeho faktura za poplatky dopad na DPH i u neplátce.

Dobírka a prodejní platformy

U dobírky vybírá peníze dopravce a posílá je v dávkách, někdy po odečtení svých služeb. Princip je stejný jako u brány: potřebujete od dopravce přehled, které zásilky výplata pokrývá, a doklad za jeho služby.

Prodej přes velké prodejní platformy a tržiště je ještě o stupeň složitější. Platforma vybere od zákazníka celou cenu, strhne si provizi a případně další poplatky a zbytek pošle prodejci. Pro evidenci tedy nestačí výpis z účtu. Archivujte:

• pravidelné vyúčtování nebo výpis od platformy za každé období;
• faktury za provize a služby platformy;
• přehled vrácených objednávek a refundací, které platforma provedla za vás.

Vrácené zboží a zákazníci ze zahraničí

Spotřebitelé mají při nákupu na dálku právo od smlouvy odstoupit a zboží vrátit. Každá taková vratka znamená vrácení peněz a k němu opravný doklad, který odkazuje na původní fakturu. Původní fakturu nemažte ani nepřepisujte. Jak dobropisy správně vystavovat a číslovat, vysvětluje článek Dobropisy a storna faktur v evidenci OSVČ. Reklamace, při kterých zboží opravujete nebo vyměňujete, peníze obvykle nemění, ale reklamační protokoly si uschovejte pro případ sporu.

E-shop z Chebska nebo jiného příhraničí přirozeně láká zákazníky z Německa. Prodej spotřebitelům do jiných zemí EU má vlastní pravidla DPH a po překročení určitého objemu prodejů se může daň řídit pravidly země zákazníka. Pokud k tomu fakturujete v eurech, je potřeba správně přepočítávat na koruny. Tomu se věnuje text Jak evidovat faktury vystavené v cizí měně. Před rozšířením na zahraniční trh si aktuální pravidla ověřte u účetní nebo u Finanční správy.

Měsíční párování krok za krokem

Nejvíc chyb v e-shopu vzniká tím, že se tržby a platby nepárují pravidelně. Postup pro konec každého měsíce:

1. Vyexportujte z e-shopu seznam všech dokladů za měsíc včetně opravných.
2. Stáhněte přehledy výplat od platební brány, dopravců a prodejních platforem.
3. Ke každé výplatě na účtu přiřaďte objednávky, které obsahuje, a poplatky, které byly strženy.
4. Objednávky placené převodem spárujte podle variabilního symbolu.
5. Vypište si nezaplacené objednávky a vratky, u kterých ještě neodešly peníze.
6. Stáhněte faktury za poplatky, provize, reklamu a dopravu.
7. Vše předejte účetní spolu s výpisy ze všech účtů.

Pokud prodáváte i zboží, které nakupujete do zásoby, přidejte ke konci měsíce nebo alespoň roku přehled skladu. Účetní z něj zjistí, kolik zboží jste nakoupili a kolik prodali.

Provozovatelé e-shopů ze západu Čech, kteří chtějí mít párování plateb a vratek v rukou odborníka, mohou začít u nabídky účetnictví Cheb.

Zvolte si jeden den v měsíci, kdy uděláte párování, a nevynechávejte ho ani v sezóně. E-shop s pravidelně sesouhlasenými tržbami se dá řídit podle čísel, zatímco e-shop s nesrovnalostmi se řídí odhadem a překvapení přichází až s přiznáním.

Účetní pro e-shop – zjistit možnosti