← zpět na články

Jak evidovat faktury vystavené v cizí měně

Faktura v eurech nebo jiné cizí měně je pro řadu živnostníků běžná věc: grafik pracuje pro agenturu v zahraničí, řemeslník jezdí na zakázky za hranice, programátor má klienta v jiném státě. Samotné vystavení dokladu je snadné, složitější je jeho správný zápis do evidence, protože základ daně se počítá v korunách. Tento článek vysvětluje, jak postupovat, aby se částky na fakturách, na účtu a v přiznání sešly.

Co by měla faktura v cizí měně obsahovat

Faktura v cizí měně má stejné základní údaje jako tuzemská: identifikaci dodavatele a odběratele, číslo dokladu, datum vystavení, popis plnění a cenu. Navíc musí být jednoznačně uvedeno, v jaké měně je částka splatná, a odběratel by měl dostat bankovní spojení, na které může platit bez zbytečných poplatků. Obvykle jde o číslo účtu ve formátu IBAN a kód banky.

Zahraničním odběratelům se vyplatí poslat dvojjazyčný doklad, kde je česky i například anglicky nebo německy popsáno, za co platí. Plátci DPH řeší ještě další náležitosti, například údaje o daňovém režimu plnění a vyčíslení daně v korunách, pokud se na plnění daň uplatňuje. Konkrétní požadavky se liší podle toho, zda je odběratel podnikatel, odkud pochází a o jaké plnění jde, proto si je ověřte u účetní nebo na webu Finanční správy.

Jaký kurz použít a ke kterému dni

Pro přepočet na koruny se používá buď denní kurz, nebo pevný kurz. Denní kurz vyhlašuje centrální banka pro každý pracovní den a přepočet podle něj nejvěrněji odráží skutečnou hodnotu platby. Pevný kurz si podnikatel stanoví na delší období a používá ho pro všechny operace v tomto období. Je jednodušší na vedení evidence, ale musíte ho používat důsledně a mít jeho volbu zdokumentovanou.

Stejně důležitá je otázka, ke kterému dni přepočet provést. Při daňové evidenci se příjem obvykle zaznamenává až ve chvíli, kdy peníze skutečně dorazí, takže rozhoduje kurz ke dni úhrady. Pro účely DPH se přepočet řídí vlastními pravidly a váže se k okamžiku, kdy vzniká povinnost daň přiznat. U plátce tak mohou k jedné faktuře vzniknout dvě různá korunová čísla a obě jsou v pořádku, pokud je umíte doložit.

Modelová situace: grafička vystaví na konci měsíce fakturu německé agentuře v eurech a peníze dorazí až v polovině následujícího měsíce. Pokud vede daňovou evidenci a používá denní kurz, zapíše příjem v korunách podle kurzu ke dni, kdy platba přišla na účet. Kdyby byla plátcem DPH, pro účely daně by přepočítávala kurzem k jinému dni a hodnoty by se mohly mírně lišit. Obě čísla patří do podkladů a účetní je potřebuje znát.

Když platba dorazí v jiné výši

Zahraniční klient pošle platbu, ale na účet přijde méně, než jste fakturovali. Důvodem bývají bankovní poplatky, konverze měny nebo poplatek platební brány. Rozdíl nezapisujte jako nezaplacenou část faktury, pokud ho klient doplácet nebude. Poplatky za převod jsou obvykle výdajem podnikání a měly by mít oporu ve výpisu nebo v potvrzení od banky.

Jinak je tomu, když klient zaplatí méně, protože reklamoval část práce nebo jste mu dodatečně poskytli slevu. Pak je správným řešením opravný doklad, stejně jako u tuzemských zakázek; podrobnosti shrnuje článek o tom, jak evidovat dobropisy a storna faktur. Opravný doklad vystavte ve stejné měně jako původní fakturu, aby šlo obě částky snadno porovnat.

Účet v cizí měně, nebo korunový?

Pokud platby v cizí měně přicházejí pravidelně, zvažte samostatný účet vedený v dané měně. Peníze pak banka automaticky nepřevádí svým kurzem a vy se sami rozhodnete, kdy je směnit na koruny. Evidence je ale o něco náročnější, protože i pohyby na takovém účtu je potřeba přepočítávat a dokládat.

Postup od vystavení po zápis do evidence

1. Vystavte fakturu s uvedením měny, IBAN a srozumitelného popisu plnění.
2. Rozhodněte se, zda budete používat denní, nebo pevný kurz, a držte se toho po celé období.
3. Při přijetí platby si uložte výpis, ze kterého je vidět přijatá částka i případné poplatky.
4. Do evidence zapište příjem v korunách a k zápisu poznamenejte, jaký kurz a ke kterému dni jste použili.
5. Poplatky banky a platebních služeb evidujte jako samostatný výdaj s odkazem na doklad.
6. U zahraničních odběratelů z Evropské unie ověřte, zda plnění nepatří do souhrnného hlášení nebo jiného hlášení vůči úřadu.

Pokud máte zahraniční klienty dlouhodobě, přečtěte si také souhrn o tom, jaké podklady k příjmům ze zahraničí potřebuje účetní. Týká se to zejména otázky, ve kterém státě se příjem daní a jak se vyhnout dvojímu zdanění.

Kde hledat pomoc s přepočty

Fakturace v eurech je typická pro podnikatele v příhraničí, kde část zákazníků přichází ze sousedního Německa. Kdo podniká na západě Čech a nechce kurzové přepočty řešit sám, může se obrátit na službu účetnictví Cheb. Ať už evidenci vedete sami, nebo ji svěříte účetní, doporučujeme jedno: u každé faktury v cizí měně si hned při úhradě zapište použitý kurz. Dohledávat ho zpětně za celý rok je zbytečná práce, které se dá snadno vyhnout.

Účetní pro freelancery a zahraniční klienty