← zpět na články

OSVČ a nákup vybavení: kdy jde o běžný výdaj a kdy o majetek

Nová pila do dílny, notebook, kávovar do provozovny nebo regál do skladu. Každý nákup vybavení vyvolá stejnou otázku: dá se celá cena uplatnit ve výdajích hned, nebo jde o majetek, který se do výdajů dostává postupně? Odpověď ovlivní daň v daném roce i evidenci v dalších letech. Pro podnikatele s paušálními výdaji je otázka méně palčivá, týká se hlavně těch, kdo uplatňují výdaje skutečné.

Dvě podmínky, které rozhodují

Hmotným movitým majetkem se věc stává, pokud současně splní dvě podmínky. Její vstupní cena přesahuje hranici stanovenou zákonem o daních z příjmů a doba její provozně-technické použitelnosti je delší, než zákon určuje. Pokud věc splňuje obě podmínky, zařadíte ji do majetku a uplatňujete odpisy. Pokud ne, jde o drobný majetek nebo spotřební materiál a výdaj zpravidla uplatníte v roce, kdy jste ho zaplatili.

Vstupní cena přitom není jen cena v obchodě. Patří do ní i související náklady, například doprava, montáž nebo instalace. Stroj, který sám o sobě hranici nepřesahuje, ji tak může přesáhnout po připočtení instalace. U plátců DPH se do vstupní ceny obvykle nezahrnuje daň, kterou si mohou odečíst. Neplátci naopak počítají s celou zaplacenou částkou včetně daně.

Podobná logika platí i pro software a jiné nehmotné položky. Drahá licence s dlouhou dobou použití může být nehmotným majetkem, zatímco měsíční předplatné aplikace je běžným provozním výdajem.

Sporné případy z praxe

Věci, které fungují jen společně

Kancelářský nábytek kupovaný po kusech, počítač s monitorem a klávesnicí nebo sada nástrojů pro dílnu. Rozhodující je, zda jednotlivé věci mají samostatné technicko-ekonomické určení. Pokud ano, posuzují se jednotlivě. Pokud fungují jen jako celek, může jít o soubor, jehož ceny se sčítají. Posouzení není vždy jednoznačné a záleží na konkrétním vybavení, proto ho u větších nákupů konzultujte.

Dokoupení příslušenství a vylepšení

Když k existujícímu stroji dokoupíte rozšíření, které zvýší jeho výkon nebo změní způsob použití, může jít o technické zhodnocení. To se po překročení zákonné hranice přičítá k ceně majetku a odpisuje se s ním. Pouhá výměna opotřebeného dílu za stejný je naproti tomu oprava, která jde do výdajů hned.

Vybavení používané i soukromě

Notebook, na kterém přes den pracujete a večer na něm děti sledují filmy, nepatří do podnikání celý. Výdaje i odpisy je potřeba krátit podle poměru využití a ten umět rozumně zdůvodnit, například tím, kolik času na něm skutečně pracujete. Jak se s drahou technikou, kterou podnikatel vozí po zakázkách, pracuje v praxi, ukazuje článek o tom, jak fotograf na volné noze řeší techniku, cestování a fakturaci.

Modelová situace: vybavení malé kavárny

Majitelka kavárny pořizuje profesionální kávovar, mlýnek, chladicí vitrínu a nábytek. Kávovar s instalací přesáhne zákonnou hranici a zařadí se do majetku. Mlýnek a vitrína jsou levnější a mají samostatné využití, takže půjdou do výdajů jako drobný majetek. U nábytku záleží na tom, zda tvoří jeden funkční celek, nebo jde o jednotlivé kusy. Jediný nákup na zařízení provozovny tak skončí v několika různých režimech.

Postup při nákupu vybavení

1. Ještě před nákupem si zjistěte, zda celková cena včetně dopravy a instalace přesáhne zákonnou hranici pro majetek.
2. Vyžádejte si fakturu na podnikatele s IČ a s podrobným popisem věci, ne jen obecným názvem.
3. Uschovejte záruční list, předávací protokol a doklady k souvisejícím nákladům.
4. Pokud jde o majetek, předejte účetní údaje pro zařazení: datum uvedení do používání a vstupní cenu.
5. Drobný majetek zapište do jednoduché evidence, ať víte, co vlastníte a kde to je.
6. U dražších strojů zvažte i pronájem nebo leasing, kde se otázka majetku řeší až při případném odkupu.

U majetku, který odpisujete, se vede karta majetku s datem pořízení, vstupní cenou, zvoleným způsobem odpisování a výší odpisů v jednotlivých letech. Při prodeji, vyřazení nebo likvidaci se na kartu zapíše i tato událost.

Proč evidovat i věci, které šly do výdajů najednou, vysvětluje článek o drobném majetku a jeho praktické evidenci. Při kontrole, krádeži nebo pojistné události se taková evidence vyplatí.

Na načasování záleží

Nákup na konci roku svádí k úvaze, že je lepší koupit ještě letos a snížit si daň. U drobného majetku se výdaj skutečně projeví v roce nákupu, ale peníze z podnikání odejdou také. U majetku k odpisování přinese nákup v prosinci jen tu část výdaje, která připadá na první rok odpisování, protože zbytek se rozloží do dalších let. Nekupujte proto vybavení, které nepotřebujete, jen kvůli daňovému efektu. Co dalšího promyslet před koncem roku, shrnuje článek o roční uzávěrce před lednem.

Pokud podnikáte na Sokolovsku, třeba v řemeslné dílně nebo malé provozovně, a nechcete hranici mezi výdajem a majetkem posuzovat sami, můžete využít službu účetnictví Sokolov. Obecné doporučení zní: u každého dražšího nákupu si otázku „výdaj, nebo majetek?“ položte ještě před zaplacením. Odpověď se promítne do toho, jak si vyžádáte fakturu, a ušetří vám dodatečné opravy v evidenci.

Zjistit možnosti účetnictví v Karlovarském kraji