EET 2.0 bez signálu: výpadky, vybitý mobil a zástup

Zdroj fotografie je: Magnific.com

Výpadek internetu evidenci nezastaví, pokud váš nástroj umí offline režim: tržbu uloží a odešle, jakmile se připojení vrátí. Přesné lhůty a postup při delším výpadku stanovuje Finanční správa a ty si ověřte přímo u ní. Na vybitý telefon, nefunkční terminál nebo nemoc ale žádné automatické řešení neexistuje, a proto se vyplatí mít připravený vlastní plán.

Výpadek internetu: offline režim jako základ

Slabý signál není výjimečná situace. Řemeslník pracuje ve sklepě rodinného domu, stánkař stojí na návsi bez pokrytí, masérka jezdí za klientkami na chalupy. Pokud nástroj neumí tržbu uložit bez připojení, zastaví se při prvním hluchém místě celá evidence. Při výběru se proto výslovně zeptejte, jak offline režim funguje, kde uvidíte tržby čekající na odeslání a jak se odešlou po obnovení připojení.

Myslete i na zákazníka, který chce doklad. Účtenku zákon o evidenci tržeb nevyžaduje, jiné předpisy ji ale vyžadovat mohou a lidé o ni často stojí. Když ji nemůžete hned poslat e-mailem, nabídněte tištěnou, nebo si zapište kontakt a pošlete ji, jakmile budete zase online.

Výpadek přitom nemusí být jen na vaší straně. Poruchu může mít i služba, přes kterou evidujete. Zjistěte si předem, jak poskytovatel nástroje informuje o odstávkách a na koho se v takovém případě obrátit, ať nezjišťujete kontakt uprostřed pracovního dne.

Typické situace v terénu, od trhů po zakázky u zákazníků, rozebírá přehled EET pro řemeslníky, trhy a prodej v terénu. Řemeslníkům se vyplatí k zakázce rovnou poznamenat, že platba byla zaevidována bez připojení. Jak zakázkové doklady třídit, aby se v nich dalo vyznat i po letech, popisuje starší článek řemeslník jako OSVČ a zakázkové doklady.

Vybitý, rozbitý nebo ztracený telefon

Když evidujete v mobilu, je mobil zároveň vaší pokladnou. Vybitá baterie uprostřed trhu nebo telefon s prasklým displejem tak znamená stejný problém jako porouchaná kasa. Pomůže několik jednoduchých opatření: nabitá powerbanka v tašce, nabíječka do auta a hlavně druhé zařízení, třeba starší telefon nebo tablet, na kterém je nástroj nainstalovaný a přihlášený. Výhodou jsou řešení, která běží v mobilu, tabletu i počítači, jako pokladna s offline režimem a účtenkou přes QR kód. Když jedno zařízení selže, pokračujete na jiném.

Ztráta nebo krádež telefonu je vážnější. Zařízení obsahuje přístupové údaje k evidenci a mohl by je zneužít někdo cizí. Co v takové situaci udělat se zabezpečením přístupu, zjistíte u Finanční správy. Postup si vyhledejte předem, ne až ve chvíli, kdy telefon chybí.

Když nefunguje platební terminál

Porucha terminálu evidenční povinnost neruší, jen omezí, jak vám zákazníci mohou zaplatit. Nabídněte hotovost nebo QR kód, který zákazník naskenuje svým telefonem přímo u vás. Pozor, i QR platba na místě je kontaktní platba a eviduje se stejně jako karta. Pokud zákazník odejde s tím, že peníze pošle převodem z domova, jde o platbu na dálku a do evidence nepatří. Takový případ si poznamenejte, ať vám později nechybí při párování plateb.

Pokud terminál vypovídá službu opakovaně, zvažte záložní řešení, například přijímání karet přímo v telefonu, pokud ho váš poskytovatel plateb nabízí. Ať zvolíte cokoli, každá taková platba musí skončit v evidenci stejně jako platba z běžného terminálu.

Nemoc, dovolená a zástup

Když za vás provoz převezme partner, dospělé dítě nebo kolegyně, odpovědnost za evidenci zůstává na vás. Zástup proto musí nástroj umět ovládat, vědět, kde je kasa a jak se vydává účtenka. Ověřte si, zda váš nástroj umožní přístup další osobě, nebo zda bude zástup pracovat na vašem zařízení. Při výběru nové pokladny je to jedna z otázek, které se vyplatí položit hned; další kontrolní otázky najdete v článku o tom, jak vybrat pokladnu pro EET 2.0 do malé provozovny.

Zástup by měl na konci dne udělat stejnou uzávěrku jako vy: spočítat hotovost, porovnat ji s evidencí a vše zapsat. Jak sladit peníze v kase se záznamy, podrobněji vysvětluje článek pokladní kniha a EET 2.0.

Pokud provoz na dobu nemoci úplně zavřete, nic evidovat nemusíte. Pozor ale na zákazníky, kteří v té době přijdou zaplatit dřívější zakázku nebo vám hotovost předají na ulici. I taková platba je tržba převzatá osobně a do evidence patří, i když zrovna nepracujete.

Krizový list, který visí u kasy

Sepište si na jednu stránku vše, co budete při potížích potřebovat, a mějte ji papírově i v telefonu:

kontakt na podporu evidenčního nástroje a na mobilního operátora,
kde jsou uložené přístupové údaje a kdo k nim smí,
jak se v nástroji zobrazí tržby čekající na odeslání,
postup Finanční správy pro výpadky, vytištěný z jejího webu,
kde je náhradní zařízení, powerbanka a nabíječka,
jak vydat účtenku, když nefunguje tiskárna, tedy e-mailem nebo QR kódem,
jméno a telefon člověka, který vás zastoupí, a jak mu předáte kasu.

Po výpadku: zkontrolujte, že vše odešlo

Jakmile se připojení obnoví, otevřete nástroj a počkejte, až odešle uložené tržby.
Zkontrolujte, že ve frontě nezůstala žádná neodeslaná platba.
Porovnejte počet tržeb za daný den s hotovostí a uzávěrkou terminálu.
Pokud se něco neodeslalo, řešte to hned podle pokynů Finanční správy.

Kontrola má praktický důvod. Neodeslání údajů patří mezi závažná porušení, za která hrozí pokuta až 500 000 Kč. Tržba uložená v telefonu, který pak týden leží v šuplíku, je přesně ten případ, kterému chcete předejít.

Krizový plán sepište ještě před koncem roku a v lednu, kdy se už eviduje, ale sankce přicházejí až od 1. 2. 2027, si chování nástroje bez připojení jednou vyzkoušejte. Kdy co dalšího připravit, shrnuje kalendář EET 2.0 pro OSVČ. A pokud si stále nejste jistí, zda se vás povinnost vůbec týká, začněte rozhodovacím průvodcem EET 2.0 pro OSVČ podle způsobu placení.