← zpět na články

Řemeslník jako OSVČ: jak třídit zakázkové doklady

Instalatér, elektrikář nebo truhlář má během měsíce rozjetých několik zakázek najednou a ke každé se hromadí účtenky z velkoobchodu, faktury od subdodavatelů, dodací listy i zálohy od zákazníků. Když všechno skončí v jedné krabici, účetní doklady sice zaeviduje, jenže vy už nezjistíte, která zakázka vydělala a která jen spotřebovala čas. Třídění podle zakázek se proto vyplatí hlavně vám, nejen kvůli daním.

Proč nestačí jedna obálka na celý měsíc

Daňová evidence sama o sobě rozdělení výdajů podle zakázek nevyžaduje. Pro řemeslníka je ale přehled po zakázkách nejrychlejší cesta, jak poznat, zda správně naceňuje. Typická situace: obkladač dokončí koupelnu, vystaví fakturu a teprve při zpětné kontrole zjistí, že lepidlo a spárovací hmotu kupoval třikrát, protože odhad spotřeby nesedl. Bez přiřazení dokladů ke konkrétní práci se taková ztráta rozpustí v měsíčních výdajích a při další nabídce se zopakuje.

Druhý důvod je čistě praktický. Zákazník se může po několika měsících vrátit s reklamací nebo s dotazem, jaký materiál byl použit. Kdo má doklady seřazené podle zakázky, dohledá typ výrobku, šarži i dodavatele během pár minut a nemusí listovat celým rokem.

Jak zakázky označit, aby se v nich vyznal i někdo jiný

Základem je krátké označení každé zakázky, které se pak objeví na všech souvisejících dokladech. Stačí kombinace roku, pořadového čísla a příjmení zákazníka nebo názvu ulice. Důležité je, aby bylo stejné na nabídce, v poznámce k platbě, na vydané faktuře i na účtence z velkoobchodu.

• Na papírovou účtenku napište označení zakázky fixem hned u pokladny nebo v autě, dokud si nákup pamatujete.
• U nákupu na fakturu požádejte prodejce, aby označení uvedl do poznámky nebo do pole pro číslo objednávky.
• Při skenování použijte označení zakázky i v názvu souboru, podobně jako radí článek jak pojmenovávat soubory s doklady.
• Zálohu od zákazníka si nechte poslat s variabilním symbolem, který odpovídá číslu zakázky.
• Fotky hotového díla a předávací protokol ukládejte do stejné složky jako doklady.

Materiál pro více zakázek, nářadí a režie dílny

Ne každý nákup jde přiřadit jedné stavbě. Řemeslníci běžně kupují spojovací materiál, kabely, silikony nebo barvy ve větším balení a čerpají z nich postupně. Takové doklady označte jako režijní, třeba slovem „dílna“, a nesnažte se je násilně rozpočítávat. Pro účetní je podstatné, že jde o výdaj podnikání. Pro vlastní kalkulaci si spotřebu na jednotlivé zakázky můžete odhadnout zvlášť, klidně jen v sešitě.

Samostatnou kapitolou jsou zbytky. Když po rekonstrukci zůstanou dlaždice, trubky nebo kabel, které využijete na další práci, poznamenejte si to u obou zakázek. Výdaj se v evidenci objevil už při nákupu, ale vaše kalkulace bude přesnější, když víte, že materiál pro druhou zakázku jste ve skutečnosti nekupovali a jeho hodnotu nesla ta první.

Jinou kategorií je nářadí a vybavení. Vrtačka, žebřík, lešení nebo pracovní obuv nesouvisí s jednou konkrétní prací, ale s celou činností. U dražších strojů navíc může jít o majetek, který se do výdajů nedostává najednou. Jak tyto položky doložit a na co si dát pozor, rozebírá článek o pracovním oblečení a pomůckách v podnikání OSVČ.

Subdodavatelé, zálohy a přenesení daně

U větších zakázek přibývají faktury od subdodavatelů, například od kolegy, který udělal elektroinstalaci, nebo od firmy, která dovezla a osadila okna. Tyto faktury patří k zakázce stejně jako materiál a měly by nést její označení. Pokud jste plátcem DPH, u stavebních a montážních prací se může uplatnit režim přenesení daňové povinnosti, kdy faktura neobsahuje daň a přiznává ji odběratel. Zda se režim týká konkrétní práce, záleží na jejím druhu i na tom, kdo je zákazník, a v nejasných případech se vyplatí zeptat účetní dřív, než fakturu vystavíte.

Přijaté zálohy evidujte tak, aby bylo zřejmé, ke které konečné faktuře patří. Při vyúčtování se pak záloha odečte a účetní nemusí hledat souvislosti v bankovním výpisu ani se vás doptávat, co znamená nepojmenovaná platba.

Měsíční předání účetní krok za krokem

1. Na konci měsíce si sepište rozpracované a dokončené zakázky.
2. Ke každé zkontrolujte, zda máte všechny účtenky, faktury za materiál a subdodávky.
3. Režijní nákupy oddělte do vlastní složky, aby se nepletly se zakázkami.
4. Přidejte vydané faktury a přehled přijatých záloh včetně variabilních symbolů.
5. Vše pošlete najednou spolu s bankovním výpisem a krátkou poznámkou, které zakázky jsou uzavřené.

Pokud podnikáte v západních Čechách a chcete, aby evidenci vedl někdo, kdo je zvyklý na menší řemeslné provozy, může pomoci například účetnictví Mariánské Lázně. Systém označování zakázek je ale dobré nastavit dřív, než doklady komukoli předáte, protože dodatečně se třídí mnohem hůř.

Začněte jednoduše: označení zakázky, jedna složka na zakázku a jedna na režii pokryjí většinu potřeb malého řemeslníka. Po několika měsících uvidíte, které typy prací se vyplácejí a kde podceňujete materiál, a účetní dostane podklady, nad kterými nemusí luštit.

Zjistit možnosti účetnictví v Karlovarském kraji