← zpět na články

Pracovní oblečení a pomůcky v podnikání OSVČ

Montérky pro instalatéra, zástěra pro cukrářku, bílý plášť pro kosmetičku. U některých oborů je jasné, že oblečení slouží jen k práci. U jiných, třeba u konzultanta v obleku nebo fotografa v outdoorové bundě, už taková jistota není. Kde vede hranice mezi pracovním a civilním oblečením a jak nákupy doložit, aby nevzbuzovaly otázky?

Pracovní, nebo běžné oblečení?

Základní otázka zní: dá se oblečení rozumně nosit i mimo práci? Pokud ano, správce daně ho bude spíš považovat za osobní spotřebu, protože jde o věc, kterou by si člověk koupil i bez podnikání. Oblek, kvalitní boty nebo svetr jsou typickými příklady, i když je podnikatel nosí hlavně na jednání.

Naopak oblečení, které je zjevně určené k výkonu konkrétní činnosti, s podnikáním souvisí přímo. Patří sem:

• pracovní oděvy a obuv pro řemeslníky, stavaře nebo zahradníky;
• ochranné pomůcky, jako jsou rukavice, brýle, přilby, reflexní vesty nebo respirátory;
• uniformy a oblečení s logem, které slouží jako pracovní oděv i reklama;
• speciální oblečení pro gastronomii, zdravotnictví nebo kosmetiku, třeba rondony a pláště;
• jednorázové pomůcky, například rukavice nebo pláštěnky v kadeřnictví.

Rozhodující je souvislost s činností a schopnost ji vysvětlit. V nejasných případech si uznatelnost ověřte s účetní ještě před nákupem.

Pozor na oblečení s logem. Malé logo vyšité na běžnou košili nebo mikinu z ní automaticky pracovní oděv nedělá, pokud ji pak nosíte na víkendové výlety. Přesvědčivější je jednotné oblečení, které nosíte jen při práci a které zákazníci s vaší firmou spojují, třeba trička pro celý tým na stánku nebo uniforma v provozovně.

Nářadí a pracovní pomůcky

Kromě oblečení nakupuje živnostník i pomůcky: nářadí, měřicí přístroje, nůžky a fény v salonu, objektivy u fotografa. Levnější věci s krátkou životností se obvykle dávají přímo do výdajů. Dražší vybavení, které vydrží roky, se může stát dlouhodobým majetkem a do nákladů se dostává postupně odpisy. Hranice mezi oběma skupinami je daná zákonem a v čase se může měnit; jak si menší vybavení evidovat, popisuje článek o evidenci drobného majetku.

U pomůcek, které používáte i doma, například u vrtačky nebo notebooku, zvažte poměrné rozdělení nákladů. Celá cena v nákladech u věci, kterou používá celá rodina, je pro kontrolu snadný terč.

Jak nákupy doložit

1. Nakupujte na fakturu nebo si vyžádejte účtenku s popisem zboží, ne jen s obecným „textil“ nebo „zboží“.
2. Na doklad nebo do evidence připište, k jaké činnosti věc slouží.
3. U oblečení s logem uschovejte objednávku potisku nebo výšivky.
4. Ochranné pomůcky dejte do souvislosti s typem prací, třeba s konkrétní zakázkou.
5. Uchovávejte doklady spolu s ostatními výdaji daného měsíce, ne v samostatné krabici.

Řemeslník, který třídí doklady podle zakázek, to má jednodušší: rukavice a ochranné brýle koupené na konkrétní stavbu jsou v kontextu jasné. Inspiraci najdete v článku o tom, jak řemeslník třídí zakázkové doklady.

Údržba, praní a obměna

S pracovním oblečením nekončí výdaje nákupem. Čistírna pro kuchařské rondony, servis pro motorovou pilu nebo náhradní čepele k nůžkám jsou provozní náklady, které s činností souvisejí stejně jako samotný nákup. Pokud perete pracovní oděvy doma, jejich podíl na nákladech domácnosti se prokazuje těžko, a proto ho bez porady s účetní raději neuplatňujte.

Opotřebené oblečení a pomůcky se pravidelně obměňují. U ochranných pomůcek, jako jsou rukavice nebo filtry do respirátorů, je časté opakované nakupování přirozené. U dražších věcí, třeba u pracovní obuvi nebo nářadí, se vyplatí mít poznámku, proč kupujete znovu: původní kus se roztrhl, ztratil nebo přestal splňovat požadavky.

Pokud zaměstnáváte lidi, je poskytování ochranných pomůcek i vaší povinností vůči nim. Veďte si přehled, co a komu jste vydali, a nechte si výdej potvrdit podpisem. Tato evidence slouží zároveň jako podklad k výdajům.

Modelové situace

Kadeřnice kupuje pláštěnky pro zákaznice, jednorázové rukavice a pracovní obuv s protiskluzovou podrážkou. To vše s provozem salonu přímo souvisí. Módní tričko, které v salonu nosí, je už sporné.

Kuchař na vlastní živnost pořizuje rondony, zástěry a pokrývky hlavy, protože je vyžaduje hygiena provozu. Nákup se vysvětluje snadno.

IT freelancer si koupí mikinu, protože v pracovně je chladno. Taková položka do výdajů nepatří, i když ji nosí jen u počítače. Jinak by tomu bylo u ergonomické židle nebo kvalitního monitoru, které souvisí s pracovním místem.

Zahradník pořizuje pracovní kalhoty s kapsami na nářadí, nepromokavou bundu a chrániče sluchu k sekačce. U bundy je dobré poznamenat, že slouží k práci venku za každého počasí, protože podobnou by mohl nosit i v civilu.

Doporučení: než oblečení nebo pomůcku zařadíte do výdajů, zkuste ji úředníkovi v duchu vysvětlit jednou větou. Pokud to nejde, nechte rozhodnutí na účetní. Podnikatelé z Karlovarska mohou nákupy probrat například s odborníky, kteří nabízejí účetnictví Karlovy Vary. Poctivě zdokumentovaný nákup je bezpečnější než pozdější diskuse o tom, co bylo pracovní a co ne.

Zjistit možnosti účetnictví v Karlovarském kraji