Jak si OSVČ kontroluje ziskovost bez složitých tabulek
Ziskovost nemusí sledovat jen firma s finančním oddělením. I živnostník potřebuje vědět, jestli mu práce po zaplacení všech výdajů, daní a odvodů něco nechává a které zakázky se vyplácejí víc než jiné. Dobrá zpráva je, že k tomu nepotřebuje složité tabulky ani grafy. Stačí několik čísel, která si pravidelně zapíše a porovná.
Zůstatek na účtu není zisk
Nejčastějším omylem je posuzovat úspěšnost podle toho, kolik peněz leží na účtu. Zůstatek ale ovlivňují faktury, které vám ještě nezaplatili, dluhy vůči dodavatelům, přijaté zálohy na budoucí zakázky i to, že zálohy na pojistné a daň se platí s odstupem. Na účtu tak můžete mít hodně peněz v měsíci, kdy podnikání prodělává, a naopak málo v měsíci, kdy jste vydělali nejvíc.
Modelový příklad: instalatér dostane na začátku léta zaplaceno za několik velkých zakázek najednou. Na účtu se objeví velká částka a hned ho napadne koupit nové nářadí. Za pár týdnů ale přijdou faktury za materiál, který si na tyto zakázky odebral se splatností, a k tomu platba záloh. Z pohledu účtu byl červen skvělý, z pohledu ziskovosti spíše průměrný.
Ziskovost proto počítejte z dokladů: kolik jste za období vyfakturovali a utržili a kolik vás činnost stála. Zůstatek na účtu je jiná otázka, ta se týká hlavně toho, zda zvládnete platit včas. Obojí je důležité, ale nesmí se zaměňovat.
Měsíční přehled na jednu stránku
Na konci každého měsíce si do sešitu nebo jednoduchého dokumentu zapište tyto údaje:
- Příjmy za měsíc, rozdělené podle hlavních druhů činnosti.
- Výdaje za měsíc, rozdělené na materiál a zboží, provozní náklady a investice.
- Rozdíl mezi nimi jako hrubý výsledek.
- Částku, kterou je rozumné odložit na daň a odvody, podle odhadu od účetní.
- Co po odečtení této rezervy zbývá jako skutečný výdělek.
- Stav nezaplacených faktur od klientů a vašich neuhrazených závazků.
Po několika měsících uvidíte trend, a ten je pro rozhodování cennější než jediné číslo. Když příjmy rostou, ale výdělek po odečtení rezervy stojí na místě, něco ve výdajích nebo v cenách nesedí. Když výdělek kolísá, podívejte se, zda za tím není sezónnost, nebo jen nahodilé načasování velkých faktur.
Kde čísla vzít? Pokud evidenci vedete v programu, stačí z něj vyjet přehled příjmů a výdajů za měsíc. Pokud ji vede účetní, viz níže. A pokud doklady zpracováváte až na konci roku, je to první signál, že ziskovost průběžně sledovat nejde a že je potřeba nejdřív zavést pravidelné zpracování dokladů.
Které zakázky vydělávají a které jen zaměstnávají
Celkový výsledek může skrývat velké rozdíly. Řemeslník zjistí, že drobné opravy s dlouhým dojížděním mu přinášejí málo, zatímco větší zakázky v okolí vydělávají dobře. Majitel ubytování zase uvidí, že krátké pobyty mimo sezónu mají kvůli úklidu a praní prádla mnohem nižší marži než delší pobyty v létě. Grafička může přijít na to, že jeden stálý klient s nekonečnými připomínkami jí zabírá víc času, než kolik zaplatí.
Ke sledování ziskovosti zakázky stačí ke každé faktuře připsat přímé výdaje, které s ní souvisejí: materiál, cestu, subdodávky. Rozdíl porovnejte s počtem hodin, které jste na zakázce strávili, včetně cesty a administrativy. Výsledná hodinová odměna je velmi užitečné číslo. Pokud je u některého typu práce trvale nízká, zvažte úpravu cen nebo to, zda takové zakázky vůbec přijímat.
Stejně lze porovnávat zákazníky nebo produkty. E-shop může zjistit, že nejprodávanější zboží má kvůli dopravě zdarma a častým vratkám nejnižší marži. Stačí jednou za čtvrtletí sepsat jednoduchý seznam a seřadit ho podle výdělku, ne podle tržeb.
Položky, na které se při počítání zapomíná
- Zálohy na sociální a zdravotní pojištění a daň, které budete platit ze současného výdělku. Proč je hlídat včas, vysvětluje článek o zálohách OSVČ.
- Postupné opotřebení techniky a auta, které bude jednou potřeba nahradit.
- Roční a pololetní platby, například pojištění, licence nebo servis, rozpočítané do jednotlivých měsíců.
- Faktury, které vám dlouho nikdo nezaplatil, a nejistota, zda zaplaceny budou.
- Vaše vlastní neuhrazené závazky, které výsledek měsíce zkreslují; jak s nimi pracovat, popisuje článek o závazcích po splatnosti.
- Bankovní poplatky a provize platebních bran, které ukrajují z každé přijaté platby.
- Čas strávený administrativou, který nikdo nezaplatí, ale který chybí na placenou práci.
Spolupráce s účetní jako zdroj čísel
Pokud vám evidenci vede účetní, požádejte ji o krátký měsíční nebo čtvrtletní přehled příjmů a výdajů. Data má k dispozici a vám ušetří přepisování. Domluvte se také, aby vám přehled posílala ve stejné podobě, ať můžete jednotlivá období snadno porovnat. Podnikatelé z Karlovarska mohou takový přehled zařadit do spolupráce v rámci služby účetnictví Karlovy Vary.
Naše doporučení: začněte s měsíčním přehledem na jednu stránku a ziskovost jednotlivých zakázek přidejte až po několika měsících, kdy bude první návyk zaběhnutý. Jednoduchý přehled, který opravdu vedete, má větší hodnotu než dokonalý model, ke kterému se nikdy nedostanete.