← zpět na články

Nejčastější chyby OSVČ v dokladech a jak jim předcházet

Většina problémů s doklady nevzniká z neznalosti zákona, ale z drobné nepozornosti, která se opakuje každý měsíc. Chybějící IČ odběratele, ztracená účtenka nebo faktura vystavená na soukromou osobu se jednotlivě zdají nepodstatné. Dohromady ale mohou při kontrole znamenat neuznané výdaje a hodiny dohledávání. Přinášíme přehled chyb, které se u živnostníků objevují nejčastěji, i to, jak jim předejít.

Chyby ve vydaných fakturách

• Přerušená nebo zdvojená číselná řada. Vzniká hlavně tehdy, když faktury vystavujete na více místech, například ve fakturačním programu a občas ručně v textovém editoru. Používejte jedno místo a jednu řadu.
• Chybné údaje o odběrateli. Překlep v IČ, stará adresa nebo jméno jednatele místo názvu firmy. Údaje kopírujte z veřejného rejstříku, ne z e-mailového podpisu.
• Neurčitý popis plnění. Text „práce dle dohody“ nic neříká. Popis by měl umožnit i cizímu člověku pochopit, co jste dodali a v jakém rozsahu.
• Zapomenuté zálohy. Konečná faktura, ve které chybí odečet přijaté zálohy, vede ke zdvojení příjmu v evidenci a ke zmatku u zákazníka.
• Špatné datum. Datum vystavení, splatnosti a u plátců DPH datum uskutečnění plnění nejsou totéž. Záměna může posunout příjem nebo daň do jiného období.

Chyby u přijatých dokladů

• Doklad na soukromou osobu. Nákup pro podnikání s fakturou na jméno partnera nebo bez vašeho IČ se dokládá hůř. U větších nákupů vždy požádejte o fakturu na podnikatele.
• Vybledlé účtenky. Termocitlivý papír po čase zmizí a bez kopie zůstane jen prázdný proužek papíru.
• Chybějící doklad k platbě kartou. Výpis z účtu ukazuje, že platba proběhla, ale ne za co. Bez dokladu se výdaj prokazuje velmi obtížně.
• Soukromé výdaje mezi podnikatelskými. Nákup potravin pro domácnost na stejné účtence jako materiál. Pokud se to stane, vyznačte, která část patří do podnikání.
• Duplicitní doklad. Stejná faktura přijde e-mailem i poštou a v evidenci skončí dvakrát. Pomůže kontrola čísla dokladu dodavatele před zápisem.
• Chybný doklad, který nikdo neopravil. Špatná sazba daně, chybějící datum nebo překlep v názvu. Opravu je nutné vyžádat od dodavatele, sami do dokladu nic nepřepisujte.

Chyby při ukládání a předávání

I správně vystavený doklad je k ničemu, když ho nenajdete. Typické je nechávat přílohy v e-mailu bez dalšího třídění, fotky účtenek v galerii telefonu mezi rodinnými snímky nebo soubory pojmenované jen jako sken s pořadovým číslem. Účetní pak tráví čas otevíráním souborů, místo aby je zpracovávala. Jednotný systém názvů ušetří práci oběma stranám; inspiraci najdete v článku o tom, jak pojmenovávat soubory s doklady.

Další častou chybou je předávání dokladů nárazově, jednou za čtvrt roku nebo až před přiznáním. Čím déle doklady leží, tím větší je šance, že se některý ztratí, a tím později se odhalí chyba, kterou by dodavatel ještě ochotně opravil. Na konci roku se pak účetní dostává pod časový tlak a roste riziko přehlédnutí.

Zkuste si položit kontrolní otázku: kdyby vaše doklady zítra musel převzít někdo cizí, vyznal by se v nich bez vašeho vysvětlování? Pokud ne, systém ukládání je potřeba zjednodušit.

Chyby v hotovosti a cizích měnách

Hotovost je oblast, kde se chyby hromadí nejrychleji. Záporný zůstatek pokladny, tržby zapsané souhrnně bez jakýchkoli dokladů nebo peníze vybrané z pokladny pro domácnost, které nikdo nezapsal. Každá z těchto chyb oslabuje důvěryhodnost evidence jako celku, protože ukazuje, že zápisy neodpovídají skutečnosti.

Méně nápadnou chybou je vracení záloh: zakázka se zruší, záloha se pošle zpět, ale v evidenci zůstane jako příjem. U dokladů v cizí měně zase často chybí poznámka, jakým kurzem byly přepočteny, a zpětně se to dohledává jen těžko.

Návyky, které chybám předcházejí

1. Vystavujte faktury jen v jednom programu s automatickým číslováním.
2. Při každém nákupu pro podnikání řekněte prodejci své IČ.
3. Účtenku vyfoťte hned u pokladny nebo v autě, ne doma večer.
4. Jednou za měsíc projděte bankovní výpis a ke každé platbě přiřaďte doklad.
5. Chybný doklad reklamujte u dodavatele hned, dokud si na nákup pamatuje.
6. Hotovost zapisujte týž den a zůstatek pokladny kontrolujte jednou týdně.
7. Doklady předávejte účetní v pevném měsíčním termínu.

Kdo tyto návyky dodržuje, je na případnou kontrolu z finančního úřadu připravený mnohem lépe. Jak se na ni nachystat, když už přijde výzva, popisuje článek o přípravě dokladů před kontrolou z finančního úřadu.

Pokud si nejste jistí, zda vaše doklady obstojí, nechte si je jednou za čas zkontrolovat odborníkem. Podnikatelům v Ostrově a okolí pomůže služba účetnictví Ostrov, obecné otázky k náležitostem dokladů zodpoví i účetní poradna Ucetio.cz. Nejúčinnější prevencí ale zůstává pravidelnost: doklad, který zpracujete do týdne, má mnohem menší šanci stát se problémem než ten, který čeká do jara.

Zjistit možnosti účetnictví v Karlovarském kraji