← zpět na články

Jak si připravit doklady před kontrolou z finančního úřadu

Dopis z finančního úřadu v datové schránce vyvolá nervozitu i u podnikatele, který si je jistý svou evidencí. Většina potíží při kontrolách ale nevzniká tím, že by živnostník něco zatajil, nýbrž tím, že nedokáže rychle a srozumitelně doložit, co udělal. Dobrá příprava dokladů je proto nejlepší způsob, jak kontrolu zvládnout klidně a bez zbytečných doměrků.

Nejdřív zjistěte, co úřad skutečně chce

Ne každý dopis znamená daňovou kontrolu. Správce daně může poslat výzvu k odstranění pochybností k jednomu konkrétnímu přiznání, provést místní šetření zaměřené na určitou oblast, nebo zahájit kontrolu, která se týká celého zdaňovacího období. Rozsah přípravy se podle toho výrazně liší.

Přečtěte si proto pozorně:

• o jakou daň jde, třeba daň z příjmů nebo DPH;
• jakého období se dotaz týká;
• jaké doklady nebo vysvětlení úřad konkrétně požaduje;
• jaká lhůta je stanovena pro odpověď a zda ji lze případně prodloužit.

Pokud dopisu nerozumíte, nečekejte. Ukažte ho účetní nebo daňovému poradci hned první den, protože lhůty běží bez ohledu na to, zda jste zprávu pochopili.

Jakmile víte, o co jde, sepište si krátký plán. Které doklady máte doma, které má účetní, co je potřeba vyžádat od dodavatelů nebo banky a kdo co připraví. Rozdělení práce hned na začátku ušetří zmatek v posledních dnech lhůty, kdy se obvykle ukáže, že část podkladů leží jinde, než jste čekali.

Úplnost: každá položka má svůj doklad

Základem přípravy je ověřit, že ke každému zápisu v evidenci existuje doklad a že doklady odpovídají pohybům na účtu. Postupujte systematicky:

1. Vytiskněte nebo exportujte evidenci příjmů a výdajů za kontrolované období.
2. Seřaďte doklady ve stejném pořadí, v jakém jsou zapsány, ideálně podle čísla v evidenci.
3. Projděte výpisy z účtů a ke každé platbě přiřaďte doklad. Nespárované položky si vypište zvlášť.
4. Zkontrolujte, zda vydané faktury tvoří nepřerušenou číselnou řadu a stornované doklady jsou uložené.
5. U hotovosti porovnejte pokladní knihu nebo přehled tržeb se zápisy v evidenci.
6. Připravte soupis majetku s doklady o pořízení a přehled odpisů.

Hotovostní operace bývají při kontrolách nejcitlivější, protože za nimi nestojí bankovní stopa. Jak k nim průběžně ukládat doklady, popisuje článek Hotovostní platby v podnikání a jak k nim ukládat doklady.

Pokud při kontrole úplnosti narazíte na doklad s chybou, například chybějícím údajem odběratele, poznamenejte si ho a poraďte se s účetní, jak postupovat. Typické nedostatky a způsoby, jak jim předejít příště, shrnuje text Nejčastější chyby OSVČ v dokladech.

Souvislost s podnikáním: samotný doklad nestačí

Faktura dokazuje, že jste něco koupili. Neříká ale, proč to vaše podnikání potřebovalo. U běžného materiálu je to zřejmé, u řady jiných výdajů úřad může chtít vysvětlení. Připravte si k nim podpůrné podklady:

• U služeb objednávky, smlouvy, e-mailovou komunikaci nebo výstupy, které jste dostali, například studii, grafický návrh nebo zprávu.
• U auta knihu jízd nebo jiný záznam, ze kterého je vidět, kam a proč jste jezdili.
• U cest program akce, pozvánku, zápis z jednání, fotografie z místa zakázky.
• U techniky a vybavení informaci, kde se věc nachází a k čemu slouží.
• U výdajů se soukromým využitím způsob, jakým jste určili podnikatelský podíl.

Modelový příklad: fotograf uplatnil výdaje za cestu na svatbu do vzdálenějšího města. Kontrolor se ptá, proč. Smlouva se snoubenci, faktura za focení a ukázka fotek ze zakázky odpoví lépe než jakékoli ústní vysvětlování.

Čemu se vyhnout

• Nevytvářejte dodatečně doklady se zpětným datem. Chybějící doklad je řešitelný problém, vyrobený doklad problém velmi vážný.
• Nepředávejte originály bez kopie. Vše, co úřadu odevzdáte, si nafoťte nebo okopírujte a sepište seznam.
• Neodpovídejte na otázky, kterým nerozumíte, odhadem. Řekněte, že odpověď doložíte, a poraďte se.
• Nepodceňujte lhůty. Pokud nestíháte, požádejte o prodloužení včas a písemně.
• Nemyslete si, že kontrola „jen“ jednoho období neohrozí další. Zjištění mohou vést k dotazům i na jiné roky.

Komunikace a zastoupení

Při jednání s úřadem se vyplatí mít písemnou stopu. Komunikujte přes datovou schránku, uchovávejte si odeslané zprávy i přílohy a z ústních jednání si vyžádejte protokol, který si před podpisem pečlivě přečtete. Pokud je kontrola rozsáhlejší, zvažte zastoupení daňovým poradcem na základě plné moci.

Zvláštní situací je návštěva pracovníků úřadu přímo v provozovně, třeba v kadeřnictví, malém obchodě nebo v kanceláři ubytování. Nezačínejte improvizovat. Zachovejte klid, nechte si předložit služební průkazy a zjistěte, co je předmětem návštěvy. Mějte na místě dosažitelné základní podklady k tržbám a pokladně a vše, co předáte nebo podepíšete, si zaznamenejte. Na otázky, které vyžadují dohledání, odpovězte, že informaci doplníte.

Podnikatelé z Karlovarska, kteří chtějí mít doklady připravené dřív, než přijde výzva, mohou průběžnou evidenci svěřit odborníkům, například přes účetnictví Karlovy Vary.

Nejlepší příprava na kontrolu začíná dlouho před ní: doklady uložené měsíc po měsíci, spárované s výpisy a doplněné poznámkou o účelu. Když pak výzva přijde, nehledáte, jen vybíráte z archivu.

Zjistit možnosti účetnictví v Karlovarském kraji