← zpět na články

Jak přejít z paušálních výdajů na skutečné výdaje

Paušální výdaje jsou pohodlné, dokud náklady zůstávají nízké. Jakmile podnikatel začne víc nakupovat, investovat do vybavení nebo platit nájem provozovny, může se ukázat, že paušál jeho skutečné výdaje nepokrývá. Přechod na skutečné výdaje je možný, ale nedá se udělat ze dne na den ani zpětně bez podkladů. Vyžaduje přípravu, evidenci od začátku roku a několik rozhodnutí, která je dobré udělat včas.

Signály, že paušál přestává stačit

• Začínáte prodávat zboží a nákupní ceny tvoří velkou část tržeb.
• Plánujete větší investici, třeba dodávku, stroj nebo vybavení dílny.
• Pronajímáte si provozovnu nebo zaměstnáváte lidi.
• Vaše příjmy přerostly hranici, nad kterou je paušál shora omezen, a náklady rostou dál.
• Chystáte se k registraci k DPH a doklady budete stejně muset vést pečlivě.

Pokud se v seznamu poznáváte, spočítejte si orientačně oba způsoby na letošních číslech a výsledek proberte s účetní.

Proč záleží na načasování

Způsob uplatnění výdajů se volí v daňovém přiznání za celý rok. Formálně se tedy rozhodnete až při jeho podání, prakticky ale potřebujete doklady a evidenci za celý rok. Kdo si až při sestavování přiznání uvědomí, že by se mu skutečné výdaje vyplatily, a doklady nemá, nemá z čeho vycházet. Pokud přechod zvažujete, začněte evidenci vést od začátku roku, i když se nakonec rozhodnete paušál ponechat. Ztratíte tím trochu času, ale získáte možnost volby.

Co když se rozhodnete až v průběhu roku? Pak je potřeba zpětně dohledat doklady od jeho začátku: faktury v e-mailech, účtenky v peněžence, platby kartou ve výpisu. Část se obvykle dohledat podaří, část ne, a co chybí, do výdajů nepatří. Čím později se rozhodnete, tím víc dokladů ztratíte a tím méně přesné srovnání bude.

Počáteční stavy a majetek z let s paušálem

Daňová evidence potřebuje výchozí bod. Na začátku prvního roku se skutečnými výdaji si sepište:

1. faktury vydané v předchozím roce, které odběratelé zaplatí až teď;
2. nezaplacené faktury od dodavatelů z předchozího roku;
3. zásoby materiálu a zboží na skladě;
4. hmotný majetek, který používáte k podnikání, s datem pořízení a pořizovací cenou;
5. stav peněz na podnikatelském účtu a v pokladně.

U majetku pořízeného v letech s paušálem obecně platí, že odpisy za tato léta se považují za uplatněné. Po přechodu tedy pokračujete z hodnoty, která by po odpisech zbyla, nikoli z celé pořizovací ceny. Jak správně rozlišit majetek a běžný výdaj, popisuje článek o tom, kdy je nákup vybavení běžný výdaj a kdy majetek.

Zvláštní pozornost si zaslouží faktury, které se týkají předchozího roku a platí se až v novém. Jak s nimi v prvním roce skutečných výdajů naložit, proberte s účetní; postup se může lišit podle povahy příjmu či výdaje.

Co se změní v každodenní práci

Se skutečnými výdaji přibude administrativy a je dobré s tím počítat dopředu. Každý nákup potřebuje doklad s náležitostmi, u auta je potřeba kniha jízd a u dražšího vybavení evidence majetku a odpisů. Doklady se přestanou jen „schovávat do krabice“ a začnou se průběžně třídit, kontrolovat a předávat.

Praktický měsíční rytmus může vypadat takto:

• průběžně ukládat doklady do složky aktuálního měsíce;
• jednou týdně zkontrolovat, zda ke každé platbě z účtu existuje doklad;
• na konci měsíce předat podklady účetní nebo je zapsat do evidence;
• u nového majetku hned zapsat datum pořízení, cenu a účel;
• jednou za čtvrtletí porovnat výsledek s odhadem a upravit plán.

Počítejte i s tím, že služby účetní mohou být dražší než při paušálu, protože zpracovává víc dokladů. Do srovnání obou variant proto zahrňte i tento náklad a čas, který evidenci sami věnujete.

Evidence, která musí obstát

Se skutečnými výdaji se mění i to, na co se dívá případná kontrola. U paušálu zajímají úřad hlavně příjmy, u skutečných výdajů i to, zda každý výdaj souvisí s podnikáním a je doložený. Nastavte si proto od prvního měsíce jasná pravidla: každý výdaj s dokladem, doklady tříděné po měsících, bankovní výpisy spárované s fakturami a majetek v samostatné evidenci. Jak mít doklady připravené pro případ, že by se finanční úřad ozval, rozebírá článek o přípravě dokladů před kontrolou.

Modelová situace: zámečník roky uplatňoval paušál. Pak si pronajal halu a koupil ohraňovací lis. Na začátku roku si nechal od účetní nastavit daňovou evidenci, sepsal zásoby a majetek a doklady začal třídit průběžně. Při přiznání pak mohl porovnat obě varianty na reálných číslech a vybrat tu, která odpovídá skutečnosti.

Doporučení: o přechodu přemýšlejte nejpozději na začátku roku, od kterého chcete skutečné výdaje uplatnit, a evidenci od té doby veďte poctivě. S výpočtem, zda změna dává smysl, i s počátečními stavy pomůže účetní poradna Ucetio.cz. Pokud chcete mít účetní k dispozici osobně v Karlovarském kraji, je tu i účetnictví Ostrov. Aktuální limity paušálu si ověřte u Finanční správy.

Zjistit možnosti účetnictví v Karlovarském kraji