Jak přejít ze skutečných výdajů na paušální výdaje
Tentokrát opačný směr: podnikatel roky vedl daňovou evidenci a uplatňoval skutečné výdaje, ale náklady mu klesly, investice jsou za ním a evidence ho zdržuje. Paušální výdaje lákají jednoduchostí. Přechod ze skutečných výdajů na paušál ale není jen zaškrtnutí jiného políčka v přiznání. Zákon vyžaduje vyrovnat to, co se v daňové evidenci ještě nepromítlo, a právě tady vznikají nejčastější chyby.
Proč se základ daně upravuje
Daňová evidence pracuje s tím, co bylo skutečně zaplaceno. Na konci roku tak zůstávají „viset“ položky: faktury vydané, ale nezaplacené, nezaplacené faktury od dodavatelů nebo zásoby, které už prošly výdaji, ale ještě se neprodaly. Kdyby podnikatel přešel na paušál bez vyrovnání, některé příjmy by nikdy nezdanil a některé náklady by se mu promítly dvakrát. Proto se při přechodu upravuje základ daně za poslední rok se skutečnými výdaji, typicky dodatečným daňovým přiznáním ve lhůtě, kterou stanoví zákon.
Úprava často znamená doplatek daně za předchozí rok, zvlášť když na skladě leží hodně zboží nebo odběratelé dluží velké částky. Počítejte s ním v rozpočtu dopředu a ověřte si také, zda se úprava nepromítne do pojistného. Nepříjemné překvapení v podobě doplatku je jedním z důvodů, proč přechod na paušál nedává smysl dělat narychlo.
Co si před přechodem sečíst
- Pohledávky – vydané faktury, které k poslednímu dni roku se skutečnými výdaji nebyly uhrazeny.
- Závazky – přijaté faktury, které jste do konce toho roku nezaplatili.
- Zásoby – materiál a zboží na skladě, které už jsou ve výdajích.
- Zálohy – přijaté i poskytnuté, pokud se týkají plnění v dalším roce.
- Rezervy – pokud jste je tvořili.
Jak se jednotlivé položky do úpravy promítnou, závisí na jejich povaze, proto výpočet nechte zkontrolovat účetní. Nejvíc práce bývá se zásobami, protože je potřeba je fyzicky spočítat a ocenit. Jak je evidovat, ukazuje článek o skladových zásobách u drobného podnikatele.
Majetek po přechodu na paušál
Dlouhodobý majetek, který jste odepisovali, z evidence nemizí. Během let s paušálními výdaji se odpisy považují za uplatněné, takže je do výdajů navíc nedáváte, ale zůstatková cena se přesto snižuje. Pokud majetek během paušálních let prodáte, je potřeba vědět, z jaké hodnoty se výsledek prodeje počítá. Evidenci majetku proto nerušte ani po přechodu a schovejte si i doklady o jeho pořízení.
Totéž platí pro auto. Pokud bylo v obchodním majetku a dál ho používáte k podnikání, poznamenejte si jeho zůstatkovou hodnotu ke dni přechodu. Případný pozdější prodej nebo vyřazení se pak dá dohledat bez pátrání v archivu.
Co evidovat i po přechodu
Paušál zjednoduší výdajovou stranu, evidence ale nezmizí úplně. Dál je potřeba zapisovat všechny příjmy, sledovat pohledávky a vést přehled o majetku, který používáte k podnikání. Vydané faktury musí mít stejné náležitosti jako dřív a doklady z let se skutečnými výdaji uchovávejte po celou zákonnou dobu, i když už s nimi nepracujete.
Nezapomeňte ani na obrat. Paušál je shora omezený a nad určitou hranicí příjmů roste jen do limitu, zatímco u DPH se obrat sleduje bez ohledu na způsob uplatnění výdajů. Pokud se tržby blíží k hranici pro registraci, poznáte to včas jen tehdy, když příjmy průběžně sčítáte.
Zvažte také, jak dlouho chcete v paušálu zůstat. Pokud byste se za pár let vraceli ke skutečným výdajům, budete znovu potřebovat počáteční stavy a doklady. Přechody tam a zpět každý rok nedávají smysl a přidělávají práci.
Praktický postup krok za krokem
- Spočítejte orientačně, zda vám paušál vychází lépe než skutečné výdaje, a to i s výhledem na další roky.
- Ověřte si aktuální procenta paušálu a horní limity, které se vztahují na vaši činnost.
- K poslednímu dni roku se skutečnými výdaji sepište pohledávky, závazky a zásoby, ideálně s fyzickou inventurou skladu.
- Nechte účetní vyčíslit úpravu základu daně a připravit dodatečné přiznání.
- Ověřte, zda se úprava promítne i do pojistného.
- V novém režimu dál veďte evidenci příjmů, pohledávek a majetku.
Pro účetní připravte všechny podklady najednou, ne po kouscích. Co v takové chvíli dodat, shrnuje přehled o tom, co musí OSVČ dodat účetní k daňovému přiznání.
Modelová situace: provozovatelka malého obchodu s dekoracemi zavřela kamenný obchod a prodává už jen výrobky, které sama šije. Náklady jí výrazně klesly a paušál dává smysl. Na skladě ale zůstalo zboží z doby obchodu, za které už v minulých letech uplatnila výdaje. Bez inventury by úprava základu daně nebyla úplná.
Doporučení: přechod na paušál plánujte s předstihem, nejlépe ještě v posledních měsících roku se skutečnými výdaji, kdy máte čas uspořádat doklady a provést inventuru. Pokud podnikáte na Chebsku a chcete výpočet probrat osobně, obraťte se třeba na účetnictví Cheb. Jednoduchost paušálu se vyplatí jen tehdy, když jeho začátek proběhne správně.